業務可視化ツールおすすめ13選！見える化によるメリットや選び方も解説

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業務可視化ツールとは

「業務可視化ツール」とは、従業員が業務中にどのようにパソコンを操作したかが可視化されるツールです。具体的には、メールシステムやWebブラウザのログのほか、WordやExcelといったソフトウェアを、どの程度、どのように使用したかがグラフ化されるなどして見える化されます。

その結果、一般的に勤務の詳細が見えづらいパソコン作業の内容が正確に確認でき、勤務状況の適切な把握ができるだけでなく、公平な人事評価にも役立てることが可能です。

また、業務可視化ツールの中には、利用状況を業務フローとして図式化できる機能を搭載しているものもあるため、業務の標準化や効率的なマニュアル作成にも活用できます。

▷業務プロセスの可視化とは？実践する目的やメリット・方法について解説

業務可視化ツールの選び方

近年のテレワークの拡大を背景として、業務可視化ツールの需要が高まりつつあります。ここでは、業務可視化ツールの選び方について紹介していきます。

画面の見やすさや操作性

ITツールに慣れていない従業員が業務可視化ツールを使用する場合、うまく扱いきれず導入効果が得られない可能性もあるでしょう。

そのため、直感的に操作できる業務可視化ツールを選ぶことが大切です。各ツールの無料プランや無料トライアルなどを活用して、実際に操作する従業員に使用感を確かめてもらいましょう。

分析項目の自由度やデータの見やすさ

業務内容の把握に特化した業務可視化ツールですが、ツールによって分析項目が異なります。

例えば、文章作成を行っている際に「文章作成アプリの使用」というログだけでは、業務の詳細を把握しきれません。具体的にどのようなファイルが作成されているかまで可視化できるなど、分析項目の自由度が高くカスタマイズできるものであれば、より詳細まで把握できます。

また、データもグラフや一覧表示などツールによって表示方法が異なるため、見やすさを重視して選ぶのがポイントです。

取得できるデータの対象

業務可視化ツールは、メールシステムやチャットツール、Webブラウザなどのさまざまなログを取得できます。しかし、取得できるデータの対象はツールによって異なるため注意が必要です。

例えば、どのファイルをどのような内容で、どの程度の時間をかけて編集したかなどのデータまで取得できるツールもある一方で、大まかな内容のみを取得できるツールもあります。

詳細まで取得できる場合はより細かく業務内容を把握できますが、監視されていると感じて従業員のストレスとなる可能性もあるでしょう。従業員のストレスにならない範囲で、業務把握に必要な範囲のデータを取得できるツールを選んでみてください。

【無料あり】おすすめの業務効率化ツール

ここからは、おすすめの業務効率化ツールを紹介します。料金体系や特徴まで詳しく紹介するため、自社に合ったツールを選んでみてください。

リモシア

リモシアは、リアルタイムで業務の実施状況を把握できる業務可視化ツールです。

チーム単位で導入すれば、従業員に対して毎日業務内容や進め方を発信させることが可能です。これにより、従業員はほかのメンバーの進捗状況を把握しながら、連携し合ったり進め方を参考にしたりできます。また、マネージャーも一度に全メンバーの業務状況や進め方を把握できるようになるため、状況確認だけで大幅な時間を取られてしまうこともありません。

Qasee

Qaseeは、業務データをAI分析して、業務改善やセルフマネジメントの実施に役立つデータを共有できる業務可視化ツールです。

パソコンにインストールすれば、プロジェクトの進捗状況や業務コストを正確に把握できるようになります。また、勤務開始時間と終了時間を自動的に打刻できるため、勤怠時間も効率化できる点がメリットです。

