中小企業におすすめの人事管理システム6選！導入の必要性や目的も解説

人事管理システムのサービス一覧

• 人事データを一元管理でペーパーレス化を実現
• システム上で情報収集ができ入社処理がラクに
• 人事データ活用で中長期的な人材を育成

• 人事評価データをWeb上で一元管理
• 評価の公平性で従業員満足度アップ
• 履歴をWebに蓄積して評価面談を効率化

• スキルや特徴を可視化・分析、データに基づく人材抜擢・配置を実現
• 評価シートの作成から集計まで煩雑な業務をワンストップで効率化
• 「使いこなせない…」の心配はご無用！充実したサポート体制

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中小企業が抱える人事管理の課題

中小企業は、人事管理において人事データの管理や複雑な雇用形態への対応ができないことなど、さまざまな課題を抱えています。ここからは、中小企業が抱える人事管理の4つの課題を見ていきましょう。

人手不足によって業務が属人化している

中小企業では、人手不足により限られた人員で人事管理を行っているケースが一般的です。これにより、常に特定の担当者が人事管理を行うことになり、業務が属人化している場合があります。

業務が属人化すると、担当者が不在の場合や休職・離職などをした際に業務が滞ってしまうため注意が必要です。

人材育成にコスト・時間を割けない

中小企業は予算や従業員数が限られている場合が多く、人材育成にコスト・時間を割けないことがあります。

このような状況では、教育を行うための資金と、新たな人材を教育するための従業員のリソースが足りない影響で十分な教育が行えず、離職率が高まることも考えられます。

また、従業員のスキルや能力の把握も難しくなり、公正な人事評価が行えない恐れもあるでしょう。公正な人事評価が行えなければ、従業員のモチベーション低下や離職率の増加につながります。

雇用形態が複雑化している

近年では、多様な働き方が増えている影響で雇用形態も複雑化しています。

正社員や契約社員、派遣社員やアルバイト・パートなどさまざまな働き方があり、雇用形態ごとに給与計算の方法や勤怠の管理方法が異なります。これにより、人事管理に関する業務も複雑になるため従業員の負担も増えているのが現状です。

人事データの管理ができていない

中小企業では、人事データの管理が行き届いていないケースが多く見受けられます。

例えば、従業員の個人情報や研修・教育の履歴、​​年次有給休暇の残数などのデータが複数のファイルに分散されており、一元管理ができていないことがあります。データが分散していれば、最新のデータを参照することが難しくなり業務が滞る場合もあるでしょう。

特にExcelなどを使って手作業で人事データを管理している場合は、入力ミスが発生する恐れもあるため注意しなければなりません。

▷人事管理でよくある課題とは？問題点の洗い出しや解決策を解説！

人事管理システムに搭載されている基本機能

人事管理システムには、人事管理業務を効率化するための豊富な機能が備わっています。多くのシステムに搭載されている基本機能は、以下のとおりです。

中小企業が人事管理システムを導入するメリット

中小企業が人事管理システムを導入することで、人事管理業務の効率化やペーパーレス化の促進など、さまざまなメリットが得られます。ここからは、具体的なメリットを5つ紹介します。

人事管理業務の効率化

人事管理システムを導入すれば、人事管理業務を大幅に効率化できます。

人事管理では、従業員情報の管理や勤怠管理、入退社の手続きなど複数の業務が発生します。従来のようにすべて手作業で行っていると時間や手間がかかり、従業員の負担も増えてしまう点が課題でした。

しかし、人事管理システムを導入すればさまざまな人事管理業務が自動化されるため、大幅な業務効率化が実現します。自動化できることから、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しづらくなるでしょう。

▷人事管理業務を効率化する方法！確認すべき項目や役立つシステムとは？

ペーパーレス化の促進

勤怠管理や労務管理の手続きを紙の書類で行う場合、承認者の状況によって承認が遅れ、管理業務そのものにも支障をきたす可能性があります。

さらに、書類の種類によっては物理的な移動も必要になり、受け渡しや書類の保管に時間と手間も取られてしまいます。

しかし、人事管理システムはオンライン上でさまざまな手続きが完結するため、紙の書類を用意する必要がなくペーパーレス化の促進が可能です。保管場所の確保も不要になり、保管コストも抑えられる点もメリットです。

公正な人事評価

人事評価機能を備えた人事管理システムを導入すれば、評価基準や評価プロセスを明確にして公正な人事評価が実現します。偏った評価やあいまいな評価を防ぎ、人事評価の透明性を確保できます。

