【無料版あり】おすすめのクラウド型の日報管理システム！メリットを解説

クラウド型の日報管理システムとは？

クラウド型日報システムとは、インターネット上で日報の作成や管理ができるサービスで、自社サーバーに導入する必要がなく初期費用を抑えられるのが特徴です。また、メンテナンスはすべてベンダーが負担するため、維持の手間がかかりません。

クラウド型日報システムの特徴は、主に3つです。

• 時間や場所を選ばずにオンライン上で利用できる
• ソフトウェア導入やサーバーの設置が不要
• メンテナンスはすべてベンダーが負担

場所や時間に関係なく利用できる便利さやメンテナンスの手間がかからない点が魅力です。日報の作成・提出・管理を効率化ができ、業務改善や業績向上に役立てられるでしょう。

▷日報を電子化すべき理由！電子化におすすめのアプリを紹介

おすすめのクラウド型の日報管理システム10選【無料あり】

ここからは、クラウド型の日報管理システムのおすすめを10個紹介します。機能や特徴も合わせて紹介するので、導入を検討している方は参考にしてください。

1.Stock

Stockは、株式会社Stockが提供する日報管理システムです。ホームページ上に士業や介護・福祉など、さまざまな業種の活用事例が掲載されているので導入後をイメージして検討できます。

ISO27001とISO27017の国際セキュリティ企画を取得しているので、高いセキュリティ基準で管理されている点も魅力です。

2.gamba!

gamba!は、株式会社gambaが提供する電子日報をベースに作られた社内コミュニケーションアプリです。基本情報とメールアドレスを登録すれば、15日間の無料お試しができるので使い勝手の確認ができます。

担当者による課題のヒアリングや24時間の受付窓口など、導入初期から導入後までサポートが充実している点が特徴です。

3.BeWorks

BeWorksは、株式会社BELLSOFTが提供する業務日報グループウェアです。業務日報だけでなく、SFAや勤怠管理などの情報をすべて一元管理できるため業務の見える化を行えます。

また案件管理や損益管理など経営に役立つ情報をリアルタイムで自動生成するため、最新のデータをもとに経営判断が可能です。

4.NipoPlus

クラウド型日報システムのNipoPlusは、合同会社サンドボックスが提供するサービスです。10以上のパーツから好きなテンプレートをカスタマイズして、自社のオリジナル日報アプリが作成できます。

作った日報をA4サイズのPDFに変換できるため、ペーパーレス化を実現しながら必要に応じて印刷が可能です。

5.日報くん

BPS株式会社が提供する日報くんは、クラウド型の業務管理システムです。日報作成画面から顧客やプロジェクトを選択し、時間と作業内容を記録するだけのシンプルなシステムが特徴です。

テレワーク前後の業務効率の比較や業務効率改善ポイントが発見できるため、働き方改革の促進にも役立ちます。

6.Group Session by Cloud

Group Session by Cloudは、日本トータルシステム株式会社が提供するクラウド型グループウェアです。日報管理システムだけでなく、タイムカードや在籍管理・稟議など各種権限を細かく設定できます。

クラウドサービスでサーバーやサポートを専門スタッフに一任できるため、社内で知識がなくても簡単に活用を始められる点も魅力です。

7.SHIRASAGI

SHIRASAGIは、株式会社ウェブチップスが提供しているオープンソースソフトウェアです。市役所などにも多くの導入実績があります。拡張プラグインを追加することで、誰でも自由にカスタマイズできます。

また、オープンソースのソフトウェアなので無料で使える点も特徴です。

8.Field Plus

株式会社エス・ケイが提供している「Field Plus」は、ビジネスクラウドサービスです。スマートフォンやパソコンを使って、リアルタイムに業務報告ができるため外回りをしている社員の報告を逐一確認できます。

また報告雛型を自由に作成できるため、報告の方法が違ったり確認したい内容を再度聞き取ったりする必要もありません。収集した情報を別の業務で活かしたい場合は、エクセルやCSVに変換できる点も魅力です。

9.未来日報

未来日報は、株式会社 エクスマートが提供する日報ツールです。日報を書くだけで自動的に顧客データの管理ができ、次回のスケジュールを入力すれば自動で次のアクションが作成できます。

自動のバックアップ機能やファイアウォールによる保護などのセキュリティも完備しています。

10.nanoty

nanotyは株式会社サンロフトが提供するクラウド型日報システムです。社員の日報にコメントを残したり、未読・既読もわかりやすく表示されます。またリアクション機能を活用すれば、社員のモチベーション維持にもつながります。