国内における利用者数は5,000人を超え、シェアNo.1を達成しています。また、スタートアップ支援基金最優秀賞を受賞したツールでもあります。

AssetViewTele

AssetViewTeleは、幅広い業種・職種の企業や教育機関で導入されている業務可視化ツールです。

適切に業務状況を把握できるほか、外部からの侵入対策や内部からの​情報漏えい対策も万全に行われており、セキュリティ面でも信頼性が高い点が特徴です。​

必要とする機能を厳選して、必要なライセンス数のみ支払う料金体系なので、会社のニーズや規模に合わせ、高いコストパフォーマンスを実現できるでしょう。

MITERAS仕事可視化

MITERAS仕事可視化は、63,000人以上の導入実績を誇る業務可視化ツールで、長時間労働を是正し、従業員の勤怠状況を管理することができます。

「タイムレポートプラン」は、従業員一人ひとりの勤怠状況を管理し、申告された勤務時間とシステムで記録されている勤務時間との隔たりがないかを確認します。

「ジョブレポートプラン」は、従業員がどのように業務をこなしたのかをデータ化・図表化してわかりやすく記録する機能です。これらのレポート機能を駆使することで、情報の齟齬や不正がないかを確認し、業務状況の改善を図れます。

SKYSEA Client View

SKYSEA Client Viewは、21,000人以上のユーザーと1151万以上のクライアントが利用している業務可視化ツールです。データの暗号化に対応しているほか、外部からのサイバー攻撃に対応するマルウェアとの連携も可能となっています。

サーバー容量を圧迫しないための施策や、サーバーエラー時に備えたパソコンへのログ保存機能など、問題を回避する機能が多く搭載されています。業務管理機能のセキュリティが強固で、扱いやすい業務可視化ツールの利用を考えている人におすすめのツールといえるでしょう。

Eye“247” Work Smart Cloud

Eye“247” Work Smart Cloudは、導入実績1,900社を超える業務可視化ツールです。

従業員の業務の集中度を1時間ごとに色分けして、業務の過密度を把握したり業務采配に活かしたりすることが可能です。残業時間や中抜け時間まで正確に把握できるため、無駄な残業の防止にも役立ちます。

LANSCOPE オンプレミス版

LANSCOPE オンプレミス版は、導入実績20,000社以上、長期継続利用93%を誇る業務可視化ツールです。

IT情報資産を守るためのエンドポイントを、システムで管理できます。企業の重要資産である情報資産が外部に漏洩するのを防ぐセキュリティの高さが特徴です。社内の業務をシステムで一括管理し、業務効率を向上させるためにおすすめのツールといえます。

SS1

SS1は、3,900社以上の企業に導入されている業務可視化ツールです。導入から運用までサポート体制が一貫しており、スムーズな運用が期待できます。

業務管理に関するデータ分析と管理がしやすいことがポイントです。また、IT資産の管理も可能な点が特徴です。セキュリティ面を強化した安全なデータ管理を実施しています。

Optimal Biz Telework

Optimal Biz Teleworkは、幅広い業種や職種で導入されている業務可視化ツールです。テレワークを導入する企業における従業員の生産性向上や勤怠管理に役立ちます。

始業時に起動するチャットボットで従業員の体調やメンタル面を管理することで、モチベーションの低下や離職のリスクを減らす効果も期待できます。

F-Chair＋

F-Chair＋は、2016年のサービス開始以来、2,500社以上で導入実績がある業務可視化ツールです。

テレワーク時でも安心な業務管理機能で、勤務時間や勤務場所を把握し、従業員たちが働いている際の画面をモニターできます。また、残業をするとアラートが表示されるため、残業や深夜労働を抑止します。

MeeCap

MeeCapは、幅広い業種や職種で導入されている業務可視化ツールです。業務プロセスを図式化して表示することで、より的確な業務プロセスの改善を実施できます。

また、データを用いて定量的に業務プロセスを分析するため、業務上の課題を具体的に解決したい場合におすすめです。

IM-BPM

IM-BPMは、導入実績10,000社を超える業務可視化ツールです。各タスクごとの業務プロセスを図式化してまとめることで、業務プロセスごとに最適な改善策を発見できます。

システム連携やプロセスモニタリング、ケース管理や他言語対応など幅広い機能を備えています。業務プロセスを個別に見直し、会社の業務全体の生産性を向上させるためにおすすめのツールといえるでしょう。

Chatwork

Chatworkは、国内においてビジネスチャット国内利用者数No.1の導入実績を誇るコミュニケーションツールです。テレワーク時の従業員間のコミュニケーションをサポートし、こなすべき業務をタスク管理することで可視化できます。

Chatworkの基本機能であるチャット機能も、業務の「見える化」に活用できる点が特徴です。各メンバーの発言を時系列でさかのぼることで、話し合いのプロセスや変遷を追うことも可能です。

