電子契約にかかる費用相場とは？相手方の負担の有無や費用対効果について

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電子契約の利用で発生する費用の内訳

電子契約を利用するには、システムの利用料金や電子証明書の取得費用、システム構築費やメンテナンス料金がかかります。ここからは、それぞれの費用の内訳を詳しく見ていきましょう。

電子契約システムの利用料金

電子契約システムを利用するには利用料金がかかります。発生する利用料金は、以下の2つのタイプによって異なります。

• 毎月一定額を支払う「月額制・年額制タイプ」
• 契約1件もしくはユーザー1人ごとに料金を支払う「従量課金制タイプ」

月額制・年額制タイプは毎月一定額を支払うため、料金が一定になる点がメリットです。しかし、契約件数やユーザー数が少ない場合は、従量課金制タイプの方が料金を抑えられる場合があります。

また、オプションを選択する場合はオプション料金も必要です。オプションの種類はワークフローや電子契約書データの保管、セキュリティ強化機能などさまざまで、それぞれ料金も異なります。

電子証明書の取得費用

電子契約システムを利用するには、電子証明書の取得費用が発生します。電子証明書とは、電子文書の作成者や送信者が本人であることを電子的に証明するもので、印鑑証明書と同様の役割があります。

電子証明書の料金は、証明期間に応じて以下の一例のように変動があるため確認しておきましょう。

• 3ヶ月：1,300円
• 12ヶ月：4,300円
• 27ヶ月：9,300円

なお、証明期間中に電子証明書の内容が変更された場合、証明期間中であっても電子証明書が失効する点に注意が必要です。証明期間については、事前によく検討したうえで申請を行いましょう。

システムの構築・メンテナンス料金

電子契約システムにはオンプレミス型とクラウド型があり、オンプレミス型の場合は自社のサーバーやシステムの構築に費用がかかります。

しかし、クラウド型を選択すれば運用はベンダー側のサーバーで行われるため、初期費用を大幅に抑えられる点がメリットです。また、オンプレミス型は自社で運用するため定期的にメンテナンス料金がかかりますが、クラウド型であれば基本的にはメンテナンス料金は不要です。

電子契約の費用対効果

電子契約の活用によって、どれだけのコストが削減できるのか気になる方も多いのではないでしょうか。ここでは、電子契約と書面契約書のコストを比較しつつ、電子契約の費用対効果を詳しく解説します。

書面契約の費用相場

紙の契約書の場合、最も費用がかかるのは印紙代です。例えば、200～300万円の請負契約を毎月100件契約を締結していると想定した場合、以下のような諸費用が発生します。

上記のコストを合計すると、月間約25万円、年間だと320万円以上のコストが書面契約業務にかかっていることになります。

電子契約の費用相場

一方、同じ条件で、基本料金が月額1万円の電子契約サービスを利用した場合のコストは、以下のとおりとなります。

上記を合計すると、月間約7万円となり、紙の場合と比べて費用が約1/3以下で済む計算になります。

上記のほか、電子証明書を利用する場合は数千円程度の証明書取得費用が発生しますが、それらを考慮しても特に印刷代や郵送代がかからない点はコスト面で大きなメリットです。

また、電子契約書はクラウド上で保存されるため、保管場所も必要ありません。総合的に考えると、電子契約は費用対効果に優れていることがわかります。

▷電子契約の仕組みと導入方法とは？サービスを選ぶポイントも簡単に解説

電子契約を導入した場合に相手方へ負担は発生する？

次に気になるのが、電子契約を導入することによる取引先への負担です。

どのような契約方法を選ぶのかによっても、相手方の負担の度合いは異なってくるため、費用面と手続き面の負担を詳しく解説します。

費用面の負担

電子署名の方法には、「当事者型」と「立会人型」の2種類があります。

双方が「当事者型」の電子契約をする場合は、取引先においても同様の電子契約サービスの利用と電子証明書の発行が必須となり、契約における費用負担は大きくなります。

一方、同じ電子契約でも「立会人型」の契約方法であれば、メールアドレスさえあれば、相手が電子契約サービスを利用していなくても、電子契約の締結が可能です。

ただし、法的な効力や証拠力においては、「当事者型」の方が高いとされているため、このようなデメリットも踏まえつつ、判断することが大切となります。

▷電子契約における立会人型と当事者型の違いは？各メリットや選ぶ基準を解説

手続き面の負担

電子契約システムの導入にあたっては、自社が業務フローを変更するのと同様に、取引先も社内規定や業務フローの変更が必要になる場合もあるでしょう。

さらに、電子証明書を使用する契約方法であれば、認証局への身元情報の提出から電子証明書の発行といった工程が契約前に発生します。

取引先がすでに電子契約サービスを利用していれば、これらの準備や説明に大きな時間を要することはありませんが、導入していない場合は余裕を持った準備期間を設ける必要があります。

▷電子契約は相手方の負担なしで利用可能？よくある問題と対処法も解説

▷電子契約できない契約書とできる契約書の違い｜できない理由と電子化の秘訣

費用以外も大切！電子契約サービスを比較するポイント

電子契約の普及に伴い、電子契約サービスを提供する業者も増えてきました。それぞれに特徴があり、機能によって費用も異なるため、どの業者を選べばよいのか悩むケースも多いのではないでしょうか。

費用の安さはたしかに魅力ですが、費用だけで選ぶと「機能が十分ではない」「使い勝手が悪い」などといった問題が発生しかねません。そこで、ここからは電子契約サービスを比較する5つのポイントを紹介します。。

