ナレッジは活用しないと意味がない？活用方法のステップや必要なツールを解説

企業におけるナレッジとは？

企業におけるナレッジとは、ビジネスで役立つ事例や知識・経験などの情報です。

昨今、ビジネスシーンにおいてナレッジの活用が増えています。しかし「ナレッジ」というワードは、ビジネスシーンのみで活用する言語ではありません。ナレッジには「言葉自体が持つ意味」と「ビジネスシーンにおける意味」があります。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

ナレッジの言葉の意味

ナレッジとは、文章として可視化された書籍や新聞などから得られる知識・経験についての情報を指します。

ナレッジは英語の「knowledge」をカタカナで表記した和製英語です。なお、knowledgeは直訳すると知識・学識といった意味を持っています。

ビジネスシーンでの言葉の意味

ナレッジの本来の意味はシンプルに文章化された情報である一方、ビジネスシーンでのナレッジは企業にとって利益をもたらす知識や情報を指します。

なお、ビジネスシーンでのナレッジと混同されがちな言葉に「ノウハウ」があります。ノウハウとは、自分の経験から得た知恵のことです。見聞きすれば情報を得られるナレッジとは異なり、ノウハウは実際に経験しなければ得られません。

ノウハウは実体験から得られる知恵であり、ビジネスシーンのナレッジは企業に有益な情報です。意味を混同しないように気を付けましょう。

▷【解説】ナレッジマネジメントとは？注目される背景や手法・具体例を紹介

注目を集めるナレッジの活用

近年、ナレッジの積極的な活用が注目を集めています。業務の過程で積み重なったナレッジは、社内で共有し積極的に活用していくことが可能です。

昨今では新たにリモートワークを採用する企業が増加傾向にあります。リモートワークはコミュニケーション不足が課題になりがちです。新しい取り組みも年月を重ねればナレッジがたまっていきます。新たに得たナレッジは、課題の解決に活用できるでしょう。

ナレッジは長い期間業務を継続していくほど蓄積されます。蓄積されたナレッジを社内で有効に活用すれば、課題解決以外にも実体験を通して新たなノウハウの会得が望めるでしょう。

ナレッジが関係する用語

ナレッジが関係する用語は主に3つあります。

• ナレッジマネジメント
• ナレッジベース
• ナレッジワーカー

それぞれの用語について、詳しく見ていきましょう。

ナレッジマネジメント

ナレッジマネジメントとは、組織内での知識や情報の共有・蓄積・活用・創造・伝承・保全を促進するための取り組みのことです。

ナレッジマネジメントの目的は、主に下記の5つが挙げられます。

• 組織全体の生産性向上
• 業務の効率化
• 問題解決能力の向上
• イノベーションの促進
• 従業員のスキルアップや働きがいの向上

ナレッジマネジメントは、知識や情報が重要な役割を占める現代のビジネス環境において、組織の競争力を高めるために役立ちます。

ナレッジベース

ナレッジベースとは、組織内で蓄積された知識や情報を、体系的に整理・管理したデータベースのことです。ナレッジマネジメントの一環として、組織内での知識の共有・蓄積・活用・伝承・保全を目的に構築されます。

ナレッジベースの運用には、情報の正確性や信頼性の確保、情報のアップデートや整理・分類の適切な管理、情報へのアクセス権限の設定などの課題があります。ナレッジマネジメントに関する適切な戦略やルールを策定し、運用を徹底することが重要です。

▷ナレッジベースとは？重要視される理由や作り方・効果的な運用方法を解説

ナレッジワーカー

ナレッジワーカーとは、自らの知識・情報を扱い自身で考えて判断しながら業務を行う人々のことです。例えば、エンジニアやプログラマー、コンサルタント、マーケティング担当者などが該当します。その知識や情報により、企業に対して付加価値を与える労働者であり、ナレッジマネジメントにおいて重要な役割を担っています。

ナレッジワーカーは、専門性の高い知識や情報を持っているのが特徴です。指示通りに仕事をこなすのではなく、自主的に業務へ取り組み、知識を提供するため、組織の新たなアイデアや価値創造に大きく貢献するでしょう。

