プロジェクト管理とは？目的ややり方・メリットやフローを紹介

プロジェクト管理とは？

プロジェクト管理とは、プロジェクトを成功させるために綿密な計画を立て、スケジュール通りに達成させることです。プロジェクトを進めるにあたり、時間や人、場所、もの、お金などを適切に管理し、各行程において目標を達成できるよう働きかけていきます。

プロジェクト管理は簡単な作業ではありません。そのため、一般的にはプロジェクトごとにプロジェクトマネージャーを配置し、タスクやスケジュールの管理を行います。

プロジェクト管理を行う目的

なぜ、プロジェクト管理をする必要があるのでしょうか。プロジェクト管理の目的について詳しく解説します。

納期や予算を管理するため

プロジェクト管理の目的として、プロジェクトを進行するにあたって、スケジュールや納品の遅れ、予算オーバーといった事態を未然に防止することがあげられます。

例えば、スケジュールがずれ込んだことにより納期に遅れが発生しそうなときは、改めてタスクを見直し、業務内容を変更したり担当者を変えたりすることで対応します。臨機応変かつ適切な判断が必要となるため、プロジェクト管理に関する専門知識や経験が欠かせません。

万が一、プロジェクト管理をしないまま業務を進めると、赤字が発生したりプロジェクト事態がなかったものとなってしまう可能性があります。

プロジェクトを効率化させるため

プロジェクトの効率化も目的のひとつで、業務効率がよくなることで、利益の最大化を望めます。

プロジェクト管理においては「QCD」と呼ばれる品質・コスト・納期の3つの要素を担保しなければなりません。

コストや時間、作業の無駄をできるだけ省きながら、高い質を保つことが利益の増大に繋がります。プロジェクトをリアルタイムで管理しながら、効率化を実現しましょう。

プロジェクト管理の必要性

プロジェクトを進める際は、さまざまな社員があらゆる業務を遂行しますが、各自にタスク管理を任せてしまうとプロジェクトを計画通りに進められなくなるおそれがあります。

ひとつのチームでトラブルが発生したり遅れが出たりすることで、他のチームの業務が滞れば、全体の進捗状況にも大きな悪影響を及ぼしかねません。

プロジェクトを最後まで滞りなく進め、成功を収めるためには、プロジェクト管理が必要不可欠です。適切にプロジェクトを管理することで、致命的なミスや大きな損失が発生するのを防ぐことができます。

プロジェクト管理で知っておくべき基礎知識

プロジェクト管理を適切に行うためには、基礎知識を深めておくことが大切です。身につけておきたい5つの知識について詳しく解説します。

ガントチャート

ガントチャートは棒グラフなどを用いてプロジェクトの進捗を管理する表で、「スケジュール表」「管理表」などと呼ばれることもあります。進捗状況が視覚的に把握できるため、プロジェクト管理で多用されています。

縦軸に担当者名やタスク、横軸に日付を記載し、バーで進行状況を示すというシンプルな構造であるため、いつ・どこで・誰が・何をするかが一目で確認できるのが特徴です。

▷ガントチャートとは何？意味やプロジェクト管理におけるメリット・デメリット

アジャイル

アジャイルとはプロジェクトを複数のステージに分けて管理する手法です。ステージごとにレビューとフィードバックを行い、進捗状況を確かめながら修正を加えていきます。

作業内容を顧客ニーズに合わせて調整できるのがアジャイルの特徴です。ステージごとのタスク管理と、プロジェクト全体のスケジュール管理を同時に行う必要があるため、アジャイルの実行には、豊富な知識と経験が欠かせません。

ウォーターフォール

ウォーターフォールは、プロジェクトをフェーズごとに分けて、上から順に完了させていく管理手法です。製造業界で始まった手法ですが、現在では幅広いジャンルの業界で導入されています。プロジェクト管理時のフェーズ設置例は以下のようになります。

• 要件定義・分析
• システム設計
• 実装
• テスト
• 運用・展開

一つのフェーズが完了してから次のフェーズに進むため、業務の取りこぼしが発生しにくいのがメリットです。ただし、時間がかかったり遅れが生じたりすると、別のフェーズでの作業の時間が削られることになるため注意しましょう。

WBS(Work Breakdown Structure)

WBS(Work Breakdown Structure)とは、作業分解構造と言い、プロジェクトの遂行に必要な作業を細かく分けて構造化する手法です。タスクをツリー状に表すことで、タスクごとの関係性が明確になります。

また、WBSを実行する中で、タスクを細分化し一つひとつの内容を明確にするため、タスク漏れによる作業ミスを削減できます。

EVM(Earned Value Management)

