【2024年最新】おすすめの備品管理システム9選比較！選び方や機能・メリットを紹介

備品管理システムとは？

備品管理システムとは、バーコード・QRコード・タグなどを利用して、主に備品に分類されるオフィス家具やOA機器、社用車などの車両運搬具といった社内資産を管理するシステムのことです。どこに、何が、どれだけ、いつからあるのかといった情報をリアルタイム、かつ、一元的に把握できることから、備品管理や棚卸作業が効率化できます。

さらに備品管理システムでは、備品の貸出・返却状況の管理も行えることから、備品を紛失してしまったり、私物化されてしまうなどのリスク低減にも役立つのです。

システムの代表的な種類

備品管理システムには、主に以下の3種類があります。

• QR/バーコード対応型
• RFID対応型
• 業界業種特化型

それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

QR/バーコード対応型

QR/バーコード対応型は、発行したQRコードやバーコードラベルを備品に貼り、それらを端末で読み取って管理するシステムです。

比較的、コストを抑えた導入が可能であり、読み取りにはスマートフォンを活用できる製品も多いため、専用端末を用意する必要がないのもメリットといえるでしょう。ただし、管理には、一つ一つの備品にラベルを貼り、読み取る必要があるため、備品数が膨大である場合には、相応の手間がかかる点に注意が必要です。

RFID対応型

RFID対応型は、登録されたID情報を記録したICチップから非接触で情報を識別し、備品の管理ができるシステムです。物流における商品検品や在庫管理などにも使用されている仕組みは、遠隔操作にて複数のID情報を一括で読み取れるため、大量の備品情報を手間なく取得することが可能です。

また、出入り口にシステムを設置して、ゲートの通過情報から自動的に情報を読み取ることもできるため、作業が効率化されるだけでなく、手作業による負担そのものを大幅に削減できるでしょう。

業界業種特化型

業界業種特化型は、特定の業界で使用されることを想定して開発されたシステムです。一例として、医療業界では、医療機器の管理および定期的な棚卸しのほか、使用期限や使用履歴、欠品情報など厳密な管理が求められる物品の管理もしなければならないため、このような管理が包括して行える特化型のシステムが提供されています。

業界業種特化型は、ほかにも学校備品管理の特化型、工場などの生産現場における備品管理特化型など多種多様な製品があります。

備品管理システムの主な機能

備品管理システムには、一般的に以下の機能が標準搭載されています。

• 管理台帳の作成
• 貸出管理
• 入出庫・在庫管理
• 点検・廃棄管理

備品管理台帳の作成、備品の貸出・返却状況の管理機能のほか、在庫数を自動で算出し、在庫が一定量以下になったら、アラート通知される、あるいは、自動発注する在庫管理機能を兼ね備えているシステムも多いでしょう。

備品の中には、定期的に点検作業を行わなければならない設備や機械もあります。点検・廃棄管理では、定期点検の日程や過去の点検状況、廃棄のタイミングを登録できるので、点検作業をスムーズに進められるでしょう。

導入する備品管理システムの選び方

備品管理システムを選ぶ際はどのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。ここでは、備品管理システムの選び方について解説します。

自社に適した提供形態のシステムを選ぶ

備品管理システムは、自社に適した提供形態のシステムを選ぶようにしましょう。備品管理システムにはQR/バーコード対応型・RFID対応型・業界業種特化型の3つがあり、業態や管理したい備品の量や種類によって適したタイプは異なります。

また、導入形態にもクラウド型・インストール型があるので、使用環境や使用人数などから自社に合った製品を選んでください。

課題を解決できる機能を備えたシステムを選ぶ

備品管理システムを導入する際は、自社の課題を解決できるシステムを選ぶことが大切です。したがって、システム選定前の準備として自社の課題を明確にしておく必要があります。

設備の点検時期を一元的かつ正確に管理したい、会社の資産である備品の管理体制を適正化して内部統制を強化したいなど課題はさまざまでしょう。まずは目的を明確にし、必要な機能を比較していきます。また、既存システムとの連携が可能なシステムなら、導入もスムーズに進められます。

