ログイン
手書きの請求書はダメ？正しい書き方や記載項目、メリット・デメリットを解説
請求書の手書きは、法的には規制されていません。しかし、手書き請求書の作成・管理はExcelの使用やシステム導入と比べて機能的に劣ります。本記事では手書き請求書の記載項目やメリット・デメリットを解説します。おすすめの請求書発行システムも紹介するので、参考にしてみてください。
目次
請求書は手書きでも問題ない
結論として、請求書の発行に際して「手書き」を不可とするような法的な定めはないため、手書きでも作成可能です。
重要なのは、請求書として記載すべき項目が網羅されているかであり、フォーマットに法律による規定があるわけではありません。
そのため、パソコンで作成した請求書以外に市販の請求書用紙を使用した手書きの請求書であっても、法的には有効であると考えられます。
▷請求書とは何か？定義・必要性・役割や発行方法について徹底解説
手書き請求書の記載項目
請求書を作成する際、消費税法などの法令によって定められた項目については、抜け・漏れがないよう必ず記載しなければなりません。
具体的には、次のような項目を請求書に記載しましょう。
- 請求書発行側の事業者名または名称
- 取引年月日
- 取引内容（品名・数量・単価など）
- 取引金額
- 税率ごとの消費税額
- 請求書受領側の事業者名または名称
- 支払い期限
- 振込先
- （インボイスの登録番号）
インボイス登録事業者の場合は、「インボイスの登録番号」の記載も必要です。
ただし、「小売業」「飲食店業」「タクシー等を営む事業者」が交付する請求書では、「書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称」「税率ごとに区分して合計した税込対価（または税抜対価）の額及び適用税率」または「税率ごとに区分した消費税額等」の項目を省略可能としています。
[出典:国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」]
手書き請求書を作成する際の注意点
手書き請求書を作成する際は、不正が発生しないように工夫したり丁寧に作成したりするなど、いくつかの注意点があります。
ここからは、具体的な注意点を4つ紹介します。
不正な書き換えができない形式で作成する
手書きで請求書を作成する場合には、改ざんなどのリスクを回避するために必ず書き換えができない形式で作成しましょう。
例えば、請求書を記載する際は鉛筆やシャーペンなどの消せる筆記用具ではなく、ボールペンの使用がおすすめです。
また、請求書は税法上、証憑書類として7年間の保存が義務付けられています。「消えるボールペン」などは改ざんリスクだけでなく、保管すべき書類への使用といった面でも不適当であるといえるため、使用しないように注意してください。
さらに、取引金額を記載する際は金額の前に「¥」と、金額の後ろに「-」を必ず記載しましょう。「¥」や「-」がなければ、金額の前後に数字を書き足すといった不正が簡単に行えてしまいます。
請求書は、お金を適切に管理するための書類です。請求書の改ざん防止のためにも、記号の記載を忘れないようにしましょう。
▷請求書の正しい金額の書き方は？円・¥の使い分けや記載すべき項目について
状況に応じて必要項目以外の項目も記載する
請求書の必須項目として紹介したもの以外に、状況に応じて柔軟に項目を追加するようにしましょう。
例えば、源泉徴収税額や請求番号の記載が必要になる場合もあります。源泉徴収税額は記載義務がありませんが、支払い元が法人の場合は源泉徴収の義務が発生するため、記載しておくと親切です。
また、請求番号の記載があれば、請求書が複数枚ある場合でも効率的に管理しやすくなります。
このように、状況に応じて必要項目以外の項目も記載すると取引がスムーズに進むでしょう。
誰が見ても分かるように丁寧に作成する
「丁寧に書く」ことは、手書きで請求書を作成する際に限らず、第三者に渡す書類を作成する際の最低限のビジネスマナーです。手書きの文字にはそれぞれクセや特徴があることを認識し、文字を崩さない「楷書体」で丁寧に書くようにしましょう。
例えば、「文字が小さすぎて読めない」「数字にクセがあり1を7と勘違いした」などの問題が起これば、請求書の再発行や金額の相違による払戻しや追加請求といった手続きが必要になります。
手間がかかれば、取引先や顧客もよい気持ちはしないでしょう。トラブルを防ぐためにも、請求書は誰が見ても分かるように丁寧に作成することを心がけてみてください。
ミスがある場合には再発行する
請求書の作成後にミスが発覚した場合は、すぐに再発行を行いましょう。
請求書のミスは、基本的に二重線で訂正することができません。些細なミスであっても、新たに書き直して請求書を再発行する必要があります。
「一から手書きをしないといけないから面倒」と感じるかもしれませんが、ミスがあるままでは企業の信頼性を損なう可能性が高いため、必ず再発行しましょう。
請求書を手書きで作成するメリット
ここからは、請求書を手書きで作成するメリットについて解説します。
改ざんされるリスクが低い
手書きで作成した請求書は、パソコンで作成した請求書に比べて改ざんされるリスクが低い点がメリットです。
パソコンで作成する請求書は決まったフォーマットがあるため、同じ内容で不正に作成することが簡単にできてしまいます。また、クラウド上に保存された請求書は、不正アクセスによって改ざんされたり情報が漏えいしたりするリスクもあります。
しかし、手書きの請求書は本人の筆跡を完全に真似することは難しいため、不正な書き換えの対策をしっかりと行えば改ざんのリスクは低いといえます。
パソコンなどの電子機器が不要
請求書を手書きで作成する場合、パソコンやプリンターなどの電子機器がなくても、請求書用紙と筆記用具があればその場で即時発行できます。
また、手書きの請求書は紙で保管することから、電子機器や通信環境のトラブルによるデータの流出や消失といったトラブルに左右されることもほとんどない点がメリットです。
