【2024年最新】会議室予約システム13選比較｜無料製品やメリット・選び方を解説

会議室予約システムの役割とは？

会議室予約システムとは、会議室の運用を効率的にするためのシステムです。会議室の利用状況を確認したり、会議室の予約ができる機能が備わっています。

会議室予約システムを導入することで、会議室の利用状況や予約状況を可視化できます。そのため、ダブルブッキングや空予約といった状況をなくし、効率的な会議室運用ができるようになるでしょう。

会議室予約システムの主な機能

会議室予約システムには、以下のような機能があります。

• 会議室予約
• 予約のキャンセル・変更
• 入退室管理
• 予約状況・利用状況の一覧

会議室の予約機能はもちろんのこと、入退室状況の管理も行えます。また、予約のキャンセルや変更も可能で、利用時間を過ぎても入室がない場合の自動キャンセル機能も便利です。予約状況や利用状況は一覧で確認できるので、空いている会議室がすぐに把握できるでしょう。

会議室予約システムを導入する際の選び方

会議室予約システムは、どのようなポイントに注意して選べばよいのでしょうか。ここでは、会議室予約システムを導入する際の選び方について解説します。

操作性が高いか

会議室予約システムを選ぶ際は、操作性を確認しましょう。具体的には、会議室の予約・キャンセルなどの操作がスムーズに行えるか、画面表示が分かりやすく直感的に操作できるかなどのポイントが大切です。

また、社内グループウェアや外部カレンダーツールとの連携ができるものなら、会議室の予約管理がさらに簡単に行えるでしょう。

システムによっては、無料トライアル期間を設けているものもあります。実際に使用感を試してから本格導入するのもおすすめです。

セキュリティへ対策の内容は万全か

セキュリティ対策に問題のある会議室予約システムを選んでしまうと、会議情報の漏えいにも繋がりかねません。よって、セキュリティ対策の内容について確認することも大切です。

とくに、クラウド型の会議室予約システムを導入する場合は注意しましょう。クラウド型は、インターネット環境さえあれば場所を問わず利用できる利便さが魅力ですが、オンプレミス型よりもセキュリティ面で劣る場合があります。

外部からシステムに勝手に侵入されたり、ウイルスが感染することのないように、セキュリティ対策が万全なシステムを選びましょう。

自社に適した機能や予算で活用できるか

予約システムには、会議室の予約に特化したものから、ホテルや美容室の予約などの顧客対応ができるものまで、幅広く展開されています。そのため、自社の利用目的に合った機能を備えているかも重要なポイントです。

また、予算の範囲内で導入できるかどうかも確認しましょう。料金プランを比較し、自社の規模や必要な機能に応じたプランを選択することが大切です。無料トライアルを利用し、費用対効果を検証してから本格導入するのもよいでしょう。

おすすめの会議室予約システム6選比較

ここでは、おすすめの会議室予約システムを6つ紹介します。

1.予約ルームズ

予約ルームズは、会議室の管理を効率化できる会議室予約システムです。社内の会議室を一元管理でき、専用スマートフォンアプリを使って入退室の処理も行えます。

空予約は自動でキャンセルされるため、予約されているのに空室という状況をなくせるでしょう。また、会議室分析機能も備わっていて、利用状況を可視化するのに役立ちます。

2.リザエン

リザエンは、会議室予約だけではなく、さまざまなビジネスシーンで使用できる予約システムです。あらかじめ設定した予約枠に応じた予約管理が行えます。会議室ごとにカテゴリーの設定ができるため、目的の予約枠を探しやすいのが特徴です。

予約枠は時間タイプ・時間割タイプ・イベントタイプ・日付タイプの4種類から設定可能です。また、予約が埋まっている時間帯のキャンセル待ちも行えます。1か月間の無料トライアルも用意されているため、お試しで利用してみたい場合にもおすすめです。

3.Nimway

Nimwayは、ワークスペースの管理・予約から、利用状況の分析まで行えるシステムです。モバイルアプリ・WEBアプリにも対応しているので、簡単に操作できます。

ビーコンの設置により、スマートフォンの位置情報から同僚の位置検索も可能です。また、座席や会議室の利用状況は、付近に設置された人感センサーが自動的に把握し、アプリ上に共有されます。

4.BRoomHubs

BRoomHubsは、会議室利用者と設備・システム管理者の声から生まれた会議室予約システムです。マルチデバイス対応で、インターネット環境があればどこからでも予約が行えます。

会議室の空き状況検索機能もあるため、空いている会議室をスムーズにおさえられるでしょう。また、会議室だけではなく、フリーアドレス席や設備の共同利用にも対応しています。

5.iMeeting-R

iMeeting-Rは、マルチなグループウェアに対応できる独立型の会議室予約システムです。ダブルクリックすることで、ICSファイルがさまざまなグループウェアと連携し、予約情報を個人カレンダーへ取り込めます。

拠点ごとに権限の委譲ができるため、複数拠点の一元管理が可能です。また、部署単位での代理予約や予約可能期間など、細かい権限設定ができる点も魅力といえるでしょう。

6.RoomLead

RoomLeadは、クラウド型の会議室予約システムです。インターネット環境があれば、場所や時間を問わずパソコン・スマートフォンから予約が行えます。

また、スマートフォンを部屋前モニターとして使用することも可能です。利用状況が「空室」「使用中」といったステータスで表示されるほか、任意の表示に変更することもできます。