▷ナレッジワーカーとは？意味や代表的な職種・必要なスキルを解説

ナレッジの活用による企業のメリット

ナレッジは企業のあらゆるシーンで活用することにより、効果が期待できます。

ナレッジの活用によって得られる企業のメリットは、以下の4つです。

• 業務の改善と効率化
• 新しい知識や技術の獲得
• サステナビリティを向上させられる
• 人材の育成や教育に役立つ

メリットの内容を詳しく見ていきましょう。

業務の改善と効率化

ナレッジの活用によって組織内の知識や情報を共有し、業務プロセスの改善が可能です。

業務プロセスにおける問題点や改善点を共有し、適切な対応策が実行されることで業務プロセスの改善が見込め、結果的に生産性の向上が期待できます。

またナレッジの活用は、業務の効率化にも有効です。例えば、過去に同様の業務を行った情報を共有し、その情報をもとに作業を進めることで業務の手順や方法を短縮できます。業務プロセスや手順が明確になれば従業員の作業効率が向上し、業務の品質が一定に保たれるでしょう。

適切にナレッジを活用すると業務の改善や効率化が図れ、組織の生産性向上や業務品質の向上につながります。

新しい知識や技術の獲得

新しい知識や技術が獲得できることも、ナレッジの活用から企業が得られるメリットです。具体的には「イノベーションの促進」「業界のトレンドや最新技術の把握」「従業員のスキルアップ」が期待できるでしょう。

ナレッジで従業員のアイデアや知見を共有し、新しいアプローチやアイデアを生み出していけば、イノベーションを促進し競争力を高められます。

またナレッジを活用して、組織内の専門家や情報収集チームが最新情報を収集し共有することで、組織全体で最新の技術やトレンドへのアクセスが可能です。

獲得した新しい知識や技術を共有すると、従業員がより専門的なスキルを習得できます。さらに従業員が自らの知識や経験を共有することで、チーム全体のスキルアップにつながるでしょう。

このように、ナレッジの活用によって、新しい知識や技術を獲得できることもメリットのひとつです。結果として、イノベーションや競争力の向上、従業員のスキルアップなどにもつながります。

サステナビリティを向上させられる

ナレッジの活用によって、企業のサステナビリティが向上します。具体的なメリットは「持続可能な商品・サービスの開発」「リスクマネジメントの強化」「経費の削減」です。

従業員が知識や情報を共有することで、新たなアイデアやコンセプトの創出が期待できます。また、持続可能性に配慮した商品・サービスを開発するための情報収集や分析もスムーズに行えるでしょう。

またナレッジを活用することは、企業のリスクマネジメントの強化も望めます。あらゆる情報や知識の共有を定期的に行えば、企業が環境や社会・ガバナンスに関連するリスクを早期に発見し、適切に対処することが可能です。

ナレッジを適切に運用すれば、経費の削減も実現できるでしょう。例えば、環境や社会に配慮した取り組みを行うことで、省エネや資源の効率的な活用によるコスト削減が可能です。また、持続可能なビジネスモデルの構築によって、将来的な経費の削減につながることもあります。

以上のように、ナレッジの活用によって企業のサステナビリティ向上が図れます。企業が環境や社会に配慮した持続可能なビジネスを実現すれば、ゆくゆくは企業価値の向上につながり、将来的な成長も期待できるでしょう。

人材の育成や教育に役立つ

蓄積された知識や情報は、企業内での人材の育成や教育に役立ちます。

ナレッジを新入社員の教育やトレーニングにうまく活用すれば、社員のスキルアップやキャリアアップ、ナレッジワーカーの発掘や育成につながります。

また、ナレッジの共有は組織内のコミュニケーション促進にも役立てられるでしょう。企業内で共有された情報について社員同士が議論を交わすことで、組織内の共通理解が深まり、コミュニケーション改善が期待できます。

さらに、企業内でのナレッジを通じた知識や情報の共有は、ナレッジの価値を広める役割も果たします。価値の共有は、社員のモチベーション向上や企業文化の形成につながる可能性も高いでしょう。

