経費精算とは？基本的なやり方や対象となる費用、効率化のポイントなどを解説！

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【基礎知識】経費精算とは？

経費精算とは、従業員が負担した費用を精算することです。しかし、どこからどこまでが経費になり、精算に何が必要なのかわかりにくいところもあります。

まずは、経費精算の基礎知識について確認していきましょう。

従業員が立て替えた金銭を払い戻すこと

経費精算とは、業務において従業員が負担した金銭を会社が払い戻すことです。例えば営業部の社員が得意先を訪問したとしましょう。その際に、発生した交通費や出張宿泊費などは会社に申請することができます。

申請後は、経理部などが申請に誤りがないかを確認し、承認された金額を会社の経費として精算するのです。従業員へは、振込や手渡しで払い戻しされます。

3種類の「経費精算書」とは

従業員が経費精算を申請する際は「経費精算書」を作成し、領収書などを添付して提出するのが一般的です。経費精算書は主に3種類あり、目的によって使い分けます。

仮払経費申請書

仮払いとは、正確な金額が決まっていない段階で、事前に概算として出した経費の金額を従業員に渡しておくことです。

主に出張にともなう宿泊費や交通費など、費用が高額になることが見込まれる場合に利用されます。立替による従業員の金銭的負担を軽減することが目的です。

仮払経費精算書

仮払いした経費の余剰分や不足分を精算するための書類です。宿泊したホテルや飛行機代など、実際にかかった費用の領収書などと一緒に提出します。

出張旅費精算書

出張の際や社員旅行などで発生した費用を精算するための書類です。発生費用の項目や目的、金額などを記載したうえで、領収書と共に提出します。

会社ごとに規定が異なりますが、上司へ出張旅費精算書を提出し、承認を得たのちに経理部門で処理される流れが一般的です。

経費と費用の違い

費用とは、企業活動において利用したお金のことです。具体的には、人件費やオフィスの備品購入費はもちろん、税金など事業とは直接関係のない支出も費用となります。

一方経費は、事業のために支払った費用のことです。売上に結び付く費用のことを指すため、プライベートな会食費や、私的利用を目的とした物品の購入費用は経費として認められません。

経費の対象となる費用

経費の対象となる費用には、どのようなものがあるのでしょうか。仕訳の際に使う勘定科目には、20種類以上もの科目が存在します。

ここでは、利用されることの多い9項目を解説していきます。

交通費

業務に必要な交通費は経費として計上することができます。取引先企業へ向かう際などの移動にかかる電車・バス・タクシーなどの交通費が対象です。

出張費

出張の際の新幹線や飛行機などの移動費用、ホテルの宿泊代などが対象です。

消耗品費

消耗品費は、文房具や印刷機、ノートパソコンなど事業に必要な物品の購入費のことです。ただし、10万円未満のものか、使用可能期間が1年未満のものに限られます。

接待費

飲食をともなう会合にかかる費用や、取引先を接待した際のお茶菓子代、イベントへの招待費用などは接待費として計上可能です。接待費は公私混同されやすいことから、税務署から厳しくチェックが入る科目といわれています。

接待費を申請するには、日時や人数、目的が明らかでなくてはなりません。また、それぞれの企業で上限金額や対象費用が設定されていることが多いため、申請の際には注意が必要です。

通信費

通信費には、インターネットのプロバイダ使用料や電話料金、切手代や郵便料金などが該当します。ただし、自社製品を郵送する際に発生する配送料や梱包費に関しては「荷造運賃」として会計処理されるのが一般的です。

福利厚生費

給与や賞与以外に会社が従業員へ与えたサービスやサポートを福利厚生と呼びます。福利厚生費に該当するのは、教育訓練費用や健康診断費、忘年会の費用などです。

福利厚生費には、社会保険料の会社負担分のように法律で定められているものと、企業が独自に定めているものが存在します。

広告宣伝費

広告宣伝費は、新聞やテレビなど各メディアへの広告代や、チラシの作成費用などが対象です。また、名刺や販促物の作成費用も広告宣伝費に含まれます。

水道光熱費

会社経営において使用される水道代・電気代・ガス代などの経費を水道光熱費と呼びます。

保険料

従業員の厚生年金や健康保険料など、会社で負担する分の保険費用は保険料として計上できます。

【担当別】経費精算の基本的なやり方・流れ

ここでは、経費精算の基本的なやり方を見ていきましょう。

①経費の立替（従業員）

出張や業務に必要な物品購入にかかった費用など、従業員の所持金から立て替えて支払います。

②支払い先から領収書の受領（従業員）

費用を立て替えた従業員は、支払先から領収書を受け取ります。これは、いつ・どこで・何に使ったかを証明するために必要です。

③社内ルールに基づく経費精算書の作成・提出（従業員）

従業員が費用を立て替えた際は、社内ルールに基づき経費精算書を作成して提出します。社内ルールは企業によって異なりますが、多くの企業では申請期限が定められているため、なるべく早めに提出するようにしましょう。