EVM(Earned Value Management)は、予算やコスト、出来高といった金銭価値に基づいて分析する手法です。EVMの指標となる数値は以下のようになります。

• 計画上の出来高(PV)
• 実際にかかったコスト(AC)
• 完了している実績値(EV)
• 完了時の総予算(BAC)

納期や内容に問題がなくても、大幅に予算を超えたコストがかかってしまう場合は、プロジェクトの失敗を意味します。プロジェクトの成功には、スケジュールやタスク管理だけでなく、コストも合わせて管理することが大切です。ガントチャートなどスケジュール管理に使用できる他の表とあわせて活用しましょう。

PMBOK(Project Management Body of Knowledge)

PMBOK(Project Management Body of Knowledge)とは、プロジェクト管理に関する知識を体系的にまとめたものです。プロジェクト管理のプロセスが定義されており、世界基準とされています。

PMBOKの設置目的は、QCD(品質、コスト、納期)の管理です。PMBOKの知識を身につけることで、プロジェクト管理における適切なマネジメント方法や効率的な管理方法を習得できます。

▷プロジェクト管理に必要な項目｜業務フローや管理のポイント

プロジェクト管理を行うメリット

プロジェクトを安定的に遂行するためには、プロジェクト管理が欠かせません。ここでは、プロジェクト管理を実行する際のメリットを3つ紹介します。

プロジェクトの情報を可視化できる

プロジェクト管理のメリットは、プロジェクト管理により表やデータなどで情報が可視化されることです。例えば、ガントチャートを使うことで、いつ誰が何のタスクを行うのかを一目で確認できるようになります。納期に間に合うのか、業務に取りこぼしがないかといったことも全員でチェックできます。

また、EVMを活用することで、コストの見える化も実現可能です。プロジェクトの完成度を上げたいからといって予算を無限に使用できるわけではありません。EVMを確認しながら作業を進めることで、コストの無駄を省き経済的にプロジェクトを遂行できるようになります。

情報の共有が容易になる

プロジェクト管理をすることで、現在行っているタスクの内容や進捗状況といった情報を、他の社員と共有しやすくなるのもメリットの一つです。プロジェクト管理を行わない場合、誰が何をやっているのかを調べるために無駄な時間や労務が発生します。

一方、プロジェクト管理をするとツール上で簡単にデータを共有できます。タスク内容に変更があった場合や業務に遅れが生じた場合でも、該当チームだけでなく他チームのメンバーも迅速に対応できるようになるでしょう。

また、タスクを実行しているチームメンバーが気づいていないミスを発見できる可能性もあります。情報共有することで、重大な過失や損失の未然防止に繋がります。

スケジュールが管理しやすくなる

プロジェクト管理を実施すれば、「誰が今何に取り組んでいるか」「チームのタスク内容や進捗状況」などをツール上で簡単に確認できます。そのため、責任者がスケジュール管理をしやすくなるのも大きなメリットです。

例えば、納期の変更があり急いで作業を進めなければならなくなった場合に、空いているメンバーを確認しタスクを配分できます。マネジメントの効率化や業務の円滑化が可能となります。

プロジェクト管理を行うデメリット

プロジェクト管理をすることのメリットは多いですが、デメリットもいくつかあります。

デジタル化や専用ツール導入にコストがかかる

専用ツールを導入しデジタル化することで、在宅勤務やフレックスタイム制を導入している企業でも手軽にプロジェクト管理できるようになります。職場でホワイトボードや書類を確認する必要がなくなるため、多様化する働き方にも対応可能です。

しかし、専用ツールの導入にはコストが発生します。実際の費用はツールの内容や事業規模、利用期間により異なりますが、機能が多いほどコストもかさむのが一般的です。導入する際は、自社の運用に合わせて必要な機能を絞り込んだうえで、予算に見合ったツールを選びましょう。

メンバーによっては全体を把握できない

タスクごとに業務を分けることで今やるべきことが明確になり、目の前の作業に集中できます。ただし、その分全体を把握することが難しくなる点に注意が必要です。

特に、タスクをこなす側のメンバーはプロジェクトの全体像が見えにくく、自身の行っている業務以外の作業がどうなっているのか、どのように進めるのかを理解できなくなるケースも少なくありません。

こうなった場合、プロジェクトに遅れが発生したり急な欠員が出たときに、スムーズに対応できるメンバーが限られるというリスクが発生します。

プロジェクト管理を行う際は、プロジェクト全体の進捗状況やタスク内容、担当者の動きなどを全体に対してこまめに報告するようにしましょう。

優先度による混乱を招くおそれがある

プロジェクトを成功させるためには、優先度の高いタスクにより多くの時間や人員を確保することが大切です。しかし、タスクやフェーズごとに業務を分けることで、業務内容の関連性や優先順位が不透明化するおそれがあります。

