エクセルで日報作成する際の項目・作り方｜見やすい日報作成のテンプレートを紹介！

エクセルで作成する日報に記載する項目

ここではエクセルで作成する日報に記載する項目について紹介していきます。

当日の目標

エクセルで日報を作成する際は、当日にどのような目標を設定するか、もしくは設定していたかを記載しましょう。たとえば、「100件のテレアポをおこない3件以上の契約をとる」など、数値を用いて具体的な目標を設定することがおすすめです。

具体的な目標を設定することで、「どのような行動をすべきか」「どのように業務を進めれば目標を達成できるか」など、やるべきことやタスクが明確化できます。

当日の業務内容

当日におこなった業務内容について記載することも、エクセルで日報を作成するうえで重要です。また、目標に対する結果だけでなく、「業務を遂行するのにかかった時間」や「目標以外に生み出した成果」など、遂行した業務についてできる限り詳細に記録すると、今後の業務にも活かすことができるでしょう。

○結果のみを記録した例

• 150件のテレアポを実行した
• 5件の契約をとった

上記は設定した目標に対して、実際の結果のみを記録したケースです。しかし、結果のみでは業務の過程が見えにくいため、振り返ったときにどのような作業を経てこの結果を得たかを把握できません。

○業務内容を詳細に記録した例

• 4時間かけて、150件のテレアポを実行した
• 15件は詳しい話を聞いてもらえ、そのうち5件が契約にいたった
• 契約をとれたテレアポでは1件あたりおおよそ20分の時間がかかった

上記は業務内容をできる限り詳細に記録したものです。結果のみを記録したときと比べて、「どの業務にどれくらいの時間が割かれたか」「5件の契約以外にも契約に近づいたテレアポがある」など、具体的な業務内容を把握できます。

より具体的に記録した業務内容は、上司が部下の業務内容を把握するのに役立ち、適切な評価にもつながります。そのため、当日の業務内容はできる限り詳細に記録しましょう。

成功点

エクセルで日報を作成する際には、目標と実際の業務内容・成果を比較して、成功点を書き出しましょう。成功点を書き出すことで、モチベーションを維持・向上できるほか、次回の業務にも活かすことができます。

もし「目標を達成できず成功点がない」といった場合は、当日に学んだことや気づいたことなどを記録するとよいでしょう。

改善点

業務内容を振り返り、改善すべき点をエクセルの日報に書き出しましょう。たとえば、「15件詳しい話を聞いてもらえたのに契約にいたったのは5件のみだった」という場合、契約をとれなかった10件にはどのような原因があるかを考えることが大切です。

また、目標を達成できなかった場合は、「無駄な業務はなかったか」「生産性の低い業務は何か」などを振り返り、次回以降でどのように改善するかを明確に洗い出しましょう。

今後の目標

目標・成果・成功点・改善点を照らし合わせながら、明日以降どのような目標を目指すかをエクセルの日報に記載しましょう。明日達成したい目標だけでなく、1か月や1年など期間を分けて目標を立てることも効果的です。

明日以降の目標を当日中に検討することで、どのような行動をとるべきかなどを事前に考えられるため、明日以降の業務に取り組みやすくなります。

共有事項

当日に発生した疑問点や不安点など、上司に共有しておきたいことがあれば共有事項としてエクセルの日報に記載しましょう。日報に記録しておくことで、日報を確認した上司がコメントをくれたり、明日以降直接指導してくれたりするなどの対応をとってくれるはずです。

疑問点や不安点は、タイミングによって上司が忙しいなど尋ねにくい場合もあるため、日報を活用するとよいでしょう。

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エクセルを活用した日報の作り方

エクセルで日報を作る際のコツは、以下の2つです。

• 書式を統一する
• 報告内容は簡潔にする

書式を統一する

エクセルで日報を作成する際は、1つの書式・テンプレートに統一することが大切です。エクセルの日報を作成するメンバーや日によって書式が異なると、記録する内容が違ったり過去の日報と比較しにくかったりなどのデメリットが生じます。

この点において、書式が統一されていれば、いちから日報を作成する手間を省け、確認する側にとっても「項目が人によって異なるため確認が難しい」といった事態を防げます。そのため、エクセルで日報を作成する場合は、必ず書式を統一するようにしましょう。

報告内容は簡潔にする

日報は毎日作成するものであると同時に、上司も毎日確認しなければなりません。そのため、エクセルの日報に記載する内容は、できる限り簡潔にまとめることが大切です。長い文章を書いてしまうと、どこが要点かを把握しにくく、振り返りもしにくいなどのデメリットが生じます。

