請求書の処理を自動化・効率化する方法｜メリットやサービスの選び方を解説

請求書発行システムのサービス一覧

• 請求書の回収・電子化・振込を全て自動化
• 月額0円！かかる費用は振込手数料のみ
• 改正電子帳簿保存法にも対応

• 帳票の個別作成や複数帳票の一括作成も自由自在に簡単作成！
• 帳票作成～保存まで、デジタルで一本化でき手間を軽減！
• 帳票に合わせ柔軟に項目やレイアウトのカスタマイズが可能！

• 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
• 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
• 郵送やメール送付が2ステップで完了

• 請求書電子化（郵送代行も可）によるコスト削減を実現
• 各種決済システムとの連携に対応し代金回収までをサポート
• 自動消込と催促メールにより、未回収リスクと業務負担を限りなく軽減し

請求書発行システムの
サービスを一括ダウンロード(無料)

請求書の処理においてよくある課題

請求書の処理を自動化する前に、どのような課題があるのかを把握しておくことが大切です。ここでは、請求書処理でよくある課題について解説します。

請求書の受領に関する課題

請求書の処理における課題のひとつに、受領に関する課題が挙げられます。

請求書の受取方法は郵送・メール・ダウンロードなど取引先によって異なり、受け取るタイミングもバラバラです。また、紙と電子では保管方法も異なります。このように統一されていない請求書を、担当者は一か所にまとめなければなりません。

また、請求書の処理を電子化している企業では、紙で受け取った請求書をスキャンしデータ化するという工程が加わり、担当者にとって大きな負担となっています。

▷請求書を発行する際に確認したいポイントは？注意点を解説！

請求書のデータ作成に関する課題

担当者は受け取った請求書から、取引先・金額・支払日・支払口座などの情報をデータとして入力しなければならないため、数が多いほど負担も増えてしまいます。

さらに、担当者は請求書の情報を正確に入力することが求められ、ミスがないかを何度も確認する工程もこなさなければなりません。こうしたデータ作成の工程は非効率であり、担当者の負担を軽減するためにも見直す必要があります。

承認フローに関する課題

承認フローに関する課題も挙げられます。請求書処理では、担当者が経理部門や財務部門へと支払いを申請し、承認をもらわなければなりません。

しかし、申請・承認が紙で行われている場合、承認者が不在であれば請求書処理業務は中断され、進捗状況も把握しにくいという課題があります。

請求書の保管に関する課題

請求書の処理は取引先に振り込んだら終わりというわけではありません。企業の場合は7～10年間、個人事業主の場合は5年間保管することが義務付けられています。

紙の請求書の場合は、保管する場所が必要です。また、必要な請求書を取り出すにも手作業で探さなければなりません。電子データに切り替える場合もスキャンの手間がかかるため、結果的に負担が増えてしまうということも少なくないのです。

▷請求書発行に必要な記載項目一覧！書き方・送り方も合わせて解説

請求書処理を自動化・効率化するためのアイデア

ここでは、請求書の処理を自動化・効率化するためのアイデアを紹介します。

承認プロセスを簡略化する

承認プロセスには複数人が関与するため、請求書の処理業務の中でも特に時間がかかる工程と言えるでしょう。そこでワークフローシステムを導入することで、承認プロセスを簡略化することが可能です。

支払依頼書を作成したあとは、財務部門で承認を受けるまでの一連のプロセスを電子作業に切り替えることで、効率的に処理業務を行えます。

非効率な業務フローを見直す

非効率な業務フローを見直すことも重要です。請求書の処理に必要な作業工程を洗い出し、業務フローをチェックして非効率な部分の改善を行いましょう。

請求書処理にかかる人員や時間を把握することで、具体的な解決策を立案しやすくなります。

請求書データのフォーマットを統一する

請求書データのフォーマットを統一するのも有効です。統一されたフォーマットによって請求書の内容が予測しやすくなり、チェックにかかる手間を減らすことができます。

すべての取引先に自社のフォーマットで請求書を発行するよう依頼する必要がありますが、実現すれば確認作業の迅速化やヒューマンエラーの防止につながるでしょう

請求書処理を自動化・効率化する具体的な方法

請求書の処理を自動化・効率化する方法は主に3つあります。どのような方法があるのか詳しく見ていきましょう。

エクセル・スプレッドシートでマクロを活用する

コストを抑えて請求書処理の自動化・効率化を実現したい場合は、エクセルやスプレッドシートのマクロを活用するのがおすすめです。これにより、請求書や取引先に送るメールの作成・送信などを自動化できます。

あらかじめ請求書のフォーマットやメールのテンプレート、顧客データの一覧などを用意する必要があり、そのための工数がかかることは考慮しておきましょう。また、マクロを組むにはプログラミングが必要となる点に注意が必要です。

▷請求書発行をエクセルで実施するメリットは？システム導入の必要性

請求書処理業務をアウトソースする

請求書処理業務はアウトソースすることも可能です。アウトソーシングサービスを利用することで、請求書の発行から回収・入金といった業務を任せることができます。

これにより、請求書の処理業務に社内の人材や時間などを割く必要がなくなり、他の業務に人材を回すことができるようになるでしょう。

▷請求書発行アウトソーシングとは？外注するメリットや料金相場について

請求書作成システムを導入する

請求書作成システムを導入するのもおすすめの方法です。請求書作成システムは、Web上で請求書を発行し、業務を効率化してくれるシステムを指します。

請求データをアップロードするだけで、請求書を自動で作成してくれるものや、郵送に対応しているサービスもあります。システムを導入すれば請求書発行を自動化できるため、人的ミスの発生防止や郵送作業の手間削減につながるでしょう。