その結果、「自身に与えられたタスクをこなすだけ」「今やらなくてもよい業務を先にやってしまう」といった事態が発生すると考えられます。プロジェクトを開始する際は、メンバーに、プロジェクト内容の中でも特に優先したいタスクや核となるフェーズなどを事前に共有するようにしましょう。

プロジェクト管理のやり方・方法

プロジェクト管理をすることで、業務の効率化や利益の最大化が期待できます。プロジェクトが計画通りに進まない、大きなプロジェクトが発生する予定があるといった場合は、プロジェクト管理を行いましょう。ここでは、プロジェクト管理の代表的なやり方を2つ紹介します。

Excelを用いて管理する

代表的なプロジェクト管理方法は、Excelを使った方法です。Excelでガントチャートや表を作成することで、プロジェクト管理に役立てることができます。テンプレートもあるため、専門的な技術がなくても簡単に作成できます。

ただし、手作業で内容を変更しなければならず、手間や時間がかかる点には注意が必要です。また、ヒューマンエラーによる入力ミスや誤操作、情報の伝達ミスといった問題が発生する可能性もあります。

▷進捗管理表とは？エクセルでの作り方やプロジェクト管理のコツ

▷進捗管理とは？どうやるべき？プロジェクト管理のコツと失敗例

専用ツールを用いて管理する

プロジェクト管理ツールを活用すると、より効率的にプロジェクト管理をおこなうことができます。ツールにはプロジェクト管理に必要となる機能が搭載されており、ガントチャートやEVMなどの一元管理が可能です。シンプルな管理画面や直感的に操作できるUIが採用されているなど、操作性が高いものも多いため、専門知識が豊富でない人でも作業しやすいでしょう。

ただし、プロジェクト管理ツールは導入にコストがかかるというデメリットもあります。導入によるメリットとコストのバランスを考慮し、自社に合った方法を検討しましょう。

▷【2023年最新】おすすめのプロジェクト管理ツール20選を比較！目的や料金に合わせた選び方

プロジェクト管理を実施するフロー

実際に企業でプロジェクト管理を行う際の流れと手順を紹介します。

プロジェクトの目的を明確化する

プロジェクトの方向性を決めるためにも、まずは目標を明確にしましょう。目標の設定はプロジェクトの全体像を決めるために、必要不可欠なものです。

目標が定まっていないと、どこを終着点とするのか・どのようなプロセスが有効なのかといったことが決められず、プロジェクト終了後も成功したのか失敗したのか・曖昧になるためです。

目標が明確になることで、メンバーが目指すべきポイントを共有できるようになり、プロジェクト達成へのモチベーションも高まります。

必要なタスクを洗い出す

定めた目標を達成するために必要となる、全てのタスクを確認します。また、タスク内容に合わせて、タスクの遂行に適した人材を割り当てましょう。事前にメンバーの能力や得意ジャンル、保有するスキルなどを確認しておくことが大切です。

また、タスクの期限も設定する必要があります。期限を設定することで、業務の優先順位が明確になります。

現在の進捗を把握する

プロジェクト管理の際はタスクごとの進捗状況を随時確認し、把握するようにしましょう。スケジュールが遅れそうなときやミスが発生した場合でも、迅速に対応できます。プロジェクトを成功させるためには、タスク内容と進捗状況を確認しながら、人員の再配置や業務内容の変更などを臨機応変に行うことが大切です。

進捗状況を確認する際は、ミーティングが有効です。各タスクが現在どのような状態なのか、スケジュール通りに進んでいるか、問題が発生していないかといったように、細かく聞き取り調査しましょう。

必要に応じて内容を修正する

プロジェクトの内容は、定期的にレポートするようにしましょう。現在の状況が見える化し、客観的に状況を把握できるようになります。また、プロジェクト終了後のレポートでは、プロジェクト管理においての課題や改善点を洗い出し、分析することが大切です。解決策を検討し、今後の活動につなげましょう。

プロジェクト管理を正確に実行するためのポイント

プロジェクト管理をする際は、ただツールを導入すればよいというわけではありません。プロジェクトを成功させるためには正しく管理することが大切です。プロジェクト管理のポイントを6つ紹介します。

コスト管理を徹底する

プロジェクトの進行には費用がかかります。多額の資金を捻出すればその分高品質になりますが、予算を大幅にオーバーしていてはプロジェクトを成功させることができたとは言えません。コスト管理を行い、できるだけ予算の範囲内でプロジェクトを進めましょう。