請求書を手書きで作成するデメリット
続いて、請求書を手書きで作成するデメリットについてご説明します。
計算ミス・記載ミスが発生しやすい
手書きの請求書では、誤字や金額の記入ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい点がデメリットです。
Excelや請求書発行システムを使用した場合は、自動計算機能により計算ミスを軽減することができますが、手書きの場合は計算を手動で行うためミスが発生しやすくなります。
請求書は請求する合計金額だけでなく、税率や品目ごとの記載も必要です。項目が増えれば増えるほど、計算ミスが起こる可能性も高まるでしょう。
データの請求書を依頼される場合がある
手書きで請求書を作成したいと思っていても、取引先から電子データでの請求書送付を依頼される場合があります。
近年ではさまざまな書類の電子化が進んでおり、業務も効率化されるため電子データの請求書を希望する企業が増えています。そのため、手書きで請求書を発行したい場合は、手書きでも対応可能かを取引先に確認する必要があるでしょう。
確認せずに手書きの請求書を発行すると、あとから電子データでの請求書送付を依頼されて二度手間になるケースも考えられるため、注意しなければなりません。
請求書を保存しておく場所が必要
請求書は、証憑書類として法人の場合は最低でも7年間は保存する義務があります。
手書きに限ったことではありませんが、長期間に渡って紙媒体の請求書を保存するとなれば、相応のスペースが必要となります。また、書類を整理するための事務用品も必要となるでしょう。
請求書を保存しておく場所を確保するだけでも、さまざまな手間やコストがかかる点がデメリットの一つです。
請求書を手書きで作成する企業は年々減少している
近年では、請求書を手書きで作成する企業が年々減少しています。理由としては、主に以下のようなものが考えられます。
- 手間がかかるから
- コストがかかるから
- インボイス制度がスタートしたから
- ペーパーレス化が進んでいるから
まず、手書きの請求書は作成に手間がかかるうえに発行や管理にコストがかかります。送付する際も封筒を作成・用意したり郵送料が発生したりするため、負担が大きくなりがちです。
また、インボイス制度がスタートしたことにより、請求書作成や管理が楽になる請求書発行システムを利用する企業が増えたことも理由の一つとしてあげられます。システムを活用すればペーパーレス化も推進できるため、請求書の電子化に移行する企業が増えています。
手書きの請求書から電子請求書に移行するにはシステムの導入がおすすめ
手書きの請求書から電子請求書に移行する際は、請求書発行システムを導入することがおすすめです。請求書発行に特化しているため、Excelよりも効率的に請求書の作成・管理が行えます。
請求書発行システムを活用すれば、簡単にインボイス制度に対応した適格請求書を発行できるほか、システム上で請求書を送付してコストを削減することも可能です。金額も自動計算されるため、計算ミスが発生する恐れもありません。
電子請求書は、手書きの請求書のようにファイリングする必要がないので管理の手間が省かれます。また、キーワードで検索できることから、過去の請求書を参照する際の検索性も大幅に向上する点がメリットです。
初めてでも利用しやすいおすすめの請求書発行システム
ここからは、初めてでも利用しやすいおすすめの請求書発行システムを2つ紹介します。
特徴や料金を比較しながら自社にあう製品を選んで、請求書発行・管理の効率化を目指しましょう。
バクラク請求書発行
バクラク請求書発行は、シリーズ累計10,000社以上の企業に導入されている請求書発行システムです。
請求書の作成から発行、送付や保管まですべてシステム上で完結できます。郵送が必要な場合に備えて郵送代行サービスも提供しており、活用すれば自社で郵送する手間もかかりません。
請求書を支払い稟議と紐付けたり、支払い通知書の作成や発行を行ったりすることも可能です。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているため、法令に遵守して請求書の発行・保管が行えます。
請求書だけではなく、納品書や見積書などあらゆる書類を作成して電子化できる点が魅力です。
マネーフォワード クラウド請求書
マネーフォワード クラウド請求書は、請求書・見積書・納品書の作成や送付、保管が一元管理できる請求書発行システムです。
請求書の項目は自由にカスタマイズが可能で、自社にあった運用が行えます。請求書ごとにステータスを設定できるため、請求書の送付漏れや未入金があった場合でもリアルタイムで把握して迅速な対応が可能です。
また、マネーフォワードが提供するクラウド会計ソフトとの連携も可能で、内容を確認して登録ボタンを押すだけで自動的に請求書の内容が登録され、仕訳計上が完了する点が大きなメリットです。
これにより、作業の手間が削減できるほか、転記ミスが発生する恐れもありません。
システムを導入して電子請求書へ移行しよう
請求書のフォーマットは法律による規定がないため、手書きでの作成・発行も可能です。しかし、請求書発行システムの導入によって業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットが得られることも事実です。
また、近年の日本のビジネス環境においては、ペーパーレス化や働き方改革、労働人口の減少など多くの課題が残されています。こういった課題解決に向けた取り組みのひとつとしても、請求書発行システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
請求書発行システムの記事をもっと読む
-
ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームからお問い合わせください。
お問い合わせはこちら