日報を自動化する秘訣！メリット・デメリットやおすすめの日報作成ソフト

日報作成における課題とは？

日報とは、その日の業務内容や進捗を上司に報告するための書類です。上司は日報を通じて部下の業務の進捗や状況を把握し、業務量の配分やチーム全体の動きを調整します。

日報には業務の振り返りやタスクの進捗確認、新たに得たノウハウや気づきなどの記録といった目的があり、自己成長や業務改善を図るうえで重要な役割を持っています。

しかし、日報の作成やチェックには負担がかかるうえ、ただ作成しただけでは効果が得られないことから、日報作成に課題を抱えている企業も少なくありません。日報作成における課題としてよく聞かれるものは、主に以下の2つです。

• 日報の作成に時間がかかる
• 作成した日報に対してのレスポンスがない

それぞれの課題について具体的に解説します。

日報の作成に時間がかかる

日報には、1日の活動内容や日次目標、成果など多くの内容を記述しなければなりません。そのため作成に時間がかかり、本来の業務を圧迫したり残業時間が増えたりなど、社員への負担が大きくなるでしょう。

また、本来は業務内容を丁寧に振り返るべきですが、業務が終了してから日報を作成する人が多いため、じっくり取り組みにくいのが現状です。さらに手書きで日報を作成している場合は、Excelなどへの転記やファイリングなどの手間が発生する点もネックといえます。

作成した日報に対してのレスポンスがない

日報に対して上司からのレスポンスがなく、作成する意味を見いだせないというケースも多く見受けられます。毎日時間をかけて作成しても適切なアドバイスやサポートを受けられず、業務改善に活かされる様子がなければ、日報に対するモチベーションも下がるでしょう。

そのような状態が続くと、次第に適当に取り組むようになり、日報が形骸化してしまう可能性もあります。何のために作成しているのかわからないまま、社員の負担だけが残ってしまうのは本末転倒です。

一方、複数の部下を抱える上司にとっても、日報のチェックは負担が大きいものです。日報に書かれている情報量が多いと読むだけでも時間がかかり、即座にマネジメントや育成に活かしていくのは難しいという現状もあります。

▷日報作成で評価を受けるには所感が重要！書き方や所感が必要な理由

日報作成を自動化するメリット・デメリット

日報作成における課題を解決する手段として、自動化があります。自動化をすれば日報作成のさまざまな課題を解決できるでしょう。しかし、日報作成の自動化にはメリットだけでなくデメリットもあるため、両方を理解することが重要です。

ここでは、日報作成を自動化するメリット・デメリットを解説します。

日報作成を自動化するメリット

日報作成やチェックを効率化し、上司・部下双方の負担を軽減できる点が自動化の最大のメリットです。

毎日1から10まで日報を作成するのは時間がかかりますが、自動化すれば入力するデータを最小限に抑えられます。入力するデータを減らすことで作成時間を短縮できるため、社員の負担軽減や残業代の削減にもつながるでしょう。使用するツールによっては入力間違いなどのミスを防ぐこともでき、より精度の高い日報の作成が可能です。

また、自動化により日報のフォーマットが統一されることから、上司も内容のチェックや管理がしやすくなります。部下やチームにおける課題を抽出しやすくなるため、業務改善やコミュニケーションの促進、マネジメントの効率化にも役立つでしょう。

日報作成を自動化するデメリット

日報作成を自動化するデメリットは、システムやツールの導入に手間や時間がかかることです。

日報作成の自動化にはいくつか方法がありますが、いずれの場合も従来の作成フローから大きな変更が発生します。特にこれまで手書きで日報を作成している場合や、ITリテラシーの低い社員が多い場合は、正しく運用されるまでに時間がかかるでしょう。

また、ツール選定や設定などの事前準備、導入時のレクチャーなども必要となるため、業務負担が一時的に増える可能性もあります。

▷日報は意味ない？面倒な日報を無駄にしないコツと活用術

日報作成を自動化する方法

日報作成を自動化する方法は複数ありますが、本記事では以下の4つについて紹介します。

• スケジュールから自動で日報作成できるツールを使う
• GASを活用する
• RPAツールを導入する

それぞれ特徴やメリットが異なるので、内容を理解したうえで導入を検討しましょう。

スケジュールから自動で日報作成できるツールを使う

コラボレーションツールやタスク管理ツールなどのビジネス向けITツールの中には、スケジュールや完了タスク、To Doリストから自動で日報作成できるものがあります。

たとえば、スケジュールを日付や担当者別にまとめて日報として表示できたり、完了した仕事を日別で一覧表示して日報として活用できたりといったことが可能です。コメントも日報画面に表示できるため、上司からのフィードバックも迅速におこなえます。

日報として別のファイルや紙にわざわざ転記する必要がなく、大切な情報の抜け漏れや記入ミスなども防げるため、より精度の高い日報が作成できるのがメリットです。過去の日報の検索や絞り込みも容易なため、日報管理の効率化にもつながるでしょう。

