PBX(電話交換機)とは？意味や基本の仕組み・種類・機能・選び方を解説

PBXとは？わかりやすく仕組みを解説

PBX(Private Branch Exchange)とは、電話交換機のことです。

電話機ごとに電話回線を引いて利用しますが、複数の電話機を使う企業では回線代が高くついたり、電話の取次ができなかったりと非常に不便です。PBXを導入すれば、複数の電話機を1つの回線で共有し、外線・内線の接続を制御できます。

近年は、電話回線以外にインターネット回線を使用するタイプや、クラウド上に専用機器を設置するタイプが開発されています。

PBXとビジネスフォンの違いとは

PBXとビジネスフォンの違いとは、接続できる周辺機器や電話機の接続数などが異なります。異なる点は以下のとおりです。

それぞれの項目について具体的に解説します。

1.接続できる周辺機器

ビジネスフォンが接続できる周辺機器は、電話機や留守番電話装置、通話録音装置などです。

対して、PBXはパソコンやスマートフォン、CTI機能やIVR機能などと接続できます。また、複数拠点にある各機器と内線接続することが可能なため、ビジネスフォンよりも利便性が高いといえます。

2.電話機の接続数

PBXとビジネスフォンには、電話機の接続数にも違いがあります。

デジタル接続が主流なPBXは、数千台以上の電話機との接続が可能です。距離が離れた電話機にも接続できるので、複数拠点を持ち事業規模が大きい企業に向いています。

対してビジネスフォンは、アナログ接続が主流です。そのため、電話機の接続台数は数十台から数百台までと、PBXよりも少なくなります。また、距離の離れた拠点や別の階にある電話機には接続できないので、拠点が一カ所の企業におすすめです。

3.内線と外線

PBXとビジネスフォンで接続可能な内線・外線は、ほとんど同じです。しかし、PBXは内線で「ISDN回線」を利用できる点が異なります。具体的には以下のとおりです。

＜PBX・ビジネスフォンの両方で接続できるもの＞

内線：多機能電話機、一般電話機、デジタルコードレス電話機(PHS)、IP回線
外線：アナログ回線、ISDN回線(INS64回線、INS1500回線)、IP回線

<PBXのみ接続できるもの>

内線：ISDN回線

▷PBXの内線とは？仕組みや役割・内戦電話機の種類について解説

4.システムの保守性

PBXは、複数拠点の電話機能をひとまとめにします。システムがダウンすると広範囲に被害が及ぶため、高い保守性が必要です。

そのため、PBXでは複数のCPUを実装しています。万が一、1つのCPUに異常が起きても別のCPUが稼働するので、システムダウンを避けることが可能です。

また、バッテリー容量が多いため、停電が起きた際にも長時間使用できます。バッテリーを増設すれば、約1日稼働できるPBXもあります。

ビジネスフォンには、システムを動かすCPUが1つしか実装されていません。そのため、CPUが故障すると、すべての機能が使えなくなります。

くわえて、ビジネスフォンはバッテリー容量が少ないため、停電時の稼働が難しくなります。バッテリーを増設しても3〜4時間程度しか使用できないので、保守性を高めたい場合は別途停電装置の準備が必要です。

▷PBXとビジネスフォンの違いとは？機能や料金などを比較しながら解説

PBXの基本的な6つの機能

PBXの基本的な6つの機能をご紹介します。

1. 発着信の制御
2. 内線間の通話
3. 代表番号着信機能
4. 転送機能
5. ダイヤルイン機能
6. パーク保留機能

1.発着信の制御

会社の代表番号(親番号)と他の電話番号(子番号)を紐付けし、発着信を制御できます。

「03-1234-0001」への電話は総務部の内線電話、「03-1234-0002」への電話は営業部の内線電話…のように、着信を振り分けることが可能です。

また、発信時にはそれぞれの部署の電話番号から発信ができます。たとえば、総務部の社員が所持している内線電話であれば、どれから電話をかけても総務部直通の電話番号からの発信になります。

2.内線間の通話

PBXでつないでいる電話機同士は内線通話が可能です。同一フロアはもちろん、遠隔地の拠点とも通話できます。

また、内線間でほかの従業員に電話転送ができるので、電話応対の取次を効率化できるのが特徴です。内線通話は同一回線を利用するため、別途通話料はかかりません。通信コストの削減につながるでしょう。

ただし、PBXによっては内線の接続数に限りがあるので、事前に確認してから契約することが大切です。

3.代表番号着信機能

代表番号着信機能は、代表電話番号への着信を特定のグループの電話機につなぐ機能です。事前に設定した順番で電話を鳴らしたり、グループ内で対応可能な電話機を選んでつないだりできます。

また、グループ内の電話機からの発信を代表番号にすることも可能です。このように、代表番号の発着信を制御できます。なお、代表電話番号とグループの電話機の番号が同一の市内局番でないと利用できないので注意しましょう。

4.転送機能

PBXには電話転送機能があります。たとえば、通話中や不在時など電話に出られないときに他の電話機に転送したり、あらかじめ特定の電話番号からの着信を他の電話機に転送したりできます。