日報機能だけでなく、コミュニティ機能やタスク機能など、機能が豊富な点もポイントです。

クラウド型の日報管理システムのメリット

クラウド型の日報管理システムのメリットは以下の通りです。

• 日報をナレッジ・ノウハウとして蓄積できる
• チームとの情報共有がしやすい
• 入力の重複を避けることができる
• 検索機能ですぐに探し出せる

それぞれのメリットを詳しく解説します。

日報をナレッジ・ノウハウとして蓄積できる

クラウド型日報管理システムのメリットは、日報のデータを保管しておくことにより、ナレッジ・ノウハウとして蓄積できることです。

たとえば営業職の場合、顧客との商談記録を日報に書き溜めて蓄積すると次の商談に情報を活用できます。商談に成功した方法や失敗した理由を社内で共有することと、ナレッジが蓄積されるため新人教育や結果が出ていない社員の教育にも活かされるでしょう。

▷日報は意味ない？面倒な日報を無駄にしないコツと活用術

チームとの情報共有がしやすい

クラウド型の日報管理システムは、紙の日報管理に比べて情報共有の効率化に大きく貢献できます。

紙で日報を管理する場合、原本しかないので、上司や一部の社員しか閲覧できず確認に時間がかかります。 しかし、クラウド型の日報管理システムを活用すると、システム上で日報の作成や共有ができるため多くの社員が一度に日報の確認が可能です。

また外出先から簡単に送付できるため、営業職など外回りが多い職種でもリアルタイムで情報が行えます。

入力の重複を避けることができる

重複入力の回避も、クラウドベースの日報管理システムのメリットです。

手書きやWordなどで日報を作成する場合、データを集計・分析に別のシステムを使わなければならず、データの再入力に時間がかかります。しかし、クラウド上で利用できる日報管理システムでは、過去の日報データを直接活用できます。

データの蓄積から活用までを一元管理できる日報管理システムは、入力の重複が避けられるため作業効率の向上に期待でき便利です。

検索機能ですぐに探し出せる

クラウドベースの日報管理システムのメリットは、過去の日報を迅速に検索できることです。

紙で日報を作成・管理する場合、過去の日報を探す際にすぐに見つけられません。また物理的な保管場所も必要なので、保管する期間を決めておかなければなりません

しかし、クラウド型の日報管理システムは、Web上に日報が保管されているため簡単にアクセスできます。また、担当者名や日付・本文の内容などを使って過去の日報を検索できる点もメリットです。

クラウド型の日報管理システムの選び方・比較ポイント

クラウド型の日報管理システムの選び方・比較ポイントは主に3つです。

• 導入目的とマッチしているか
• ITリテラシーのレベルに合っているか
• トライアルを利用することはできるか

それぞれのポイントをしっかり確認し、適切な日報管理システムを選定しましょう。

導入目的とマッチしているか

1つ目のポイントは、導入目的とマッチしているかどうかです。

導入目的や課題に合わせた適切なシステムの選定が重要です。そのためにも日報管理システムを導入する具体的な目的を明確にし、必要な機能を洗い出しておきましょう。導入目的によって重視すべき機能は異なります。たとえば、データ分析が目的ならば、集計機能やレポート機能が充実した日報管理システムがおすすめです。

また組織のニーズに合った機能や使いやすさ、セキュリティ対策なども検討すべきポイントです。適切な日報管理システムを導入するためには、導入目的とマッチしているかを確認しましょう。

▷【無料版あり】おすすめの日報ソフト8選比較！主な機能や選び方

ITリテラシーのレベルに合っているか

ITリテラシーのレベルに合っているかも確認すべきポイントです。

ITに詳しくない社員が利用する場合は、シンプルで使いやすい日報管理システムを導入しましょう。操作が簡単で直感的なインターフェースを持つシステムは、スムーズな導入と運用につながります。

また、導入前の説明会や担当者教育を提供しているシステムもあります。使用者のITリテラシーレベルに合わせたサポートがあれば、システムの効果的な活用が可能です。

クラウド型の日報管理システムを選定するときは、使用者のITリテラシーレベルに合わせて選ぶようにしましょう。

トライアルを利用することはできるか

日報管理システムの中には、トライアル期間が設けられている場合もあります。

トライアル期間を活用することで 実際の操作性や使用感を確認することができ、 実際の業務に使えるかを判断することが可能です。

トライアル期間をうまく活用して、自社にあった日報管理システムを選定してください。

▷【2023年最新】おすすめの日報アプリ12選比較！選び方や無料版を紹介

クラウド型の日報管理システムの導入を検討していこう

クラウド型の日報管理システムは、インターネット上で日報機能を利用するサービスです。自社サーバーにソフトウェアを導入する必要がないため、初期費用を抑えられます。さらに情報共有が容易になるため、重複入力を避けるなど作業効率の向上に期待できるでしょう。

クラウド型の日報管理システムを導入する際は、自社の課題を明確にし必要な機能が搭載されたシステム選びが重要です。本記事を参考に日報管理システムのメリットや注意点を再度確認して、自社にあった日報管理システムの導入を検討してください