【無料プラン・トライアルあり】おすすめのメール共有システム｜注意点や選び方

メール共有とは？

メール共有とは、1つのメールアドレスを複数人で共有し、業務上のメールを一元的に管理できるシステムです。

メールを共有しない状態では、誰がどのメールに対応しているのか把握しづらくなり、二重で対応したり、対応が漏れたりするといったミスが起こりやすくなります。また、複数人で対応すると回答にばらつきが出るなど、対応品質が低下する恐れもあります。

メール共有システムを活用すれば、チームメンバー全員が特定のアドレスに届いたメールを確認したり返信したりすることができるため、対応漏れや重複対応を防止できます。担当者不在時や、迅速な対応が求められる場面で非常に役立つといえるでしょう。

メール共有は、サポートチームや営業チームで多く使用されています。

メール共有の仕組み

メール共有では、複数のメンバーが1つの共有メールアドレスにアクセスして、メールの送受信を行います。

共有メールアドレスに届いたメールは、受信設定をしたすべてのメンバー・メーラーで受信されます。共有メールボックスに保存されたメールは、それぞれの端末から確認でき、各端末から共有アドレスを使用して返信することも可能です。

また、誰がどのメールに対応したかを記録する機能もあり、業務の透明性をより高められるでしょう。

無料でメール共有を利用する方法

メール共有を無料で利用する方法については、さまざまなツールやサービスが存在します。以下で具体的な方法や注意点について詳しくご紹介します。。

メーリングリストを活用する

メーリングリストとは、特定のメールアドレスに送信されたメールを、あらかじめ登録された複数のメンバーへ一斉に配信する仕組みです。メーリングリストを活用すれば、全員が同じ情報をリアルタイムで共有できるため、送信者の手間が省かれ業務の効率が向上します。

ただし、返信も全員に届くため、情報の過多や不要なやりとりが発生することがあります。また、メーリングリスト経由で届いたメールに返信する場合は、自分のメールアドレスから返信しなければならないことにも注意が必要です。

送信者にとっては便利な機能ではあるものの、返信する際は対応漏れが生じる可能性があることに留意しましょう。

GmailやOutlookなどのクラウドサービスを活用する

GmailやOutlookなどのクラウドサービスを活用すれば、メールの共有が簡単に行えます。これらは、インターネットを通じてメールを管理し、複数のデバイスや場所からアクセスできるメールサービスです。

GmailやOutlookなどではクラウド上にデータが保存されるため、チーム内でリアルタイムにメールのやり取りや確認ができます。さらに、無料で提供されている基本機能も多く、コストを抑えながら運用できる点も大きなメリットです。

ただし、運用の手間がかかることに注意が必要です。例えば「共同トレイ」を利用する際は、振り分ける担当者が、受信したメールごとに対応者のメールアドレスを指定して振り分ける作業を要します。

また、サービスによっては制限されることがあることにも注意しましょう。例えば、Gmailは1人のユーザーによる使用を想定して設計されているため、複数のユーザーが同じGmailのアカウントで頻繁にアクセスすると、不正利用防止機能が働き、アカウントが一時的にロックされてしまうことがあります。

無料で利用できるメール共有システムを活用する

無料で利用できるメール共有システムは、1つのメールアドレスを複数のメンバーで共有し、業務の効率化を図るために設計されたシステムです。メール共有システムを活用すれば、チーム内でのメールの確認や対応がスムーズに行えます。主な活用シーン例は以下のとおりです。

• カスタマーサポート
• ECサイトの運営
• 営業
• 在宅ワーク

メール共有システムはこれらのシーンにおいて、迅速かつ円滑なコミュニケーションが求められる場合に非常に有効です。

無料で利用できるメール共有システムの選び方

無料で利用できるメール共有システムを選ぶ際は、使いやすさや機能、サポート体制をチェックすることが重要です。以下で、具体的な選び方について詳しく解説します。

無料で使える期間・機能を確認する

無料で利用できるメール共有システムを選ぶ際は、まず無料プランで使える期間や機能、対応可能なユーザー数を確認することが大切です。

多くのメール共有システムは、一定期間のみ無料で使えるトライアル版や機能が制限された無料プランを提供しています。これらを活用し使用感を確かめることで、自社に合ったシステムを選べるでしょう。

自社の業務内容に合った機能が備わっているかを確認し、長期的に利用可能かどうかを見極めることが、適切な選択につながります。

サポート体制・セキュリティレベルを確認する

サポート体制とセキュリティレベルの確認も重要です。無料プランでも、万が一のトラブルに対応できるサポートが充実しているか、適切なサポート手段が提供されているか、よく確認しましょう。

また、メールのやり取りには機密情報が含まれることが多いため、セキュリティレベルの高さも見逃せないポイントです。情報漏洩のリスクを避けるためにも、セキュリティの基準をしっかりと確認してください。

使いやすさ・利便性を確認する

使いやすさと利便性もしっかり確認しましょう。特に確かめておきたいポイントは、メールの送受信がスムーズに行えるか、操作が直感的で簡単かどうかです。

業務で頻繁に使うツールだからこそ、複雑な操作が必要なく、誰でもすぐに使いこなせるシステムであることが理想です。また、スマホやタブレットからのアクセスの良さも考慮し、外出先でも問題なく使える利便性があるかも確認しましょう。