具体的な機能は以下のとおりです。

• 不在転送……不在時や営業時間外などにかかってきた電話を、指定した電話番号へ転送する
• 話中転送……通話中で電話をつなげないときに指定した電話番号へ転送する
• 応答遅延転送……着信への応答がないときに指定した電話番号へ着信を転送する
• 着信選択転送……設定条件に合う着信があったときに指定した電話番号へ転送する
• 圏外転送……内線化したスマートフォンが圏外でつながらないときに、指定した電話番号へ転送する
• 保留転送……通話中に保留ボタンを押し、他の電話番号へ転送する

このように、転送機能を活用すれば、外部からの連絡にスムーズに対応できるため、顧客満足度を高める効果も期待できるでしょう。

▷PBXの転送機能とは？内線転送・外線転送の機能やメリットを解説

5.ダイヤルイン機能

ダイヤルイン機能とは、契約した電話番号以外に電話番号を追加できる機能です。電話回線を1つ契約すれば複数の電話番号を設定でき、部署ごとに電話を設置することが可能になります。

たとえば、総務部専用、営業部専用などと複数の電話番号を設定し、それぞれの部署へ連絡を促せば、取次の手間を減らすことができます。代表電話に電話が集中する心配もないため、複数部署がある企業ほど便利な機能です。

6.パーク保留機能

パーク保留機能とは、保留中の通話を他の電話機で取り次げる機能です。通常の保留機能は、保留中の電話機もしくは転送先の電話機で対応します。

顧客からの問い合わせがあったときに、誰が回答できるかわからないと保留転送での対応ができません。そのため、一旦電話を切るか、保留中に回答できる人を探すことになります。

しかし、パーク保留機能があれば、PBXに接続しているすべての電話機で対応できます。保留中にオフィス内に問い合わせ内容をアナウンスし、対応できる人に電話を受けてもらえば、スムーズな顧客対応が可能となり、電話対応者の負担も軽減できるでしょう。

PBXは3種類に分類される

PBXは、「レガシーPBX」「IP-PBX」「クラウドPBX」の3種類に分類されます。以下の表にそれぞれの特徴やメリット・デメリットなどをまとめました。

レガシーPBX

レガシーPBXは、電話回線を使うタイプのPBXです。社内に専用の機器を設置して使用します。主な機能は以下のとおりです。

• 外線の発着信の制御
• 内線間の通話
• 代表番号着信機能
• 転送機能(圏外転送は除く)
• パーク保留機能

電話回線を使うため通話の品質が高く、ハッキングやサーバーダウンの心配がないのもメリットといえます。バッテリーを確保しておけば、停電時の運用も可能です。

しかし、レガシーPBXは、導入時や管理にコストがかかる傾向にあります。導入時にはさまざまな機器の購入が必要となり、さらに専門業者でないと工事ができないので、依頼費用が発生します。

インターネット接続ができず、拠点ごとにPBXを設置するため、工事費用がかさむでしょう。また、電話回線をはじめとした機器のメンテナンス費用も発生します。

IP-PBX

IP-PBXとはインターネット回線を使うPBXで、電話機とLANケーブルをつないで通話します。

IP-PBXには、ハードウェアを使う「ハードウェアタイプ」と、サーバーにソフトウェアをインストールする「ソフトウェアタイプ」の2種類があります。

ハードウェアタイプは設置工事が必要ですが、ソフトウェアタイプはインストールすればすぐ使えるのが特徴です。

IP-PBXは、レガシーPBXで紹介した機能以外に次のことができます。

• パソコンやスマートフォンの内線化
• 複数拠点をまとめて管理
• 通話内容や顧客データのデジタル管理
• ビデオ通話
• 機能の拡張

インターネットを介して接続するIP-PBXは、複数拠点の接続が可能なため、海外などの遠隔地でも接続できます。すべての拠点を内線化できるため、通信コストを安く抑えられます。

また、パソコン・スマートフォンを内製化できるのもメリットの一つです。新たな電話機を購入せずに済んだり、CTIをはじめとしたパソコンと連携するシステムを利用できるため、電話応対業務をスムーズに進められるでしょう。

一方で、社内LANが整備されていない場合は導入コストがかさみます。また、ハッキングのリスクがあるため、自社でセキュリティ対策を行わなければなりません。インターネットの接続が悪いと通話中に雑音が入る点もデメリットといえます。

▷IP-PBXとは？仕組みやクラウドPBX・ビジネスフォンとの違いを比較

クラウドPBX

クラウドPBXとは、クラウド上に電話交換システムを設置しているPBXのことです。インターネット環境があればどこでも利用できます。

機能はIP-PBXとほとんど同じで、パソコンやスマートフォンの内製化やCTIなどの電話システムとの連携が可能です。

実際に機器を設置しないため、拠点を移転したりオフィスのレイアウトを変更したりする際にも柔軟に対応できます。

また、導入コストがかからないのも魅力の一つです。セキュリティ対策やメンテナンスについてもベンダーで対応するため、管理の手間やコストも抑えられます。なお、機能はあとから拡張もできるので、使いやすいようカスタマイズできるのはメリットといえるでしょう。