また、評価シートの作成や回収、進捗管理機能などによって一部の業務を自動で行い効率化することも可能です。公正な人事評価が実現すると従業員からも納得が得られて、モチベーションの向上や離職率の低下などが期待できます。

従業員のモチベーションの向上

人事管理システムを活用すると、従業員の保有資格やスキル、評価などの情報を蓄積できます。蓄積した情報の分析によって、従業員ごとに最適な人材配置が行えるようになるため、モチベーションが向上する点がメリットです。

客観的に適切な判断ができるようになるため、従業員の希望も考慮した人材配置が実現します。システムによっては人材配置のシミュレーション機能も備わっており、人材配置の効率化も見込めます。

人事データの一元管理

人事管理システムを利用することで、幅広い人事データの一元管理が行えます。

システムを活用せず、従業員の基本情報やスキル、評価に関する情報などが複数のファイルに分けて管理されている場合、人事データを参照する時に手間と時間がかかります。

また、データを更新する際も一つひとつのファイルを開いて更新しなければならず、ヒューマンエラーが発生する確率も高くなるでしょう。

しかし、人事管理システムで人事データの一元管理が実現することで、データの参照や更新を効率的に行えるようになり、ヒューマンエラーのリスクも減らせる点が大きなメリットです。

▷人事管理システム導入のメリット・デメリットとは？わかりやすく解説！

中小企業における人事管理システムを選定する際のポイント

ここからは、中小企業における人事管理システムを選定する際のポイントを5つ紹介します。自社に最適なシステムの選び方がわからない方は、ぜひ参考にしてみてください。

導入目的に適した機能が搭載されているか

人事管理システムは、導入目的に適した機能が搭載されているものを選ぶことが大切です。導入目的に適した機能が搭載されていない場合、課題を解決できず導入が失敗する可能性があります。

例えば、人事評価を効率化したい場合は人事評価機能が搭載されたシステムを、給与計算を効率化したい場合は自社の雇用形態やシフトパターンに対応したシステムを選びましょう。必要な機能に優先順位をつけると、最適な人事管理システムを選びやすくなります。

自社の人事評価制度に適しているか

人事管理システムで人事評価を行いたい場合は、自社の人事評価制度に適しているかを確認しましょう。

現在の人事評価制度や評価シートをそのまま活用できるシステムであれば、自動化によって公正かつ効率的な人事評価が実現します。自社独自の評価基準を設けている場合は、評価項目をカスタマイズできるシステムを選ぶことがおすすめです。

導入〜運用におけるサポートが充実しているか

ITツールの操作に慣れていない場合や初めて人事評価システムを導入する場合は、サポート体制の充実度をチェックしましょう。

導入直後は操作方法や活用方法に関する不明点が発生しやすく、問題を迅速に解決できなければ業務が滞ってしまいます。電話やメール、チャットなど幅広いサポート方法を完備しているシステムであれば、状況に応じて迅速な対応が期待できます。

また、システムによっては導入前にヒアリングを実施して、適切な使い方や運用方法の提案を受けたり社内で導入の説明会を行ってもらえたりすることも可能です。このようにサポート体制が充実していれば、スムーズに導入と運用が行えます。

▷【最新】人事管理システムの平均費用はどれぐらい？料金相場を徹底解説

他のシステムと連携ができるか

他のシステムと連携ができるかという点も重要な選定ポイントです。

自社の既存システムと連携ができれば、業務が大幅に効率化されます。特に勤怠管理システムや給与計算システムなどと連携できれば、情報をスムーズに共有して業務効率化や生産性の向上が見込めます。結果的に人手不足の解消や人件費の削減にもつながるでしょう。

直感的に操作できるか

人事管理システムの操作性のよさも確認しましょう。直感的に操作できるシステムであれば、ITツールに慣れていない方でもすぐに活用して業務を効率化できます。

システムによっては、無料トライアルを提供しているところもあります。トライアル期間中は実際のシステムを操作できるため、操作性のよさを確かめてから本格的な導入が行える点がメリットです。

導入前に無料トライアルを活用して現場の従業員に操作してもらい、使いやすいかを確かめてみてください。

▷人事管理システムの選び方とは？目的別タイプや選定ポイントを解説

【中小企業向け】おすすめの人事管理システム6選

ここからは、中小企業におすすめの人事管理システムを6つ紹介します。特徴や料金を比較しながら、自社に合ったシステムを選んでみてください。

HRBrain

HRBrainは、3,000社以上に導入されている人事管理システムです。労務管理や人事評価、タレントマネジメントやパルスサーベイなど幅広い機能が備わっています。

労務管理機能を活用すれば、入退社の手続きや年末調整などの業務を効率化できます。紙の書類でやりとりする必要がなくシステム上で完結できるため、ペーパーレス化も実現可能です。