したがって、エクセルの日報を分かりやすくまとめるには記載する内容を簡潔にしたり、箇条書きなど書き方を工夫することが大切です。

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日報作成をエクセルでおこなうメリット

日報作成をエクセルでおこなうメリットは、以下の4つです。

• 導入するためのコストが低い
• フォーマットのカスタマイズがしやすい
• 情報の集計や抽出が簡単にできる
• 操作に慣れている人が多い

導入するためのコストが低い

日報作成をエクセルでおこなうメリットとして、まず導入するためのコストが低い点が挙げられるでしょう。Microsoft Officeが導入されている企業であれば、無料でエクセルを利用できます。また、エクセルの利用には慣れている人も多いため、エクセルの操作方法を指導するなど時間的コストも最小限に抑えられます。

有料ツールであれば月額や年額で継続的にコストが発生しますが、エクセルの無料利用では継続的に発生するコストもありません。そのため、「有料ツールを導入するコストがない」「無料で日報を運用したい」といった企業におすすめです。

フォーマットのカスタマイズがしやすい

フォーマットのカスタマイズがしやすい点も、日報作成をエクセルでおこなうメリットになります。エクセルは、文字の大きさ・色・レイアウト・表など、フォーマットのカスタマイズ性に優れているため、自社に適した日報のフォーマットを作成可能です。

たとえば、部門によって記載したい内容が異なるといった場合でも、部門ごとにフォーマットをアレンジできます。このように、部門やチームなどの単位でフォーマットをカスタマイズしたいといったケースにおすすめです。

情報の集計や抽出が簡単にできる

エクセルでは関数や数式を利用できるため、入力された数値を自動で集計・分析することができます。たとえば、「1か月で20件の契約をとる」という目標がある場合、日報に1日単位でとれた契約数を記録することで、達成率のグラフ化が可能です。

このように、日報に入力された情報から、関数や数式を使って集計・分析をおこないたいといった企業では、エクセルでの日報作成が向いているでしょう。

操作に慣れている人が多い

エクセルは、学生の頃から使用する機会があり、ビジネスシーンにおいては広く普及しているため、操作に慣れている人が多い点が特徴です。そのため、エクセルの操作方法に関して指導をおこなったりマニュアルを作成したりするなどの教育コストを削減できます。

また、エクセルは操作に慣れている人が多く、日報の作成にストレスを感じにくいというメリットも挙げられます。

日報作成をエクセルでおこなうデメリット

日報作成をエクセルでおこなうデメリットには、以下の4つが挙げられます。

• 共有や管理に手間がかかる
• 出先で確認しにくい
• 小型端末だと扱いにくい
• 直接的なコミュニケーションが生まれにくい

共有や管理に手間がかかる

エクセルで日報を作成する場合、各従業員が月ごとに1つのエクセルファイルを作成するケースが多くみられます。しかし、エクセルファイルを毎回メールで送信したり、各ファイルによって情報が分断されることから、共有や管理に手間がかかる点がデメリットです。

たとえば、「案件Aはどうなったか」と過去の情報を振り返る際、「誰が作成した」「いつの」エクセルファイルかを把握していなければ、すぐに見つけ出すことができません。日報は毎日作成され、ファイルの数が増えるほど、管理にかかる手間は増大してしまいます。

また、複数人の日報を同時に比較しようとしても、各ファイルを別ウィンドウで開く必要があります。このように、エクセルで作成した日報は、共有や管理に手間がかかりやすいというデメリットが挙げられます。

出先で確認しにくい

日報作成をエクセルでおこなうデメリットとして、出先で確認しにくいことが挙げられます。企業によって異なりますが、エクセルを開くには社内LANに接続したパソコンでないといけないといったケースがあり、日報を作成・確認するには社内に戻らなければなりません。

現代では働き方が多様化し、テレワークなど社外で働く人も増えてきました。しかし、出先ではエクセルを使用できないとなれば、日報の作成・確認のためだけに出社するという非効率な業務が発生してしまうでしょう。

小型端末だと扱いにくい

エクセルは主にパソコンでの使用を想定して作られているため、画面の小さいタブレットやスマートフォンでは日報を扱いにくいというデメリットがあります。小型端末では操作画面が小さく、枠の選択や叔父の入力が難しい傾向があります。

そのため、日報の作成にエクセルを活用する場合は、パソコンでの利用を前提として運用することがおすすめです。

直接的なコミュニケーションが生まれにくい

エクセルで作成した日報には、コメントなどの反応がしにくく、日報を通じたコミュニケーションが生まれにくいというデメリットがあります。日報には共有事項として質問や疑問が記載されることがある反面、フィードバックをおこなうにはメールで返信しなければならないなどの手間が生じます。