充実したサポート内容のシステムを選ぶ

備品管理システムを選ぶ際は、サポート内容の確認も忘れないようにしましょう。導入時だけではなく、導入後の運用サポートも行っているシステムなら安心して使用できます。

問い合わせにスムーズに対応してくれるか、導入後の不具合やトラブル発生時は、訪問・電話対応・メール対応など、どのような対応方法があるのかなど、サポート体制もチェックしましょう。

おすすめの備品管理システム9選を比較

ここからは、おすすめの備品管理システムを紹介します。

1.Convi.BASE

Convi.BASEは物品管理業務を効率化できる備品管理システムです。台帳機能で備品をデータで管理でき、スマートフォンからデータの参照・更新もできます。

バーコードや2次元コードなどの管理コードが付いたラベルの発行が可能で、レイアウトの設定も自由です。さらに、データを取り込んで情報のメンテナンスを行うこともできます。

2.Assetment Neo

Assetment Neoはクラウド型の備品管理システムです。固定資産の棚卸やデモ機の貸出管理、リース品の費用管理など、細かい業務に特化した機能が充実しています。

バーコードやQRコード、RFIDによる物品管理が可能なため、社内資産の管理業務の効率化が可能です。また、各資産の台帳をベースに一元管理できるので、情報が集約されるのもポイントです。

3.学校用備品管理

学校用備品管理は学校備品の管理に特化した備品管理システムです。分かりやすい操作画面で、システムの操作が苦手な方でも簡単に使用できます。

備品登録後はバーコード付きのラベルが印刷できるため、管理業務の効率化が可能です。さらに、印刷してそのまま提出できるフォーマットを採用した理振表の作成もできます。

4.物品管理システム

物品管理システムはビーコン・RFID・バーコード・QRコードなどの豊富なアタッチメントが使用できる備品管理システムです。物品情報の登録は画面の指示に従うだけで簡単にできます。

スケジュール管理機能やメール通知機能などにより、点検の必要な物品の管理漏れも防げるでしょう。さらに、自社の業態に合わせたアドオン開発にも対応しています。

5.タグ衛門

タグ衛門はRFID型の備品管理システムです。ゲート機器を使うタグ衛門 Gateと、

ハンディリーダーを使用するタグ衛門 Handyの2種類が展開されています。どちらを導入した場合でも、共通機能を搭載したタグ衛門Coreも併せて導入されます。

備品台帳出力機能により、物品のマスターデータから備品台帳の出力が可能です。また、通過履歴、棚卸履歴、持出・返却履歴などの各種履歴も確認できます。

6.OPTiM Asset

OPTiM AssetはQRコード型の備品管理システムです。直感的に操作できるUIで、棚卸業務を簡単に進められるでしょう。また、専用のスマートフォンアプリも提供しており、QRコードを読み取るだけで棚卸が完了します。

かんたんセットアップ機能により、既存の管理台帳をインポートするだけで利用可能です。新たに管理台帳を作成する必要がないため、すぐに使い始められます。

7.MONISTOR

MONISTORは情報機器・オフィス用品・文書・記録メディア・備品・機材・リース品など幅広い物品を管理できる備品管理システムです。RFIDとバーコードでの運用ができます。

ハンディーターミナルの他にタブレットの使用も可能なため、自社に合った運用で簡単に管理可能です。さらに、業種や利用シーンを絞ったパッケージである「forシリーズ」もラインナップされています。

8.Circurental

Circurentalはバックオフィス業務を効率化できる備品管理システムです。シンプルで簡単な操作性で扱いやすく、スムーズに業務を進められます。

カテゴリごとに入力項目のテンプレートを作成できるので、登録作業を効率化できるのもポイントです。さらに、AIによる予測・検知を利用したリマインド機能により、在庫切れを起こす前に通知します。

9.Colorkrew Biz

Colorkrew BizはQRコードを活用し、ビジネスにおけるさまざまな業務を効率化できるシステムです。備品管理アプリも搭載されており、QRコードを読み取るだけでスムーズに物品の管理ができます。