④経費精算書・領収書のチェック・承認（上長・経理担当者）

経費精算の承認は、申請者の上長にあたる上司が行うのが一般的です。従業員から提出された経費精算書の内容に問題がなければ承認し、経理担当者に提出します。

経理担当者は、経費精算書と領収書を確認して承認を行います。

⑤経費の払い戻し、記録（経理担当者）

経理担当者は、経費申請書類や領収書をもとに仕訳を行います。最終承認が終われば、費用を立て替えた従業員に払い戻しされます。

経費精算における企業の課題

ミスやトラブルが起こりやすい経費精算は、課題の多い業務といえます。ここでは、経費精算に関する主な課題について解説していきます。

申請・承認時に人的ミスが起こりやすい

申請書に記載した金額や日付が間違っているケースは珍しくありません。経費精算書に不備があれば従業員へ差し戻されるため、経理部門の負担が大きくなります。

また、経理部門での承認時においてもミスが発生することがあります。経理部門のミスは、誤った金額の払い戻しや経費の計上ミスに直結するため、企業として対策を講じておきたい課題のひとつです。

承認作業が遅滞するおそれがある

経費精算では、月末を締め切りに設定しているのが一般的です。その場合、月末に申請書がまとめて経理部に提出されます。一度に大量の申請書を処理する必要があることから、経理部門への負担となり、場合によっては承認作業が遅れることもあるでしょう。

承認作業が遅滞すると、その月に発生した経費が正確に把握できないため、経営にも影響が出る可能性があります。また、立て替えた費用が精算されないことから、従業員の不満につながるリスクも懸念されます。

申請書・領収書の管理が煩雑になる

経費精算では領収書と経費精算書などを紙ベースで手続きすることが多く、書類の管理が煩雑になりがちです。保管スペースが足りなかったり、紛失のおそれがあったりと、多くの課題があります。

また、申請をさかのぼって確認する必要があるときも、保管している書類の中から探さなくてはならないため、担当者の負担が大きくなります。

申請の不備・不正が発生するリスクがある

記入漏れや領収書の添付忘れなど申請時の不備があれば、従業員に差し戻しを行わなくてはなりません。これにより経理担当者・従業員ともに余計な業務が増えることになるため、経費精算の申請ルールを周知することも大切です。

また、経費精算では不正が発生するリスクもあります。具体的には、領収書に数字を書き足して水増し申請したり、プライベートでの飲食代を接待交際費として申請するといったことが考えられます。このような従業員の故意による不正については、チェック体制を見直すことで防ぐことができるでしょう。

【課題別】経費精算を効率化する方法とは

経費精算の業務効率化は、会社のコスト削減に大きく関わります。ここでは、経費精算を効率化する方法を課題別に見ていきましょう。

【申請・チェックの効率化】経費精算システムを導入する

申請やチェックの効率化に課題を抱えている場合は、経費精算システムを導入するのがおすすめです。システムを利用することで紙での書類作成や手作業での処理が不要となり、経費精算を自動化することができます。

また、自社の経費の利用状況が可視化されるため、支出の適正化にも役立つでしょう。

▷【最新】おすすめ経費精算システム21選！特徴・機能・費用を徹底比較！

▷【中小企業向け】おすすめの経費精算システム13選比較！選び方や導入の重要性も解説

【承認作業の迅速化】ワークフローを自動化する

承認作業を迅速化したい場合は、ワークフローを自動化しましょう。経費精算向けのワークフローシステムを導入することで、承認までの一連のフローにおける手間や時間のロスを解消できます。

スマートフォンなどのデバイスからも申請できるため、申請忘れを防ぐ効果も期待できます。また、督促機能を活用すれば、管理者の承認漏れや遅延の防止が可能です。

さらに、会計システムと連携すれば領収書などの書類をデータで保存できるため、紛失リスクの軽減にもつながるでしょう。

▷経費精算業務を自動化！圧倒的に効率化するための6つの施策とは？

【入力ミスの削減】入力補助機能を活用する

入力ミスを減らしたい場合は、経費精算システムなどに搭載されている入力補助機能を活用するのがおすすめです。金額や日付など、経費精算に必要な情報を入力する際のミスを防ぐだけで、大きな効率化が図れます。