また、フィードバックがなければ日報は形式的なものと認識され、記載内容が雑になったり日報の作成に消極的になったりするなどの問題にもつながりかねません。

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エクセルで作成した日報を活用するコツ

エクセルで作成した日報を活用するコツには、以下の4つが挙げられます。

• 当日中に日報を作成する
• 他者が閲覧することを意識する
• フィードバックを実施する
• 感想文にならないよう注意する

当日中に日報を作成する

日報は毎日業務の終わりに作成しなけらばならず、面倒に感じられることもあるでしょう。しかし、日報は当日中に作成することが大切です。

日報は当日を振り返り、明日以降にどう活かしていくかを明確化するという目的があります。当日中に作成することで記憶の新しいうちに情報を記録でき、明日以降の行動に改善点を活かすことが可能です。

しかし、日報の作成を先延ばしにすると、「昨日日報を作成していればこの改善点は昨日のうちに把握できたのに」など、改善策の実行が遅れてしまいます。そのため、日報の作成は必ず当日中におこないましょう。

他者が閲覧することを意識する

日報は自分自身の振り返り以外にも、上司への報告といった役割もあります。そのため、「自分だけが分かればよい」という考えではなく、他者が閲覧することを前提とした日報の作成が大切です。

その際には、他者が読んだときに「情報が伝わるか」「分かりやすいか」などを意識しながら、文章を簡潔にしたり箇条書きを活用したりするなどの工夫をしながら内容をまとめましょう。

フィードバックを実施する

日報を確認する側は、必ずフィードバックを実施しましょう。フィードバックがなければ、日報が確認されているか分からず、作成する側は「必要性がないのでは」と感じてしまう可能性があります。

日報に質問や疑問が記載してあれば、その内容に回答することで部下の成長やスキルアップなどにもつながるでしょう。このとき、できる限りポジティブなフィードバックをおこなうことで、部下のモチベーション維持も期待できます。

このように、日報を効果的に活用するには、上司からのフィードバックが欠かせません。

感想文にならないよう注意する

日報はあくまでも業務の振り返りや報告をおこなうものです。そのため、「○○の業務が難しかった」など、感想文にならないよう注意しましょう。

日報には、実際に感じたことや気づいたことを記載することが大切です。しかし、感想のみで終わらず、「○○の業務は××した結果うまくいかなかったので、明日は～～して効率的に進める」など、具体的な改善策につなげましょう。

エクセルの日報作成で使える無料テンプレートを紹介

エクセルでどのような形で日報を作れば良いのかわからないという人に向けて、ここからはエクセルの日報作成で使える無料テンプレートを紹介します。

ベーシックな形式

ベーシックな形式の日報テンプレートは以下の項目で構成されており、日報で記載される一般的な項目が揃っているため、幅広い業務内容に対応できます。

• 氏名
• 今日の予定
• 今日の結果
• 良かった点
• 課題点と改善点
• 明日の予定

新入社員用の形式

新入社員用の日報テンプレートは以下の内容で構成されています。

• 氏名
• 本日学んだこと
• 気づき
• 疑問点など
• 上司コメント欄

新入社員は通常業務より研修などがメインとなるため、学びや気づきをまとめる項目が設けられています。また、疑問点と上司コメント欄もそれぞれ設けられているため、疑問の解消や上司とのコミュニケーション活性化などにつながるでしょう。

事務職用の形式

事務職用の日報テンプレートは以下の内容で構成されています。

• 氏名
• 本日の業務
• 良かった点
• 気づき
• 共有事項

事務職では、各部門や上司へ共有が必要な業務が生じるため、共有事項という項目が設けられています。本日の業務・良かった点・気づきなどの項目では、業務内容の振り返りができるため、次の日以降の業務効率向上が期待できます。

作業日報の形式

作業日報のテンプレートは以下の内容で構成されています。

• 氏名
• 今日の目標
• 今日の結果
• 良かった点
• 課題点と改善点
• 明日の予定

作業日報は主に建設業などで活用されています。日報を構成する項目はベーシックな形式のものと同じです。

工事日報の形式

工事日報のテンプレートは以下の内容で構成されています。

• 工事場所
• 本部・上長・現場責任者
• 報告者
• 作業時間
• 残業時間
• 天気
• 作業員合計
• 作業内容
• 連絡・相談事項

工事場所や現場責任者など、工事現場ならではの項目が多数設けられています。作業内容の項目はさまざまあるので、必要に応じて図を使うなど、できる限り詳細かつ具体的に記録するとよいでしょう。