しかし、レガシーPBXやIP-PBXと異なり、月額費用がかかります。通話の品質やセキュリティの強度などはベンダーに依存するため、契約先は慎重に検討してください。

▷【2023年最新】おすすめクラウドPBX18選！機能や費用を徹底比較！

PBXの選び方

PBXの選び方は、大きく分けて4つあります。具体的には以下のとおりです。

• コスト
• 設置の有無
• 必要な機能
• 安全性

1.コストで選ぶ

コストを抑えたいなら「IP-PBX」もしくは「クラウドPBX」がおすすめです。特にクラウドPBXは導入費用がほとんどかからないほか、月額費用も比較的安い傾向があります。

IP-PBXは月額費用はかかりませんが、通常は導入費用に数十万円かかり、さらに設備の管理費用が別途発生するのが懸念点です。

しかし、こちらは一概にデメリットになるわけではなく、企業規模が大きい場合は、総合的に見るとIP-PBXのほうが安く済むことがあります。

従業員が多いと別途オプション追加が必要になったり、使用機会が増えたりと利用規模が大きくなるため、費用が高くなるからです。具体的な費用は導入するPBXによって異なるので、複数社の見積もりをとって検討するのが望ましいでしょう。

2.設置の有無で選ぶ

設備の設置にはメリット・デメリットがあるため、特徴を理解してからPBXを選びましょう。

設置のメリットは以下のとおりです。

• 月々の費用が発生しない
• 機能を自由にカスタマイズできる
• 強固なセキュリティ対策を施せる

専用機器を設置すれば、自社のネットワークもしくは電話回線を使用するため、PBXの利用料は発生しません。

クラウド型PBXのように借り物の交換機ではないので、予算や機器の設置スペースがあれば、自由に機能をカスタマイズできます。自社でセキュリティを施せる点もメリットの一つです。

しかし、設置には以下のデメリットもあります。

• 電話線やLANが整備されていないと導入コストが高い
• 設備の設置スペースが必要
• 設備のメンテナンス費用がかかる
• セキュリティ管理をしなければならない

専用機器の設置には高額なコストが発生するほか、スペースの確保が必要です。導入後には故障のリスクを避けるため、定期的なメンテナンスを行います。

3.必要な機能で選ぶ

PBXにはさまざまな機能がありますが業務に役立つものがなければ意味がありません。

使える機能が多いPBXを選んでも不要なものばかりなら、費用だけがかさむ可能性もあります。したがって、あらかじめ必要な機能をピックアップしてから選ぶことが大切です。

たとえば、単純に電話機能だけを求めるのなら、高品質な通話ができるレガシーPBXがおすすめです。営業で外回りをする社員が多い場合は勤怠管理ができたり、スマートフォンの内製化ができたりするPBXがよいでしょう。

あとから必要な機能が変わる可能性が高いときは、インターネット経由で機能をカスタマイズできるクラウドPBXが向いています。

PBXによって連携できるシステムやアプリケーションが異なるため、自社に必要な機能を確認してから、ニーズに合う拡張性や機能があるPBXを選びましょう。

4.安全性で選ぶ

安全性を最重要視している場合はインターネットに接続不要でハッキングや情報漏洩のリスクが低いレガシーPBXがおすすめです。

IP-PBXとクラウドPBXはどちらもインターネットを使うため、セキュリティ対策を厳重にする必要があります。

しかし、クラウドPBXのセキュリティ管理はベンダー任せであり、安全性を高めたくても関与できないので、ベンダー選びは慎重に行うべきでしょう。

自社でセキュリティ対策を施したいなら、IP-PBXがおすすめです。ただし、頻繁なセキュリティチェックが求められるので、その分手間がかかると覚えておきましょう。

▷クラウドPBXの選び方ガイド！目的や企業規模別の選定ポイントを解説

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PBXの法定耐用年数は6年

レガシーPBXやIP-PBXといった置き型タイプのPBXの法定耐用年数は6年です。法定耐用年数とは減価償却できる年数のことであり、寿命とは異なります。

しかし、6年を超えて使用しても減価償却できないほか、故障するリスクも高まるため、買い替えを検討するのが望ましいでしょう。

このように、置き型タイプのPBXは、時間の経過とともに故障の心配をしたり、買い替えや再工事の費用が発生したりします。そのため、故障や費用面のリスクも踏まえてPBXを選ぶことが大切です。

▷PBXの法定耐用年数は何年？買い替え時期は？クラウドPBXへの移行メリット

仕組みや機能を理解してPBXを導入しよう

PBXは、発着信を制御したり内線間の通話を可能にしたりと、電話業務を効率化するのに役立つものです。お客さまや社員間での電話のやりとりが多い企業は、導入を検討してもよいでしょう。

その際は、PBXには種類があってそれぞれ仕組みや機能が異なるため、導入コストや必要機能、システムの安全性などを判断したうえでPBXを選びましょう。