コスト管理をする際は、適切な金額の予算を算出することと、プロジェクト進行中にかかった費用を随時確認することが大切です。時には思わぬ出費が発生することもありますが、一つのタスクごとに使用できるコストの金額を計算しながら、予算内で収まるよう努めましょう。

明確に役割を分担する

プロジェクトマネージャーは、全てのタスクを把握しておく必要があります。また、タスクの内容や納期、タスクを遂行させるにあたって必要となるスキルなどに合わせて、適切な人材を配置することが大切です。個人の能力を生かせるような形でタスクを分配することで、プロジェクトを成功に近付けることができます。

▷プロジェクト管理に必要なスキルとは？PMが身につけるべき能力と向上の秘訣

関係者との情報共有を細かく行う

プロジェクトマネージャーとタスク管理の責任者で、随時情報交換をするようにしましょう。プロジェクトマネージャーとしては、進捗状況を把握することで、プロジェクトの達成に向けたスケジュール管理がしやすくなります。また、メンバーにとっては納期やタスク内容、目標などを確認することでプロジェクトに対するモチベーションを向上できます。

スピード感のあるコミュニケーション

プロジェクト管理においては、情報共有のスピード感も重要となります。プロジェクトマネージャーとメンバーが、常に最新の情報を共有できるよう、ドキュメントの状態を適切に管理しましょう。

プロジェクトの状況をスピーディーに把握することで、進行の遅れや優先的に行うべきタスクなどが明確化します。また、状況に合わせてタスクを細分化したり、人員を補充したりとスムーズに対応できるようになるでしょう。スピード感を持ってプロジェクトを進行できます。

プロジェクトに対する意識の統一

プロジェクトマネージャー1人ががんばるだけでは、プロジェクトを成功させることはできません。メンバー一人ひとりの能力やモチベーションが、プロジェクトの品質を大きく左右します。

プロジェクト管理をする際は、全体の目標や納期、タスクごとの目標や課題などをできるだけ細かく情報共有しましょう。ゴール(目標)が明確になるとメンバーの意識を統一しやすくなり、プロジェクトの成功に向けた意欲向上につながります。

目的に適したツールを選んでいる

ツールの活用もプロジェクト管理を正確に実行するために欠かせないポイントの一つです。Excelなどを用いて管理することも可能ですが、できることが限られるうえ、全て手作業で操作するため人為的ミスが発生しやすいというデメリットもあります。

一方、プロジェクト管理ツールを導入すると、表の作成やコスト管理、スケジュールの確認、納期の通知などさまざまなプロセスの一元管理が可能です。リアルタイムで情報を確認できるため、プロジェクトの管理がしやすくなります。メンバー間でも誰が何をしているか把握でき、納期の遅れやミスの発生の未然防止に役立つでしょう。

なお、プロジェクト管理ツールにはさまざまな種類があります。自社の必要とする機能が搭載されているかをチェックしながら、目的に適したツールを選びましょう。

▷プロジェクト管理が失敗する要因｜具体例や失敗しない改善策

プロジェクトの管理にはツールの活用がおすすめ

プロジェクト管理に活用したいのが、専用の管理ツールです。プロジェクト管理に特化したツールを使用することで、より効率的にマネジメントできるようになります。

ここでは、プロジェクト管理ツールの概要や費用相場、選び方などについて解説します。

プロジェクト管理ツールについて

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進行に際して必要となるスケジュールやタスクといった情報を可視化するためのアプリケーションです。メッセージの送受信やカレンダーの共有など、さまざまな機能が搭載されています。

プロジェクト管理ツールを用いることで、リアルタイムで情報を更新・把握できるのがメリットです。業務量の多いメンバーのタスクを再分配したり、遅れが出そうなタスクに担当者を増やしたりと、臨機応変に対応できます。

▷プロジェクト管理ツールの基本的な機能一覧！機能を理解し業務効率化！

プロジェクト管理ツールの費用相場

プロジェクト管理ツールには「従量課金型」「月額固定型」の2パターンがあります。

従量課金型は、ユーザー数や利用する機能の内容に応じて費用が変わります。費用の平均金額は、1アカウントあたり月額500〜1,500円程度です。

月額固定型は、毎月決まった金額を支払う方法で、アカウントやユーザーの数に関わらず一定の金額が課されます。月額料金の目安は月1万〜5万円程度です。ただし月額固定型でも、サービス内容に応じて費用が変わるケースもあります。

プロジェクト管理ツールを導入する際は、必要なサービス内容や利用するユーザーの数などを確認し、自社に合ったものを選択しましょう。

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールにはさまざまな種類があります。どのツールを選んでも同じように運用できるというわけではありません。ここでは、ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。

