【解説】BCP対策に有効なITツール・システムとは？

BCP対策に有効なITツール・システムとは？

BCPとは、自然災害などの緊急事態が発生した場合に、会社の損害を最小限にとどめ、事業の継続や早期復旧を図れるように策定しておく計画のことです。

BCP対策の一環として、ITツールやシステムを導入する企業も多数存在します。ここでは、BCP対策に有効なITツールとシステムの種類をチェックしていきましょう。

ITツールの種類

BCP対策に有効なITツールは、主に以下の3種類です。

• リモートアクセスツール
• グループウェア
• ビジネスチャット

リモートアクセスツールは、社外から社内ネットワークにアクセスし、会社にいるときと同じように働けるシステムです。

災害発生時は、建物の損壊状況や交通網のマヒなどで、従業員が出社できない状況も十分考えられます。リモートアクセスツールを導入することで、従業員は自宅や安全な場所で業務の継続が可能です。

グループウェアは、社内コミュニケーションの場を提供するシステムを指します。メールやスケジュール管理、タスク管理といった機能が搭載されている点が特徴です。

非常時に直面した際、まず確認しておきたいのが従業員の安否でしょう。電話回線が混雑していても、グループウェアに安否確認機能が備わっていれば、すみやかな安否確認が図れます。また、円滑な情報共有が緊急時には求められるため、コミュニケーションの場としてグループウェアを利用できると安心です。

最後に紹介するビジネスチャットは、ビジネスシーンで利用するチャットツールのことです。取引先との連絡手段だけでなく、円滑な社内コミュニケーションの実現にも役立ちます。また、スマートフォンでもメッセージの確認や送信ができるため、安否確認にも適しています。

システムの種類

BCP対策に有効なシステムは、以下の3点です。

• データセンターソリューション
• BCP対策ソリューション
• 安否確認システム

データセンターソリューションとは、災害対策やセキュリティ対策の備わっている施設にサーバーを設置したり借りたりできるサービスです。社内にサーバーを設置している場合、災害等で建物に被害が及ぶと、サーバーに影響が出る可能性があります。

そこで、災害対策が備わっている場所にデータを保管しておくことで、リスクマネジメントを図ります。BCP対策ソリューションは、BCP対策に特化したサービスです。データのバックアップをIDC(インターネットデータセンター)に保管し、自社データを保護します。

最後に紹介する安否確認システムは、緊急時の安否確認に用いるサービスです。たとえば地震などが発生した場合、安否確認システムが自動メールを一斉送信し、従業員の安否確認を試みます。

BCP対策に有効なITツールおすすめ5選

それでは次に、BCP対策に導入を検討してみたいITツールを5つ紹介します。

Splashtop Business

Splashtop Businessは、スプラッシュトップ株式会社が提供するリモートアクセスツールです。パソコンやタブレット、スマートフォンを介して会社のパソコンを遠隔操作できるため、非常時における業務継続が期待できるサービスといえます。

ユーザー管理やデバイスへのアクセス許可などを一元管理できるため、緊急時にリモートワークを余儀なくされた従業員へ、スムーズにサービス利用をうながせるでしょう。

Aipo

Aipoはスケジュール共有に優れたグループウェアです。カレンダー機能以外にも、チャット、タイムカード、出欠確認といった機能が低コストで利用できます。

直感的に利用できることから、マニュアルを読まずにスムーズな導入が可能と評判です。オンライン上で他のチームメンバーのスケジュールが確認できるため、災害時に遠隔で業務せざるを得ない状況でも、密なコミュニケーションを図れるでしょう。

NotePM

NotePMは、マニュアル作成やナレッジ共有が可能な情報共有ツールです。従業員の知識やノウハウを蓄積していくことで、従業員がいつでも気軽に情報へアクセスできるようになります。

外部チャットアプリと連携できるため、組み合わせて使用することで緊急時の社内連携もスムーズに進められるでしょう。

Chatwork

Chatworkは、株式会社Kubellが運営する中小企業向けビジネスチャットツールです。シンプルな操作性であることから、初めて使用する人でも抵抗感なく利用できます。

グループチャット機能が搭載されているため、非常時の安否確認用に使用可能です。また、タスク管理やビデオ通話などの機能を使うことで、リモートワークにおいても社員間の連携を保ちながら作業が進められます。

