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Googleカレンダーを使った日報の作り方！連携方法や機能を紹介
日々の情報を共有するために作られている日報。スケジュール管理ツールとして有名なGoogleカレンダーと連携すると、さらに効率的な日報作成が可能です。本記事では、Googleカレンダーを使った日報の作り方について詳しく解説していきます。
目次
Googleカレンダーで日報業務に活用できる機能
Googleカレンダーにはさまざまな機能が備わっており、日報作成をはじめとする業務の効率化に役立ちます。ここでは、Googleカレンダーで活用できる機能について解説します。
スケジュールの調整機能
Googleカレンダーに登録したスケジュールは、適宜調整が可能です。同じ業務を入力したい場合、繰り返しの設定をするだけでほかの日時へも反映できます。リマインダー機能を使えば、予定前に通知してくれるためスケジュール忘れを防げるでしょう。
スケジュールへの招待状機能は、メンバーの参加状況に合わせて予定を調整するのに役立ちます。招待を受けた人は、Googleカレンダー上で当該イベントへの出欠が回答可能です。回答結果を参考にすることで、参加人数が少なければ日時を変えるなどの対応ができます。
スケジュールの共有機能
Googleアカウントを持っている人同士なら、スケジュールの共有が可能です。スケジュールを共有すれば、メンバーの予定を見ながら都合の良い日程をピックアップできます。共有した情報からメンバーを予定に招待できる機能も便利です。
スケジュールの共有は、メンバー間でのコミュニケーションを促す働きもあります。予定がわかることで、多忙なタイミングを避けて質問するといった配慮に繋がるためです。タスクが溜まっているメンバーが把握できれば、サポートもしやすいでしょう。
行動履歴の振り返り機能
Googleカレンダーは、過去数年分のスケジュールを遡って確認できます。過去の行動履歴が振り返れるので、業務報告や事業計画のプロセスを確認するときに役立つでしょう。
自分だけではなく、他のメンバーの行動履歴も把握可能です。優秀な社員の行動を見ることで、人材育成の参考情報として活用できるでしょう。
資料やURLの添付機能
Googleカレンダーで作成した予定には、資料やURLの添付が可能です。会議で使う資料をあらかじめ添付しておくことで、参加者が事前に資料へ目をとおせます。
Googleカレンダーで予定を作成すると、自動でGoogle MeetのURLを発行するので、Web会議の際に便利です。ほかのツールでWeb会議を行う場合も、GoogleカレンダーでURLを共有すれば会議をスムーズに始められるでしょう。
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Googleカレンダーでできないこととは？
Googleカレンダーにはさまざまな機能が備わっている一方で、できないこともあります。ここでは、Googleカレンダーでできないことについて解説します。
メンバーへの質問やコメント
Googleカレンダーでは、スケジュール上で個人へのコメントはできません。メンバーのスケジュールを確認したときに伝えたいことがあっても、その場で相手にコメントを送れないのです。
メンバーのカレンダーを見て生じた疑問には、ほかのコミュニケーションツールで質問やコメントをする必要があります。
結果や目標の振り返り
Googleカレンダーはスケジュールやタスクを管理するツールなので、目標や結果を振り返るのには向いていません。
あくまでも日程の入力・閲覧を行う機能であり、進捗や成果の可視化はできないのです。目標や業務内容の結果は振り返れないため、ほかのツールで管理する必要があります。
日報アプリとGoogleカレンダーを連携するメリット
日報アプリの種類によっては、Googleカレンダーと連携できるものもあります。ここでは、日報アプリとGoogleカレンダーを連携するメリットについて解説します。
成果の素早い共有
Googleカレンダーでは、具体的な作業内容や成果などは記録できないため、行動履歴を細かく残せる日報アプリと連携すれば、情報が一元化されて素早く共有できるようになります。
予定と目標をあわせて確認できれば、作業計画の立案も効率化できるでしょう。詳細に情報が残るため成果の振り返りもでき、個人の能力アップやパフォーマンスの向上にも繋げられます。
課題の効率的な洗い出し
業務の振り返りでは、目標達成に向けた課題を見つけ、改善していくことが大切です。Googleカレンダーと日報アプリとの連携により、課題の洗い出しも効率化できます。予定を確認しながら日々の具体的な行動・成果を振り返れるので、別々に確認する手間や時間を削減できるでしょう。
課題の効率的な発見と改善を行うことは、コスト管理や作業品質の向上においても大切です。
振り返りの質の向上
Googleカレンダーと日報アプリを連携させることで、振り返りの質の向上も期待できます。日報アプリで作成した日報は、カレンダーの日程と照らし合わせて上司に報告可能です。上司は総合的な情報に基づいたフィードバックができ、振り返りに役立つアドバイスを提供できるでしょう
助言をもとに質の高い振り返りを行えば、社員の成長促進が期待できます。
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Googleカレンダーを使って日報を作る方法使った日報の作り方
Googleカレンダーを使用して日報を作成するために、搭載されている機能をうまく活用しましょう。Googleカレンダーを使った日報の作り方や、日報アプリとの連携方法について解説します。
Googleカレンダーの説明文欄を活用する
Googleカレンダーには、スケジュールに対する文章を入力できる説明文欄があるので、1日の気づきや反省点を記載して日報作りに活かしましょう。
説明文欄には閲覧履歴やコメントを残せる機能がないため、そのまま日報として共有するには不向きです。覚え書きとして説明文欄にメモしておき、正式な日報作成の際に見返すといった使い方をおすすめします。
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日報アプリを連携してスケジュールを同期する
Googleカレンダーで入力したスケジュールを同期すると、日報アプリに同じ予定が反映されます。反映されたスケジュールに沿って日報を作成できるので便利です。
同期方法は日報アプリによって異なるほか、Googleカレンダーとの連携が可能かどうかも事前に確認しましょう。
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Googleカレンダーを使った日報の作り方を押さえておこう
Googleカレンダーには、日報業務に役立つさまざまな機能があります。ほかのGoogleツールや日報アプリとの連携も可能です。
日報を作成する際にGoogleカレンダーと同期することで、より質の高い振り返りができます。今回の記事を参考に、Googleカレンダーを日報作成に役立てましょう。
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