費用対効果に優れているか

電子契約サービスを利用することで、書面契約に比べて印刷代や郵送代などのコストを削減できます。これだけでもコスト面では大きなメリットがありますが、電子契約サービスを利用するには毎月利用料金を支払う必要があります。

書面契約における印刷代や郵送代、印紙代などのコストと、毎月発生する電子契約サービスの利用料金を比較し、費用対効果に優れているかを確認することが大切です。また、電子契約サービスの料金体系は、定額制や従量課金制など提供会社によって異なります。

契約数や利用するユーザー数が多い場合は、毎月定額で利用できる定額制がおすすめです。しかし、毎月の契約数が少ない場合は従量課金制の方が費用を抑えられる場合もあります。

セキュリティ性に優れているか

電子契約サービスは、クラウド上で文書の保管・管理をするため、情報漏えいや改ざんなどの被害に遭うリスクがあります。

いくら利用料金が安いサービスであっても、セキュリティ対策が万全に施されていなければ、ざまざまな被害に遭い自社の信頼を失ってしまう恐れもあるため注意しましょう。

トラブルを防ぐためにも、ユーザーのアクセス制限や情報の暗号化など、セキュリティ性に優れる電子契約サービスを利用することがおすすめです。

契約書の法的効力が担保されているか

電子契約書は、適切な手続きを行えば法的効力が担保されます。法的効力の担保に重要なポイントは以下の3つです。

• いつ契約が締結されたか
• 誰によって契約が締結されたか
• 改ざんのリスクはないか

上記の要件を満たすため、電子契約サービスには本人性を証明する「電子署名」と、契約締結の日時と非改ざん性を証明する「タイムスタンプ」が備わっています。

電子契約では、電子署名とタイムスタンプによって法的効力が担保されます。そのため、必ず2つの機能が備わった電子契約サービスを選ぶようにしましょう。無料プランでは、これらの機能が備わっていない場合もあるため注意が必要です。

▷電子署名と電子サインの違いとは？正しい意味や役割を詳しく解説！

▷電子契約におけるタイムスタンプとは？仕組みや役割・必要性や費用を解説

立会人型・当事者型のどちらか

電子契約サービスの電子署名方法は立会人型・当事者型の2種類があり、それぞれで証明力が異なります。

立会人型は、契約を行う当事者の指示によって、電子契約サービスの提供事業者が電子署名を付与します。一方で、当事者型は契約を行う当事者が電子署名を付与する方法です。

立会人型はサービス事業者が当事者の本人確認を行って電子署名を付与するため、手間やコストを大幅に削減できる点がメリットです。しかし、当事者型では本人確認がより厳格に行われ、当事者本人だけが双方で利用できる同一のシステム上で電子署名を付与するため、より証明力が高いとされています。

それぞれメリット・デメリットは異なるため、自社が必要とする要件に合わせて最適な種類を選んでみてください。

機能が充実しているか

電子契約サービスを選ぶ際に大切なのは、自社のニーズに合った機能が搭載されているかという点です。

基本的な機能としては、オリジナルの契約書を作成する手間を省くためのテンプレート機能、電子証明書の発行、電子署名やタイムスタンプの付与などの機能のほか、社内稟議の進捗を可視化するワークフロー機能などが一般的です。

その他、リマインドメールの自動作成や原本保管機能、タスク管理機能、各種セキュリティの強化機能など、自社の用途に合わせたオプションと組み合わせることもできます。

また、海外企業と取引する可能性がある場合には、多言語に対応しているかも確認しておくと安心でしょう。

低コストで使えるおすすめの電子契約サービス

ここからは、数ある電子契約サービスの中でも低コストで使えるおすすめ2選を紹介します。特徴や機能などを比較しながら、自社に合ったサービスを選んでみてください。

Digital Sign

Digital Signは、サービス利用料と契約書作成に関わる人件費のみで利用できる電子契約サービスです。

最短3分で契約のスピード締結ができ、書面契約に比べて時間を短縮しながらコストも大幅に削減できます。Digital Signには、以下のような機能が備わっています。

• 契約書のひな形登録
• メール認証署名
• アラート機能
• 検索機能
• 契約書のフォルダ管理
• タイムスタンプ機能
• マイナンバーカード紐づけ　など

フリープランでは利用できる機能は大幅に制限されますが、有料プランは月額5,500円(税込)からと安価でありながら幅広い機能が利用できるため、コストパフォーマンスに優れている点が魅力です。

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、1回あたりの送信料が他社サービスと比べてほぼ半額(税込110円)と、コストパフォーマンスに優れた電子契約サービスです。350万社以上に導入されており、累計送信件数は2,000万件を超える実績があります。

また、サポート体制も充実している点が特徴で、平日10時〜18時の間はいつでも電話・メール・チャットでサポートが受けられ、疑問点はすぐに解決できます。​導入支援​も実施していて、電子契約サービスの​浸透・定着​をサポートしてもらえます。

費用対効果の高い電子契約サービスを導入しよう

電子契約システムを導入するメリットは、コストカットや契約に関する業務の効率化を図れる点にあります。また、契約内容の確認から締結までをすべてクラウド上で完結できるため、契約締結にかかる期間を一気に短縮することも可能です。

契約業務は、電子化することでさまざまなメリットが得られる事務業務のひとつです。本記事で紹介した内容を参考にして、自社に合った電子契約サービスの導入を検討してみてください。

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