必要な機能から選ぶ

プロジェクト管理ツールを選ぶときは、自社に必要な機能が備わっているかをチェックしましょう。

プロジェクト管理ツールに搭載されている機能はツールごとに異なります。機能の一例は以下の通りです。

• ガントチャート
• チェックリスト
• マイタスク
• カレンダー作成
• タスクへのコメント
• レポート作成
• チャット
• アクティビティログの確認

これらの機能を活用することで、タスクやスケジュール、コストなどを一元管理が可能となり、プロジェクト管理の効率化が実現できます。

ツールの候補を2〜3個に絞ったら、「カレンダーは大人数でも見やすいか」「対応できるユーザー数は何人までか」など細かい部分の条件もチェックし、自社の状況や希望に合うものを選びましょう。

導入形態から選ぶ

プロジェクト管理ツールは、「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

• クラウド型:インターネット環境で利用可能。社内外で簡単に情報共有ができるため、在宅勤務やフレックスタイム制を導入している企業でも利用しやすい。
• オンプレミス型:自社で保有するパソコンなどの電子機器にプロジェクト管理ソフトをインストールする方法。ローカルネットワークを利用するため、セキュリティを確保できる。

最近では、多様化する働き方に対応できるクラウド型に人気があります。メンバー間でのやりとりも容易であるため、情報共有しやすいでしょう。

操作のしやすさから選ぶ

操作のしやすさもプロジェクト管理ツールを選ぶうえで重要なポイントです。

プロジェクト管理ツールは、機能が多ければ多いほどよいというわけではありません。不要な機能が多数搭載されていると、操作が複雑化するおそれがあります。使いにくいツールを導入したために、かえって業務効率が低下してしまっては本末転倒です。

また、ツールの導入や運用にあたっては、事前の研修や操作方法のレクチャーなどの手間や時間が発生します。学習コストを抑えるためにも、誰もが使いやすいデザインのツールを選びましょう。

おすすめのプロジェクト管理ツール

プロジェクト管理に適したツールを3つ紹介します。特徴やメリットなどを解説するので、ツールを選ぶ際の参考にしてみてください。

Trello

Trelloは、直感的に使用できるデザインが魅力のプロジェクト管理ツールです。タスク管理やToDoリストなど複数の機能を搭載しています。操作性が高いため、プロジェクトマネージャーだけでなくメンバーも気軽に利用できます。

特に評価が高いポイントは、ステータスカードの機能です。ステータスカードを利用して、従業員が自身の進捗状況を表示すると、お互いの動きを一目で確認できるようになります。全体の動きが明確になるため、業務を効率化しやすくなるでしょう。

Time Krei

Time Krei(タイムクレイ)は、「管理者」「経営者」「従業員」の3つの視点からプロジェクト管理ができるサービスです。業務内容を見える化できるため、作業の効率化に役立ちます。

スケジュール管理やタスク管理などグループウェアとしての機能が豊富にあるのが強みです。チャットなどで従業員同士のコミュニケーションを活性化させれば、生産性の向上にも役立つでしょう。また、密に連絡を取ることで「いつ誰が何をしているのか」が明確になるため、課題やミスを発見しやすくリスクの軽減にも役立ちます。

Redmine

Redmineはオープンソースのプロジェクト管理ツールで、ダウンロードするだけで誰でも無料で利用できます。チャットやガントチャート作成、カレンダー、ニュースの設定などの機能が搭載されています。無料ながら機能が豊富であるため、プロジェクト管理ツールをお試しで使ってみたいと考えている企業に適しています。

ただし、有料ツールのようなフルサポートが付いたパッケージプランはありません。パソコンやプロジェクト管理に関する知見がない場合は、操作に慣れるまで時間がかかる可能性があります。

プロジェクト管理とは計画通りに進行するための手法

プロジェクト管理とは、スケジュールやタスクなどを管理してプロジェクトの成功に向けてサポートすることです。時間や人、場所、モノ、お金などをマネジメントして、プロジェクトを計画通りに進行させるのが目的です。

スケジュールの遅延や納品の遅れ、追加コストの発生といった事態を未然に防止するために、プロジェクト管理は欠かせません。また、プロジェクトの目標が明確になるため、従業員のモチベーションや会社の生産性が向上するといったメリットもあります。

Excelやホワイトボードなどを用いてプロジェクト管理をすることもできますが、管理にかかる工数の削減や情報共有のしやすさを考慮するのであれば、専用ツールの導入が望ましいでしょう。今回の記事でおすすめのプロジェクト管理ツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。