時間報告付き工事日報の形式

時間報告付き工事日報のテンプレートは以下の内容で構成されています。

• 工事名
• 作業場所
• 本部・上長・現場責任者
• 報告者
• 天気
• 作業内容
• 作業時間
• 作業員数
• 作業員名
• 作業員人数 合計
• 連絡・相談事項

時間報告付き工事日報では、作業内容ごとに作業時間・作業員数・作業員名を記録できます。工事日報に比べ、時間管理がしやすい点がメリットです。

営業日報の形式

営業日報のテンプレートは以下の内容で構成されています。

• 氏名
• 本日の業務
• 本日の成果
• 課題点
• 各種進捗状況
• 共有・連絡事項

営業日報では、業務内容や成果の項目に加え、各種進捗状況を記載する項目が設けられています。担当している案件や、各案件がどこまで進んでいるかなどを具体的に記載することが大切です。

ツールを活用した日報作成もおすすめ

日報作成にはツールの活用もおすすめです。ツールを活用することで、日報作成の効率化や共有の円滑化などが実現します。そこで、おすすめの日報作成ツールを3つ紹介します。

welog

welogは、従業員個人が持つノウハウやナレッジを見える化できる、ドキュメント共有ツールです。

日報は「ノート」として作成でき、作成者や作成日などによる絞り込み検索が可能なため、探したい情報をすぐに見つけられます。Wordのような感覚で操作できるため、初心者の方でも簡単に操作できる点が魅力です。また、同ツールは複数人での同時編集にも対応しており、作成時間の短縮にもつながるでしょう。

Confluence

Confluenceは、リモートワークでの利用にも向いているチーム向けのツールです。日報をはじめとするナレッジの作成・整理などが1つの画面で完結しています。

日報だけでなく、四半期ごとの計画などもConfluenceで管理できるため、各種文書の一元的な管理が可能です。また、3,000以上の外部ツールと連携が可能なので、既存システムと連携した活用もできるでしょう。

HRMOS日報

HRMOS日報は、ベンチャー企業向けに構築された日報管理システムです。利用ユーザーが30名以下であれば完全無料で利用でき、31名以上でも1ユーザーあたり50円という低価格で利用可能です。

社員・プロジェクト・取引先などのさまざまな単位で日報や進捗状況を集計できるため、業務の改善ポイントの発見に役立ちます。

日報作成におけるFAQ

日報作成においてよくある質問をFAQにまとめました。

日報の目的とは？

日報を作成する目的には、主に以下の3つが挙げられます。

• 業務内容を振り返るため
• 業務内容を上司に報告するため
• 上司と部下がコミュニケーションをとるため

日報を作成することで、当日の行動を振り返り、成功点や改善点を次回以降に活かすことができます。また、日報を上司と共有できると上司は部下の業務内容を把握し、必要に応じて指導・アドバイスをおこなえるので、適切な評価へとつながるでしょう。

さらに、日報の作成には、上司と部下がコミュニケーションをとるといった目的もあります。日報に質問や疑問を記載し、上司は回答やフィードバックをおこなうことで、コミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。

日報はエクセルで作成しても良い？

日報はエクセルで作成しても構いません。日報を作成する方法には、エクセル以外にもツールを活用する方法が挙げられます。エクセルでの日報作成は導入コストが抑えられ、操作に慣れている人が多いため、スムーズな導入にもつながります。

ただ、共有や管理に手間がかかる点や出先での日報作成・確認が難しい点がデメリットです。そのため、必要に応じてツールの導入を検討してもよいでしょう。

日報作成で大事なことは？

日報作成に大事なこと・意識して欲しいことには、以下の内容が挙げられます。

• 当日中に作成する
• 内容は簡潔にまとめる
• 他者が閲覧することを意識する

日報は記憶の新しい当日中に作成することが大切です。また、日報は毎日作成・確認されるため、箇条書きなどを活用したりと分かりやすく簡潔にまとめましょう。

そして、日報は自分自身の振り返りだけでなく、上司への報告という目的もあります。そのため、他者から閲覧されることを意識して、誰が見ても内容を把握できるようまとめましょう。

エクセルでの日報作成はテンプレートの活用がおすすめ

エクセルで日報をいちから作成するには、時間と手間がかかってしまうため、テンプレートの活用がおすすめです。さまざまな場面で活用できるテンプレートは、インターネット上にいくつも提供されています。活用したい場面に合ったテンプレートを見つけ、効率的に日報を作成しましょう。