スマートフォンのカメラで領収書やレシートを読み込むことで、情報が自動入力される機能を搭載したサービスもあります。

【経理担当の負担軽減】法人カードを渡す

経理担当者の負担を軽減したいのであれば、従業員に法人カードを渡すのも有効な方法のひとつです。法人カードを利用したものに関しては、カード会社から毎月発行される「カード利用明細書」で確認でき、誰が・いつ・何のために・どこで・いくら利用したのかを容易に把握できます。

会計ソフトと連携することでカードの明細内容を取り込めるため、経理部の確認業務や入力業務の効率化が期待できるでしょう。

【交通費精算業務の簡易化】ICカードを活用する

交通費精算業務を簡易化するには、ICカードを活用しましょう。近年、電車やバスなどの公共交通機関では、ICカードを利用するのが一般的になりました。ICカードの履歴を読み取れるシステムを利用することで、交通費の精算業務が簡単に行えるようになります。

会社の端末に従業員のICカード情報を記録しておけば、ICカードをタッチするだけで、金額や利用した日時などの情報を読み取り可能です。業務の効率化だけでなく、不正防止にも役立ちます。

▷Suica・PASMO(交通系ICカード)の交通費精算方法！システム連携で効率化！

【不正・不備の防止】経費精算のルールを明確化する

経費精算における不正や不備を防止するには、経費精算のルールを明確化することが欠かせません。曖昧なルールで手続きするのが習慣化してしまうと、チェックがいい加減になり、不正を見落す可能性が高まります。

また、具体的な経費精算のルールを策定して従業員に周知することで、必要書類の添付忘れなどの不備を防止することにもつながり、経費精算の手続きが効率化されます。

▷経費精算の不正防止に効果的な5つの対策｜不正事例や検知方法

経費精算システムでできること

経費精算システムには、経費精算業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。ここでは、経費精算システムでできることについて詳しく見ていきましょう。

経費の申請・承認の電子化

経費精算システムでは、これまでアナログで行っていた申請・承認作業をすべてデータ化することが可能です。

スマホに対応しているものや、経費の種類ごとの条件に応じて社内申請フローを自動分岐できるものなどもあるため、申請・承認作業がスムーズに行えるようになるでしょう。

会計ソフト・給与計算システムとの連携

経費精算で処理した経費は、経理担当者が仕訳し、会計ソフトに入力する必要があります。会計ソフトと連携が可能な経費精算システムであれば、自動的にデータが連携されるため、業務効率化や入力ミスの防止が期待できるでしょう。

また、給与の振込時に経費を払い戻している場合は、給与計算システムと連携できるものが便利です。個別に手続きする必要がないため、支払い漏れの防止にもつながります。

経費精算システムを導入するメリット・デメリットは？

最後に、経費精算システムを導入するメリット・デメリットについて確認しておきましょう。

メリット

経費精算システムを導入することで、経費入力が楽に行えるようになります。OCR機能を利用した領収書のデータ化やICカードとの連携によって、申請者は経費申請書を記入する必要がなくなり、従業員の負担を大幅に軽減することが可能です。

また、従業員側が選ぶ経費の項目と勘定科目の紐づけを行うことができ、申請時点で自動仕訳が可能になります。経費精算業務を電子化することで、申請者・承認者双方の手間が軽減されるほか、ミスや不正を防げる点も大きなメリットと言えるでしょう。

デメリット

経費精算システムのデメリットとして、導入や運用にコストがかかることが挙げられます。オンプレミス型とクラウド型のどちらかを選ぶかによっても費用は異なりますが、自社の経費精算に関する業務負担を把握し、費用対効果を見極めることが重要です。

経費精算システムを効果的に活用するためには、事前に従業員に周知したり、ルールやマニュアルを整備することも欠かせません。また既存の運用方法を見直す手間も発生するため、計画的に導入を進める必要があります。

最適な方法で経費精算を効率化することが重要

経費精算は、企業活動に欠かせない業務のひとつです。しかし、人為的ミスや不正のリスクなど課題も多く見受けられます。また、紙ベースで対応している企業においては、経理部門への負担が懸念されます。経費精算の課題の解決・業務効率化のためには、経費精算システムの導入がおすすめです。自社に合ったシステムを取り入れて、経費精算の効率化を実現していきましょう。