人事評価機能ではシートの配布、回収や集計のほか、評価基準やプロセスの見える化も行えます。評価シートやワークフローはカスタマイズできるため、自社の評価制度に合わせて運用できる点がメリットです。

ジンジャー人事労務

ジンジャー人事労務は、18,000社以上に導入されている人事管理システムです。人事管理や勤怠管理など、必要な機能に合わせて自由にカスタマイズできる点が大きな特徴です。

従業員情報を顔写真付きで管理できるため視覚的に分かりやすく、人材採用や人事異動の際にも役立ちます。従業員情報は1ページでまとめて確認でき、情報の参照にかかる時間や手間を削減可能です。さらにシンプルな画面構成で、システム操作が苦手という方でも使いやすいでしょう。

マネーフォワード クラウド人事管理

マネーフォワード クラウド人事管理は、労務手続きの効率化に特化した人事管理システムです。

システム上で従業員情報の提出や収集が行えるため、ペーパーレス化を実現でき、入退社や異動の手続きが効率化できる点がメリットです。

収集した従業員情報は企業独自の項目を設定して管理可能なほか、既存システムと連携してワンクリックで情報を共有することもできます。情報を転記したり漏れがないかを確認したりする必要もなくなり、業務が大幅に効率化されます。

SmartHR

SmartHRは、60,000社以上に利用されている人事労務ソフトです。人事・労務業務の効率化からタレントマネジメントまで幅広く行えます。

雇用契約や入退社の手続き、年末調整などはすべてペーパーレス化できます。これにより従業員の負担を減らし、書類の紛失などのミスもなくすことが可能です。

タレントパレット

タレントパレットは、人事労務や人事評価、人材育成・研修など幅広い機能をオールインワンで備えるシステムです。

シミュレーション機能も備わっており、人事異動を行う際もドラッグ&ドロップで簡単にシミュレーションが行えます。スキルや保有資格などを比較しながら、全体を俯瞰して調整が行える点がメリットです。

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、初期費用0円で従業員情報のすべてをクラウド上で管理できます。従業員情報の管理だけではなく、社会保険・労働保険の手続きもボタン1つで帳票作成から提出まで行える点が特徴です。

従業員情報の項目は自由にカスタマイズできるため、自社独自の仕様に変更することも可能です。タレントマネジメント機能も備えており、従業員のスキルや保有資格などを一元管理して人材育成にも活かせます。

中小企業で人事管理システムを導入する際の注意点

さまざまなメリットがある人事管理システムですが、一方で注意点もあります。ここからは、人事管理システムの導入時に注意したいポイントを2つ紹介します。

ランニングコストが発生する

人事管理システムの導入には、ランニングコストが発生します。中小企業は予算が限られている場合が多いため、費用対効果が高いシステムを導入することが大切です。

そのためにも、あらかじめ自社の課題や導入目的を明らかにして、課題解決につながるシステムを選ぶようにしましょう。また、システムによっては必要な機能を選べるタイプもあり、必要最低限の機能だけを選べばランニングコストを抑えられます。

一般的に高機能なシステムはコストも高くなる傾向があるため、自社に本当に必要な機能を見極めてシステムを選びましょう。

導入にあたり担当者への負担がかかる

特にこれまで人事管理にシステムを使っていなかった場合は、環境の整備が必要になったり操作を覚えたりする必要があるため、一時的に担当者への負担が大きくなります。

特にITツールの操作に慣れていない場合は、操作が難しく感じられて導入や運用がスムーズに進められない可能性があるでしょう。

そのため、担当者のスキルに合ったシステムを選ぶことが重要です。あらかじめ担当者の担当者のITリテラシーを確認して、必要に応じてサポートしながら導入を進めていきましょう。

自社に適した人事管理システムの導入を検討しよう

人事管理の業務効率化と精度向上を図り、社員の定職率をアップさせることは、中小企業の課題の1つです。人事管理システムを導入することで、人事管理にかかるコスト削減や適正な人材育成などの効果が期待できます。

選定時には、求めている機能や操作性、サポート体制の充実度などを確認する必要があります。人事環境を整備したいという方は、人事管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。