また、システムで発行した請求書はシステム内に保管されるため、請求書の保管場所を確保する必要がありません。

▷【2024年最新】請求書発行システムおすすめ21選比較！メリットや選び方も解説

請求業務を自動化・効率化するメリット

ここでは、請求業務を自動化するメリットを紹介します。

業務負担の軽減につながる

請求書発行やそれに関連する業務は、月初や月末など決まった時期に集中する傾向があります。請求書業務には前倒しで実行できない業務も含まれることから、業務が集中している期間は特に負担が大きくなります。

請求書の処理業務を自動化すれば、業務負担が軽減し、その分の時間や手間を他の業務に回すことが可能です。また、請求書の処理にかかる時間を短縮することで、残業や休日出勤が発生する可能性も減らせるでしょう。

ヒューマンエラーを防止できる

請求業務の自動化によって、ヒューマンエラーを防止することが可能です。これまで手作業で行っていた入力作業や金額計算など、多くの業務を自動化できます。

担当者による転記作業や金額計算といった手作業の業務を自動化することで、ヒューマンエラーの防止はもちろん、業務の精度向上にもつながるでしょう。

場所を限定せずに作業ができる

クラウド型のツールを導入することで、請求業務のための出社が必要なくなるのもメリットです。インターネット環境さえあればシステムに入れるため、作成だけでなく、メールでの送付や郵送代行もシステム上の操作だけで完了します。

いつでもどこでも請求業務を実行でき、テレワークの推進や働き方改革に大きく貢献するでしょう。

請求業務を自動化・効率化できるシステムを選ぶ際のポイント

請求書の処理業務を自動化するシステムには、さまざまな製品が存在します。導入効果を最大化するためにも、以下で紹介する選び方のポイントを押さえておきましょう。

必要としている機能が搭載されているか

自社が必要としている機能が搭載されているものを選ぶことが大切です。例えば、紙の請求書のスキャンを効率的に行いたい場合は、AI-OCR機能が搭載されたものを選ぶと良いでしょう。また、請求書の受領に伴う出社を減らしたいのであれば、クラウド型のシステムがおすすめです。

システムによって対応できる作業が異なるため、自社でどのような機能を利用したいか検討し、その機能が備わったシステムを選定しましょう。

オンラインで申請〜承認ができるか

オンライン上で申請から承認までのプロセスを実行できるかも重要なポイントです。承認フローはタイムロスが発生しやすく、進捗状況も見えづらいという特性があります。

システム上で行えるようになれば、承認フローが見える化され請求業務をスムーズに進めることが可能です。また、企業によって承認までの流れは異なるため、自社の承認フローに対応できるかも確認しておきましょう。

システムの導入〜運用のサポートが充実しているか

導入から運用までのサポートが充実しているシステムを選びましょう。特に、承認フローの簡略化や他システムとの連携がしたい場合は、初期設定のサポートが提供されているものを選ぶと安心です。

システムの導入により、業務プロセスは大きく変わることになるため、操作が分からず戸惑ってしまう社員もいるかもしれません。不安点や疑問点があった際にどのように対応してもらえるのか、研修は行ってくれるのかなど、運用開始後のサポート体制も確認しましょう。

システムの導入〜運用に発生する費用が適切か

システムの導入から運用にかかる費用が妥当な金額かを確認することも忘れてはいけません。システムの多くは月額制であり、継続的にコストが発生します。無料で利用できるものもあれば、月額数万円かかるものもあります。

金額が高いものは機能性に優れているものが多く存在しますが、すべての機能を使いこなせないと費用対効果は薄れてしまうでしょう。備わっている機能や利用料金、予算を照らし合わせながら最適なシステムを導入することが大切です。

自社で導入している他のサービスと連携できるか

自社に導入しているシステムやツールがある場合、それらと連携できるシステムがおすすめです。

システムを使って請求書を発行するには、取引先や金額などの情報を取り込まなければなりません。情報を一から入力していくのは困難であるため、すでに導入しているツールと連携できれば、直接情報を入力せずとも、すぐにデータを取り込めるでしょう。

また、手動で入力するより作業時間が短縮できるだけでなく、入力ミスも防止できます。

請求業務を自動化・効率化できるおすすめのシステム

最後に、請求業務を自動化できるおすすめのシステムを3つ紹介します。

バクラク請求書発行

バクラク請求書発行は、AIを活用した請求書発行システムです。請求書の発行や送付に関する申請・承認が行えるため、承認フローを電子化したい場合にもおすすめのシステムとなっています。

請求書のほかにも、見積書や納品書などあらゆる帳票の発行が可能です。充実したマニュアルやサポートも提供されているため、システムを利用したことのない企業でも安心して導入できるでしょう。

ペイトナー請求書

ペイトナー請求書は、請求書の受け取りから振込までを自動化できるサービスです。専用のメールアドレスに送付してもらうだけで回収が完了します。

AIが請求データを振込データに変換してくれるため、ワンクリックで支払設定が行えます。支払日には登録口座から自動で振り込みが行われ、ミスが起こることもありません。請求業務に関するさまざまなコストを削減したい企業にぴったりのサービスです。

楽楽明細

楽々明細は、請求書をWeb上で発行し、自動で取引先まで届けるクラウド型の請求書発行システムです。請求書のほかに、納品書や支払明細などの帳票を発行することもできます。

請求業務に関連する機能が充実しているため、担当者の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。シンプルな画面でわかりやすく、サポートも充実していてスムーズに導入・運用できます。

請求業務を自動化・効率化して業務効率を向上させよう

請求書発行は毎月必要となる業務であり、業務プロセスも少なくありません。請求業務におけるミスは損失や会社の信用問題にもつながるため、自動化してできるだけ担当者の負担を軽減することが大切です。自社に最適な方法やシステムを見極め、請求業務の効率化を図りましょう。