各備品は画像登録が可能なため、識別しやすいのが特徴です。さらに、備品管理表や各備品に付けるQRコードの印刷もできます。

備品管理システムの導入で得られるメリット

備品管理システム導入は、業務の効率化などを実現するものですが、もちろんコストも発生するため、費用対効果を見極めた上で、検討しなければなりません。ここからは、そのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

管理業務および関連する業務の効率化

備品管理システムを導入することで、管理業務やそれに付随した業務の処理スピードの向上が期待できるでしょう。備品管理、貸出・返却管理、棚卸業務などにかかる手間を大幅に削減できるため、業務をスムーズに進められます。

また、管理台帳のデジタル化は、情報の共有性が高まることから、ヒューマンエラーの早期検出にも役立つでしょう。正確な備品管理を行うことで、ミスやトラブル対応などのイレギュラーな業務の発生も低減でき、業務の効率化や生産性の向上につながります。

管理不備による無駄なコストを防げる

備品管理システムを導入することで、備品の稼働状況や状態を正確に把握できるようになります。よって、過剰な備品を抱えることなく無駄なコストの発生を削減できるでしょう。

また、定期点検が必要な備品の場合、点検の時期をシステムが通知するため、メンテナンスや更新忘れによるリスクの発生も防げます。

備品の盗難や私物化を早期発見しやすい

備品管理システムによって、「誰が」「いつ」といった使用状況も一元的に可視化されるため、備品の私物化や盗難といったリスク軽減にも役立ちます。

特に、RFID対応型の出入り口の通過情報を活用した備品管理では、許可のない備品の持ち出しを防ぎ盗難や紛失も早期に発見しやすくなるでしょう。また、システムの導入を組織内で通知することで抑止力も働きます。

備品管理の属人化を解消できる

備品管理システムの一元性や共有性、データの可視化は、担当者や担当部署以外でも備品データが閲覧しやすくなるため、管理業務の属人化や、業務の不透明性を解消します。

その結果、管理担当者の負担が大幅に軽減されるだけでなく、不正防止といった効果も得られるでしょう。

備品管理システムを導入する際の注意点

業務効率化、不正防止など、多くのメリットを生む備品管理システムの導入ですが、いくつかの注意すべきポイントもあります。

目的を明確にしてスモールスタートで導入する

備品管理システムを導入する際は、管理する備品を明確にしましょう。

導入時から会社にあるすべての備品管理を対象にしてしまうと、導入時に大きな負担がかかるだけでなく、必要なルール策定が間に合わずに混乱を招く可能性があります。

システムで管理する備品を絞ったスモールスタートにし、運用に慣れてきたら徐々に対象備品を増やすのがおすすめです。

また、導入目的も明らかにしておく必要があります。例えば、社員の棚卸の際の負担を軽減する、社員による私物化や紛失を防ぐなどといった目的があげられるでしょう。目的を明確にすることで、自社に合った製品を選びやすくなります。

備品管理に対するルールを決める

備品管理システムを導入・運用するにあたっては、ルールの見直しや制定も重要です。

新たに設けたルールは、十分な周知期間をもって組織全体にアナウンスするようにしましょう。システムへの移行を先行させるのではなく、マニュアルを作成し、導入後の問い合わせ対応の負担を軽減する準備などもした上で、導入を進めるようにしてください。

事前に複数のシステムを比較する

備品管理システムの選定時は、必ず複数のシステムを比較し、可能であれば実際の操作性なども確認しましょう。自社に合わない製品、あるいは、自社では使いこなせないシステムを選んでしまうと運用が定着せず、導入コストが無駄になってしまいます。

事前に必要な機能や費用、管理したい物品に適応できるかなどの点から複数のシステムを比較し、自社に合った製品を選ぶようにしましょう。

備品管理の問題を解消するにはシステムの導入がおすすめ

備品管理や棚卸作業などを効率化させるには、備品管理システムの導入がおすすめです。備品状況をリアルタイムで把握できるため、過剰在庫や二重発注を減らし、業務負担を軽減します。

備品管理システムにはさまざまな種類があり、自社に合ったものを選ぶことが大切です。今回紹介した製品も参考に、備品管理システムを導入して備品管理を効率化させましょう。