Slack

Slackは、アメリカで誕生したコミュニケーションツールです。専用のチャンネルを作成すればすぐにプロジェクト用のグループチャットが始められるため、多くの企業で導入されています。

途中からグループチャットに参加した場合でも、過去ログをたどれば経緯や現状把握がスピーディーに可能です。また、自社以外のメンバーもチャットに招待できることから、緊急時に社外連携が必要な際にも活用できるでしょう。

BCP対策に有効なシステムおすすめ5選

ここからは、BCP対策に有効なシステムをみていきましょう。

JSS東京IDC

JSS東京IDCは、株式会社ジェイ・エス・エスが運営するデータセンターソリューションです。東京および石川に、免震構造や自家発電装置などを備えたデータセンターを設置しています。

業務監視・業務代行サービスをはじめとするBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)も提供しているため、戦略的なアウトソーシングを図る際にも活用可能です。

R-Cloud

R-Cloudは、BCP対策に活用できるデータバックアップサービスです。データセンターを災害の少ない岡山県に設置していることから、災害リスクに考慮したバックアップが期待できます。

専用NASバックアップサービスを利用すれば、自社の拠点とデータセンターのデータを同期可能です。災害時に自社のNAS(ネットワークハードディスク)が破損した場合は、データセンター側に設置されているNASを取り外し、自社まで運搬してくれるため、データの早期復旧が図れます。

QTnet データセンター

QTnet データセンターは、九州電力株式会社のグループ会社であるQTnetが運営しているデータセンターです。地震や津波の影響が少ない福岡にデータセンターを構えている点が特徴で、建物の免震構造の採用や、無停電電源装置の設置といった災害対策を講じています。

データセンター内のセキュリティに関しては、生体認証や監視カメラ、フラッパーゲートといった監視体制で人の出入りを制限しているほか、建物内部にも7段階のセキュリティ設備を設けている徹底ぶりです。

Seculio

Seculioは、社内の情報セキュリティレベルの向上が図れるサービスです。eラーニングや標的型攻撃メール訓練などを通じた社内教育が可能であることに加え、社内のセキュリティ状態を可視化する機能を多数搭載しています。

安否確認機能では、ログイン不要でメールへ回答できるため、Seculioへのログインが困難な状況でも安心です。回答結果は自動集計されることから、緊急時において従業員の状況をすばやく把握できます。

SMSLINK

SMSLINKはSMSの一斉送信サービスです。SMSを1通8円から送信できる点が特徴で、商品入荷を顧客へ知らせるときや、就職希望者へ面談日を連絡する際に役立ちます。

最大5万件まで同時送信できるため、非常時に従業員へ一斉連絡を試みる際にも活用可能です。緊急時に複数の連絡手段を用意しておきたい場合は、本サービスの導入を検討してみるとよいでしょう。

BCP対策にITツール・システムを導入すべき理由

BCP対策としてITツールやシステムを導入すべき理由は、主に以下の2点です。

1.使い慣れていなければ、いざという時にスムーズに使用できない

緊急事態が発生した場合は、初期行動が重要です。緊急時に初めてツールやシステムを利用すると、従業員によっては使い方がわからず、機能しない可能性があります。

そうした事態を防ぐためにも、BCP対策用のITツールやシステムは事前に導入し、使い慣れておくよう心がけましょう。

2.情報・場所・管理の対策に必要

BCP対策は、緊急時の早期復旧や業務の継続が目的です。そして、緊急時においても支障なく業務を進めていくためには、ITツールやシステムの活用が欠かせません。

緊急時では、普段どおりオフィスで業務することは困難です。そうしたときに、ビジネスチャットツールやグループウェアを活用すれば、遠隔にいるチームメンバーとも円滑なコミュニケーションが図れます。

また、データのバックアップサービスを導入していれば、オリジナルデータが何らかの理由で破損・消失してしまっても、すみやかなデータ復旧が可能です。

BCP対策にはITツール・システムの導入が必須

実行性の高いBCPには、ITツール・システムの導入が欠かせません。リモート下での業務遂行をサポートするグループウェアやビジネスチャットツール、自社データをバックアップするデータセンターソリューションなど、BCP対策に有効なITツールやシステムは幅広く存在します。

普段からBCP対策用のITツールやシステムに慣れておくことが、緊急時のスムーズなアクションに繋がります。自社のBCP対策を強化するためにも、今からサービス導入を検討していきましょう。