現代は技術やビジネス環境の変化が速く、企業が求める人材像も変化しています。ナレッジの活用によって、企業内で必要とされるスキルや知識を把握し、社員の育成や教育に反映させることで、企業が求める人材像に合わせた人材の育成が可能です。結果的に、企業の競争力や成長性の向上も望めるでしょう。

▷ナレッジマネジメントツール導入による8つのメリットと効果について

ナレッジを企業で活用する方法

社内で蓄積したナレッジは、どのように活用すればよいのでしょうか。

ナレッジを企業で活用する方法は4つあります。

• 目的を明確にする
• ナレッジを具体化する
• 取り組む方法を策定する
• 見直しを行い改善する

それぞれの活用方法を見ていきましょう。

ナレッジを活用する目的を明確にする

企業がナレッジを活用するためには、まず目的を明確にすることが重要です。「何を達成したいのか」「どのような情報が必要なのか」「どのように情報を収集・分析し、活用するか」などを明確に設定します。

目的を明確にするためには、4つのポイントを押さえておきましょう。

• 企業のビジネス戦略に合わせる
• 問題解決に向けたナレッジの収集
• 顧客ニーズに合わせた情報収集
• 従業員の能力向上のためのナレッジ共有

上記4つが明確になっていない場合、ナレッジの活用がスムーズにできなくなり、社内でのナレッジの活用が効率的にできなくなります。

ナレッジを具体化する

企業がナレッジを活用するためには、ナレッジを具体化することが重要です。ナレッジを具体化すると情報が見やすく、理解しやすくなり、手軽に活用できるようになります。

ナレッジを具体化するには、4つの方法が挙げられます。

• ナレッジマネジメントシステムの導入
• ナレッジの文章化
• ナレッジを実践に落とし込む
• ナレッジの共有

ナレッジマネジメントシステムの導入

ナレッジマネジメントシステムは、企業内で蓄積された情報を共有・活用するためのシステムです。ナレッジマネジメントシステムを導入することで、情報の検索や共有が簡単にできます。また、同システムには情報の分類やタグ付け機能があるため、情報の整理も容易です。

ナレッジの文章化

ナレッジを文章化することで、情報を具体的にすることができます。文章化する際には、見出しや箇条書きなどを活用して、情報の構造を明確にすることが肝心です。また、図表や画像を使って、情報を視覚的に表現することも有効です。

ナレッジを実践に落とし込む

ナレッジを実践に落とし込むことで、具体的な成果を生み出せます。例えば、ナレッジをもとにした新しいプロセスの導入や、ナレッジを活用した製品・サービスの開発などが挙げられます。

ナレッジの共有

ナレッジを共有すると、組織内での情報共有を促進できます。具体的には、社内のミーティングやブログ、社内SNSなどの活用です。ナレッジ共有の文化を醸成することで、情報共有が当たり前の風土を作れるでしょう。

このようにナレッジを具体化することで、情報の見やすさを向上し理解しやすくするとともに、簡単に活用できるようになります。企業がナレッジを活用するためには、ナレッジの具体化に取り組むことが重要です。

取り組む方法を策定する

ナレッジを企業で活用するためには、取り組む方法を策定する必要があります。

プロセスとしては、ナレッジの活用方法を定めたマニュアルやガイドラインを策定することが有効でしょう。策定手段は、ナレッジマネジメントシステムやグループウェアなどを利用するのも選択肢のひとつです。

また、ナレッジ活用に向けた取り組みは、上層部の支援が不可欠です。上層部がナレッジ活用を推進し重要性を認識する姿勢は、社員の意欲向上につながります。

見直しを行い改善する

ナレッジを適切に活用するためには情報の収集や共有、そして活用するプロセス自体の定期的な見直しが必要です。見直しを行うとナレッジ活用の成果や課題を把握でき、改善のための方向性を明確にできます。

具体的には、ナレッジ活用の成果を定量的・定性的に評価し、問題点や改善の余地がある点を洗い出すことです。

成果の定量的評価では、ナレッジ活用によるコスト削減や生産性向上、顧客満足度の向上などの指標を設定し、その数値を比較しましょう。一方、定性的評価では、社員のフィードバックやアンケートなどを通じて、ナレッジ活用による課題や改善の提案を収集することが有効です。