【無料プラン・トライアルあり】おすすめメール共有システム

ここからは、無料プランやトライアルが利用できるおすすめのメール共有システムを7つ紹介します。

メールディーラー

メールディーラーは、企業向けのメール共有システムとして多くのビジネスパーソンに支持されています。特に、カスタマーサポートや営業チームでの活用に向いており、対応状況を可視化する機能も充実しています。

Re:lation

Re:lationは、特に多機能で使いやすいことで評価されているシステムで、複数のメールアドレスを一元管理し、担当者ごとのメール対応状況を簡単に把握できるのが特徴です。また、ほかのツールとの連携機能も豊富で、業務の効率化も図れます。

Zoho Desk

Zoho Deskは、カスタマーサポート向けに最適化されたメール共有システムです。シンプルなインターフェースで、サポート業務を効率的に進めることができます。さらに、AIによる自動化機能も搭載されており、ルーティン作業を自動化することで、業務負担の軽減が可能です。

Mail wize

Mail wizeは、シンプルで直感的な操作性が特徴のメール共有システムです。チームでメール対応を行う際、担当者ごとの進捗管理が容易にでき、返信の漏れを防ぐ機能が充実しています。また、導入コストを抑えながらも効率的な業務運営をサポートする点も魅力です。

mi-Mail

mi-Mailは、使いやすさと機能性を兼ね備えたメール共有システムです。シンプルな操作性とカスタマイズ性が高く、企業のニーズに合わせた運用が可能で、サポート業務や営業での活用に最適です。

Grp Mail

Grp Mailは、手軽に導入できるメール共有システムとして多くの企業に利用されています。特に中小企業やスタートアップ企業での導入が進んでおり、コストを抑えながら効率的にメール管理を行えます。

WEBCAS mailcenter

WEBCAS mailcenterは、高機能なメール共有システムで、大規模な企業やチームでもスムーズに運用できる点が特徴です。メールの一元管理はもちろん、対応履歴の追跡や自動振り分け機能など、業務の効率化を強力にサポート。特に、顧客対応やサポート部門での利用に優れています。

メール共有システムを利用するメリット

メール共有システムを利用することで、業務効率や情報共有のスピードが向上します。最後に、メール共有システムの具体的なメリットについて詳しく解説します。

メール対応業務の負担を軽減できる

メール共有システムを活用すると、1つのメールアドレスを複数人で管理できるため、業務の効率が大幅に向上します。担当者一人ひとりが個別に対応する必要がなくなり、負担を分散させることが可能です。

また、誰がどのメールに対応しているかをリアルタイムで確認できるため、業務の重複を防ぎ、かつ迅速な対応ができるようになります。特に、対応件数が多い業務においては、大きなメリットを得られるでしょう。

業務に関する情報・知識を共有できる

メール共有システムを使うことで、過去のやり取りがチーム全員で確認できるため、業務の属人化を防ぐことができます。誰かが不在でも、ほかのメンバーが対応できるため、業務が滞ることがありません。

また、対応方法や業務に関する知識をメンバー内で共有できるため、チーム全体の生産性も向上します。テレワーク環境でも同じ情報を共有でき、場所にかかわらずスムーズに業務を進められることも大きなメリットです。

適切なメール管理ができる

メール共有システムを導入することで、重複対応や対応漏れを防ぐことができ、品質を保ったメール管理が実現します。各担当者がどのメールに対応したかリアルタイムで確認できるため、無駄な作業も減るでしょう。

さらに、迅速で正確な対応が行えるため、ユーザー満足度の向上にもつながります。特に、カスタマーサポートなどの業務では、こうした適切なメール管理が顧客との信頼関係を強化し、企業の評価を高める要因となります。

無料のメール共有システムを導入する際の注意点

無料のメール共有システムを導入する際は、機能やユーザー数に制限がある点に注意が必要です。多くの無料プランでは、利用できる機能が限定されており、チーム全員が満足して利用できるとは限りません。

また、多くのシステムが登録可能なユーザー数の上限数を5名前後としており、規模の大きいチームでは十分に活用できない可能性があります。さらに、送信権限をもつユーザー数にも上限を設けている場合もあり、全員が返信できるとは限らないことに留意が必要です。

導入前に、自社のニーズに合った機能や人数に対応しているか、しっかりと確認しましょう。

無料メール共有システムでメール対応を効率化しよう

無料のメール共有システムを活用すれば、チーム全体で効率的にメール対応を行うことができます。複数の担当者がリアルタイムでメールを管理し、重複対応や対応漏れを防ぐことで、業務の質を向上させることができるでしょう。

特に、コストを抑えつつ迅速な対応が求められる企業にとって、無料のメール共有システムは非常に有効なツールであり、対応件数の多いカスタマーサポートや営業チームにも大いに役立ちます。

ただし、導入前には機能やユーザー数の制限を確認することが大切です。本記事を参考に、自社に合ったメール共有システムを選び、業務の効率化を図りましょう。