業務可視化ツールを導入するメリット

業務可視化ツールは従業員の勤務状況を管理し、業務の改善に役立ちます。ここでは、業務可視化ツールを導入する具体的なメリットについて解説していきます。

業務効率化・業務改善につながる

業務上の問題を認識したうえで改善につなげるためには、現状の問題点を把握する必要があります。

従業員一人ひとりの勤務態度や業務生産性を確認できるため、「業務上のどの部分に問題を抱えていて、何を改善すべきなのか」を再認識することが可能です。

現状の業務で生産性向上や従業員の勤務状況の改善を目指している企業には、メリットが大きいといえるでしょう。

適切な人事評価につながる

業務可視化ツールを活用することで、従業員一人ひとりの具体的なパフォーマンスを数字で確認できるため、公平な人事評価に役立つでしょう。

特に、従業員の働きぶりが見えにくいテレワークやハイブリッドワークなどを実施している企業では、ツール導入に際するメリットが大きいといえます。

また、業務可視化ツールを利用することで得られるのは、具体的な業務上のデータだけではありません。従業員一人ひとりの業務に対する熱心さや誠実さ、チームへの貢献心など数値では測れない部分も分析できます。

▷人事評価制度とは？目的や導入方法・メリットとデメリットを解説

チームや部署間の連携が取りやすい

業務可視化ツールを導入するメリットは、従業員一人ひとりの業務を可視化して、必要な場所に必要な人的・物的資源を配分できる点です。

チームごとに業務内容を分析していると、なかなか部署や部門の垣根を越えた連携を取るのは難しい側面があります。組織ごとの連携を強め、組織体制を強化していきたいと考えている場合は、業務可視化ツールを導入するメリットが大きいといえるでしょう。

また、マネージャーだけでなくメンバーもツール上で各従業員の進捗状況や状態を把握できるツールであれば、従業員間で自発的に連携して業務を進めることも可能です。

テレワークでも正しい管理ができる

テレワークの働き方は、実際に目で見て従業員の勤務状況を確認できないため、企業が従業員一人ひとりの勤務態度を把握しにくいのが実態です。

しかし、業務可視化ツールはパソコンに導入して従業員の勤務状況を測定するツールなので、テレワークでも従業員の勤務状況を正確に管理できるといったメリットがあります。

▷テレワークは業務の見える化が不可欠！可視化する理由や生産性アップのコツ

業務可視化ツールを導入する際のデメリット

業務可視化ツールを利用することで、企業にとってさまざまなメリットを得られるものの、注意したい点もあります。ここでは、業務可視化ツールを導入する際のデメリットを2つ紹介します。

従業員へのストレスになってしまう

企業側からすると大きなメリットがある業務可視化ツールですが、従業員にとっては監視されていると感じて、疲弊してしまう懸念もあります。

このような事態に陥ることを避けるため、監視のためにツールを利用するのではなく、業務量に負担がないかを確認し、労働の質を上げることが導入の目的であると明確に周知しましょう。

また、管理を目的として利用する場合でも、監視ではなく適切な勤務状況であるかを確認し、労働環境を守るために導入する点などを正確に伝え、従業員の理解を得ることが大切です。

基準となるマニュアルが必要

業務可視化ツールの導入は、新たなツールを日常の業務に導入することになるため、従業員に向けてのマニュアル作成が必要となります。

マニュアルを作成して、業務完了の時間的な目安やツールの活用法、人事評価や業務改善に生かされるのかなどを従業員に周知させていくことが、ツール導入に失敗しないためのコツです。

▷業務マニュアルを作成するメリット・デメリットとは？活用方法も解説

業務プロセスを可視化するためにはツールの導入がおすすめ

業務可視化ツールは、テレワークなどで会社が従業員の勤務状況を把握しづらい状況でも、詳細な業務状況を管理できる仕組みです。このツールを使うことで業務の効率化などに直結することはもちろん、より公平に従業員を評価することにもつながります。

ただし、事前に業務可視化ツールを導入する目的を明確化しないとツール導入の効果が曖昧になってしまうため、注意しましょう。

社内の業務改善を目指すなら、従業員の勤務状況やコンディションなどを把握し、業務プロセスの効率化や改善が期待できる、業務可視化ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。