また、見直しを行う際には、ナレッジの品質や有用性にも注目する必要があります。

ナレッジの品質を向上させるためには、ナレッジの更新や改訂、不正確な情報の修正を行うことが大切です。ナレッジの使い勝手を改善したり可視性を高めたりすることで、より多くの社員がアクセスしやすくなり、ナレッジの有用性を向上できます。

ナレッジの見直しと改善を行うためには、専任の担当者を置くことも考慮しましょう。ナレッジ活用に関する専門知識を持った担当者がいることで、ナレッジの品質や有用性の向上につながるだけでなく、社員に対するナレッジ活用のサポート体制も充実させられます。

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ナレッジの活用に必要なツール

ナレッジを活用するためのツールにはさまざまな種類があり、特徴も異なります。

ナレッジの活用に必要なツールを5つ紹介します。

• Notion
• NotePM
• Confluence
• Docbase
• flouu

Notion

「Notion」は、ドキュメントやカレンダー、Wikiなど多様な機能を統合したオールインワンのツールです。

シンプルなデザインで直感的に操作ができ、マウス操作やキーボードショートカットなどさまざまな方法で情報を入力・編集できます。また、多数の情報を統合的に管理できるため、情報の検索・整理・共有が容易になります。

他のツールとの連携も可能です。無料で使い始められ、後に有料版への移行やメンバー追加もできます。

NotePM

「NotePM」は、株式会社プロジェクト・モードが提供するナレッジ管理ツールです。エディタとテンプレートがあるため、マニュアルやノウハウを簡単に作成できます。

NotePMはクラウド上で提供されているため、いつでもどこでもアクセス可能です。また、UIがシンプルで使いやすいため、初めての利用者でもすぐに使いこなせるでしょう。

Confluence

「Confluence」は、アトラシアン社が提供するWiki型のコラボレーションツールです。企業やチーム内でのドキュメント管理、情報共有、プロジェクト管理に使われています。

プラグイン機能を活用すれば、アトラシアン社が提供する他のツールとの連携や、サードパーティ製のプラグインを利用可能です。10ユーザーまでは無料で使用でき、ユーザーが101名以上の場合は割引が適用されます。

Docbase

「Docbase」は、株式会社クレイが提供するクラウド型の情報共有ツールです。セキュリティ対策に力を入れており、ISO 27001（ISMS）認証も取得しています。

Docbase内のデータは、スマートフォンからもアクセス可能です。オフィス以外の場所でも迅速に情報が確認できるため、業務効率の向上にも貢献するでしょう。

料金プランは全て有料ですが、30日間は無料で使えます。まずは試用してみるのもよいでしょう。

flouu

「flouu」はプライズ株式会社が提供するクラウド情報共有ツールです。チャット機能が搭載されており、共通の文書を見ながらリアルタイムで交流できます。公開範囲や権限も設定できるため、柔軟な対応が可能です。

また、情報セキュリティマネジメントの国際認証取得（ISO27017）や、データセンター（AWS）の利用から、セキュリティ対策も強化していることがうかがえます。

適確なナレッジの活用は企業の成長に大きく貢献する

ナレッジは文章から得られる情報や知識を意味しますが、ビジネスシーンにおいては、組織内で蓄積された企業に利益をもたらす情報や知識といった意味を持ちます。

ナレッジを活用することで、業務の改善と効率化による生産性向上やコスト削減、新しい知識や技術の獲得、人材の育成や教育に役立つなど、さまざまな効果が期待できます。

ナレッジを企業で活用するためには目的を明確にし、ナレッジを具体化することが重要です。また取り組む方法を策定したあとは、見直しを行い改善することも忘れてはいけません。ナレッジ活用の文化を定着させるためには、取り組みを継続的に行うことが大切です。

適確なナレッジの活用は企業の成長に大きく貢献します。紹介した5つのツールも参考に、ナレッジを正しく活用しましょう。