無料で利用できるおすすめの会議室予約システム7選比較

ここからは、無料で利用できる会議室予約システムを7つ紹介します。

1.リザーブン

リザーブンは、スマートフォンにも対応している予約システムです。メールアドレスかFacebookアカウントを登録することで、すぐに使い始められます。

会議室の予約だけではなく、施設予約やイベント予約など、幅広いシーンで利用可能です。ダッシュボードで直感的に予約管理ができるため、操作性にも優れています。

2.りざぶ郎

りざぶ郎は、本名・メールアドレスの記入なしで利用できる会議室予約システムです。クラウド型なので、インターネット環境さえあれば場所や時間を問わず利用できます。

最大の特徴は、横型の画面レイアウトで予約状況を把握しやすい点です。会議室の予約管理だけではなく、さまざまな業種の予約管理にも利用できます。

3.SELECTTYPE

SELECTTYPEは、170種類以上の豊富なテンプレートを使える予約システムです。会議室の予約だけではなく、幅広い業種で使用できます。

マルチデバイスに対応しているため、パソコンはもちろんモバイル端末からも利用可能です。また、キャンセル待ち予約もできるので、ムダのない会議室運用ができる点がメリットといえるでしょう。

4.AirRESERVE

AirRESERVEは、シンプルな操作画面で直感的に操作できる予約システムです。予約状況は週間・日付で表示できるので、ひと目で把握できます。

Googleカレンダーとの連携もでき、スマートフォンから最新情報を確認できるのも特徴です。また、予約リマインドメールの配信により、空予約を防げます。

5.RESERVA

RESERVAは、会議室だけではなく、350以上の業種に対応できる予約システムです。マルチデバイス対応なので、使いたい時に手軽に利用できます。

Zoom連携もでき、予約受付と同時にZoom会議のURLとIDを自動発行します。キャンセル待ち受付も可能なので、効率的な会議室運用が可能になるでしょう。

6.SuperSaaS

SuperSaaSは、幅広いシーンで利用できる予約システムです。33の言語と26種類の通貨に対応しているので、海外向けにビジネスを展開している企業にも適しています。

カスタマイズ性に優れていて、自社独自の予約システムとしても運用可能です。また、Googleカレンダーなどと同期できるため、予約状況を簡単に確認できます。

7.EDISONE

EDISONEは、クラウドで利用できる予約システムです。会議室の予約だけではなく、さまざまな業種・シーンで利用できます。

予約状況は、予約タイムラインでひと目で把握可能です。また、予約状況の一覧表示や絞り込み機能で、予約管理を簡単に行えます。

会議室予約システムを導入するメリット

会議室予約システムを導入することで、会議室運営に関わる業務を効率化することが可能です。ここでは、会議室予約システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

会議の日時や会議室をまとめて管理できる

会議室予約システムを利用すれば、会議の日時や会議室の空き状況などの情報の一元管理が可能です。また、予約やキャンセルも簡単に行えるため、効率的な予約管理が可能になるでしょう。

とくに、クラウド型のものなら最新の予約状況をすぐに把握できます。会議室の空き状況を確認しながら予定を立てられるので、大事な商談や会議の日程をスムーズに決められるのもメリットです。

会議室に関するデータを分析できる

会議室予約システムでは、利用状況に関するデータを分析できます。会議室ごとの利用率やキャンセル率などが可視化されるため、会議室の増設・減設といった判断がしやすくなるでしょう。

また、増設する場合は、使用頻度の高い会議室のデータから収容人数やレイアウトなどのヒントを得られます。

会議室予約システムの導入によるデメリット

会議室予約システムの導入はメリットもある一方で、デメリットもあります。ここでは、会議室予約システムの導入によるデメリットを見ていきましょう。

導入するために初期費用や教育コストがかかる

会議室予約システムの導入には、コストがかかります。初期費用だけではなく、月額費用などのランニングコストもかかるでしょう。

また、新しいシステムを導入することにより、社員への教育も必要になります。そのため、教育コストがかかることも考慮しておきましょう。

社員が操作方法を覚えるまでは、ミスやトラブルも発生しやすくなるので、導入直後はかえって非効率になってしまうことも考えられます。運用が定着するまで時間がかかる点にも注意が必要です。

スケジュール管理との連携が必要になる

すでにスケジュール管理システムを導入している場合、導入したい会議室予約システムとの連携が必要になります。連携せずに運用してしまうと、スケジュール登録や会議参加者への通知などが二度手間になってしまうこともあるでしょう。その結果、かえって業務の効率を落としてしまいます。

会議室運営を効率化するには、スケジュール管理システムと連携できる会議室予約システムを導入することが大切です。

会議室予約システムを導入する際は機能や費用の比較がおすすめ

会議室予約システムは、効率的な会議室運用に役立つシステムです。会議室の一元管理を実現するだけでなく、利用データから会議室運用のヒントも得られます。

会議室予約システムを導入する際は、機能や費用を比較して選ぶことが重要です。今回紹介した会議室予約システムを参考に、自社に合ったシステムを選びましょう。