▷Googleカレンダーを使った日報の作り方！連携方法や機能を紹介

GASを活用する

GASとは「Google Apps Script」の略で、Googleが提供するさまざまなアプリケーションと連携したり、自動化したりできるプログラミング言語です。Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、アイデア次第で多彩な使い方ができるのがメリットです。

日報作成においては、たとえばGoogleフォームに入力した業務内容をGoogleスプレッドシートに集約し、上司にメール通知するといった一連の流れを自動化できます。また、Googleカレンダーの予定やGoogleタスクの完了タスクから情報を収集し、Googleスプレッドシートに自動記入するといった使い方も可能です。

そのほかにも、GASはChatworkやSlackなどの外部サービスとの連携や、Webアプリケーションの開発もできます。ただし、設定や開発に専門知識が必要である点はデメリットといえるでしょう。

RPAツールを導入する

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、パソコン上の単純作業や定型業務を自動化するロボット技術のことです。RPAツールを活用することで、日報の作成や管理の自動化も簡単におこなえます。

たとえば、社内システムから売上や稼働時間などのデータを取得して、日報に入力するといった作業を自動化することが可能です。また、営業成績や問い合わせ状況など、メールで届く情報を自動抽出して日報に転記することもできます。

RPAは、パソコン上で動作するあらゆるアプリケーションに対応しており、複数のツールやシステムをまたぐ操作を自動化できるのがメリットです。ただし、設定やルール作りが適切でないとうまく動かない点や、システム間の連携や高度な機能を活用するには専門知識が必要となる点はデメリットといえるでしょう。

▷【2024年最新】おすすめのRPAツール比較20選｜機能や失敗しない選び方

日報の自動化におすすめの日報作成ソフト

本格的に日報作成を自動化したいのであれば、日報作成ソフトを活用するのがおすすめです。日報作成がメインのものから豊富な機能を搭載しているものまで多種多様ですので、自社のニーズや予算に合わせて最適なサービスを選びましょう。

ここでは、数ある日報作成ソフトの中から自動化におすすめのサービスを4つ紹介します。

未来日報

未来日報は、日報の作成によってお客様情報の管理や次のアクションの促進をおこなえる日報作成ソフトです。日報を書くだけでお客様情報が蓄積されるので、顧客管理システムとしても活用できます。

日報は社内で共有してコメントを書いたり「イイネ」で反応したりできるので、コミュニケーションや情報共有が円滑になるでしょう。クラウド型のためインストール等の手間がかからず、データセキュリティも堅牢なため安心して利用できます。

Co:TEAM(コチーム)

Co:TEAM(コチーム)は、フィードバック面談や人事評価などをつなげてメンバーの定着率とエンゲージメントを改善する「パフォーマンス・マネジメント」ツールです。経済産業省のJ-Startupにも選出されています。

スタンプ形式で投稿できる日報機能が搭載されており、チームメンバーのコンディションを日々把握できます。日報の項目はモチベーション・体調・一言の3つのみとなっており、チャットツールと連携すれば1分ほどで投稿が完了するため、日報作成にかかる手間を大幅に軽減できるのがメリットです。

また、個人のコンディションの推移とあわせて、目標の進捗やタスクの優先順位も可視化できるため、業務上の課題や困っているメンバーの検知や支援にも役立ちます。

BeWorks

BeWorksは日報の作成・管理だけでなく、SFAや勤怠管理などさまざまな管理業務を一括しておこなえるグループウェアです。案件や工程と紐付けて日報を作成することで、案件管理や損益管理、進捗管理など経営分析に役立つデータが自動生成されます。

初期費用は無料、要望に応じたカスタマイズもできるため、自社の課題に応じたシステムを利用できます。2023年IT導入補助金の対象ソフトのため、費用を抑えながら導入できるのも魅力です。

チームToDo

チームToDoは、業務効率化を実現するためのタスク管理ツールです。チーム内でのToDo共有を円滑化する機能が豊富で、テレワーカーの業務管理にも適しています。

ToDoを完了させると自動で日報に移動するため、手間がかからず、日報作成にかかる負担を大きく軽減できます。日報にはToDoの予測時間と実績時間が表示されており、仕事が滞っている部下や業務上の課題の発見にも役立ちます。

日報を自動化して業務の負担を軽減しよう

日報を自動化することで、作成にかかる時間を短縮でき、入力ミスや大切な情報の抜け漏れを予防できます。日報の精度が向上することで課題を抽出しやすくなるため、部下への適切なアドバイスや業務改善にもつなげられるでしょう。

日報作成の自動化にはいくつかの方法がありますが、誰でも手軽に使える日報管理ソフトの利用がおすすめです。自社の課題や状況に適したツールや方法で日報作成を自動化し、業務負担の軽減を目指しましょう。

▷【2024年最新】おすすめの日報アプリ12選比較！選び方や無料版を紹介