無料で使える受付システム10選！選び方や費用を抑える秘訣を紹介

受付システムのサービス一覧

• 受付のデジタル化で来客業務をゼロに
• セキュリティ・コスト面も大幅改善
• 日程調整や会議室予約までワンストップで効率化

受付システムの
サービスを一括ダウンロード(無料)

チャットと受付システムの併用で叶えるバックオフィスDXとは

バックオフィス部門では会社全体に関わる業務を行うため、DXを推進することが会社全体の変革につながるとして注目を集めています。本セミナーでは、チャットと受付システムの併用で叶うバックオフィスのDX化とその効果についてご紹介します。

無料視聴はこちら>>

受付システムとは？

受付システムとは、人の手で行っていた来客訪問時の対応業務をタブレット端末など行うシステムです。来客があった際や電話応対が必要な際は受付システムから担当者に取次ができるため、人件費をカットできるだけでなく、業務の効率化にも繋がる点がメリットと言えます。

受付システムでできること

受付システムで行える主な業務は、次の3つが挙げられます。

• 受付・来客通知
• アポイントメント調整
• 来客情報管理

来客の受付や通知機能では、訪問客の目的などを選択できるものも多く、タブレット操作時点で所定の部署への取次や来客情報の登録などを行えます。

アポイントメント機能では、来客との会議や打ち合わせの日程を調整する機能も存在します。システム上で日程調整が可能なため、やり取りを最小限にできる点はメリットです。

また、受付システム上で来客情報を管理することも可能です。これにより、いつどの会社の誰が訪れたのかを管理できるため、後に来客情報が必要になった場合にも便利です。

▷受付業務の効率化ポイントとは？よくある課題とシステム導入による改善方法

▷受付システムとは？受付無人化の必要性・メリットや選び方を解説！

基本料無料で使える受付システム2選

ここでは、基本料金が無料で使える受付システム2選を紹介していきます。コストを抑えて運用したい場合には、ぜひ参考にしてみてください。

1.Envoy

Envoyは、受付業務に必要な基本的な機能を無料で使える受付システムです。受付対応はiPadで行えるため、複雑な操作などは必要なく、使い慣れていない方でも安心して使えます。また、訪問者バッジを発行する機能も搭載されており、セキュリティ面の安全度も高いのが特徴です。

2.ReClip

ReClipは、アプリで使えるのが特徴の受付システムです。Chatworkをはじめとした様々なサービスとの連携することも可能で、連携することによって受付業務の効率化が実現します。

わかりやすいシステムで運用しやすく、初めて受付システムを導入する場合にもおすすめです。

無料トライアルがある受付システム8選

受付システムには、無料トライアル期間を設けているものもあります。豊富な機能を無料で試してみたい場合は、ぜひ参考にしてください。

1.RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、初期費用0円で始められ、無料トライアルを利用できる受付システムです。ビジネスチャットとの連携や電話などでの来客通知機能はもちろん、来客時に来館シールを印刷できる機能も搭載されています。セキュリティ面においても抜け目なく運用できるシステムといえるでしょう。

2.ラクネコ

ラクネコは、QRコードでの受付が行える受付システムです。訪問時に来客の複雑な操作が必要なく、ストレスフリーな来客対応を実現します。また、インターホン機能も搭載されているため、来客の不安を少なくできる点も魅力です。

3.ACALL RECEPTION

ACALL RECEPTIONには、受付や入退館の管理だけでなく、来客の座席予約や会議室の予約機能が搭載されています。この機能を利用すれば、別途座席や部屋を抑える必要がありません。来客応対の流れでそのまま座席や会議室を予約できます。

4.らいきゃくん

らいきゃくんでは、待ち受け画像のカスタマイズが可能です。受付画面で会社の雰囲気やカラーをアピールできます。ダイレクト呼び出し機能を利用して担当者を直接呼び出せるため、スムーズな受付対応が行えるでしょう。

5.オフィス受付

オフィス受付は、自社の広告宣伝動画を端末上で再生できる受付システムです。タッチ画面のインターフェースは6通りの中から選択できるため、自社の環境に合った形で運用できます。また、担当者や部署名での検索も可能で、来訪者が迷うことなく利用できる受付システムです。

6.アイタッチ＋

アイタッチは、icloudの連絡先と連携でき、社用のiPhoneなどとも相性よく使えるのが特徴です。料金プランはサブスクやリースのほかに、買い切りの一括購入も用意されているため、自社のニーズに合ったプランから選択できます。

7.WowDesk

WowDeskは、システム上のボタンレイアウトをカスタマイズできるのが特徴です。来客にとって使いやすい形に変更していけるため、訪問時の操作をより快適にしたい場合におすすめの受付システムといえます。

8.AirWAIT

AirWAITは、通常の受付管理機能のほかに、多言語対応機能が付いているのが大きな特徴です。英語・中国語・韓国語にも対応できるため、外国人の来客が多く見込まれる場合など、さまざまな状況を想定して利用できる受付システムといえます。

受付システム導入のメリット

実際に受付システムを導入した場合、企業側にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、受付システム導入のメリットを4つ紹介します。

受付業務を効率化できる

人の手で受付を行っていた従来の形と比べて、業務を効率化できる点はメリットです。端末からの電話転送や来客通知で受付応対ができるため、内線をかけて担当者を探す必要はありません。来客のたびに仕事を中断されることもなく、ほかの業務に集中できます。

人件費を削減できる

受付システムの導入により、受付担当者を配置する必要がなくなります。窓口に人を割かない分人件費の削減にもつながり、大幅なコストカットが見込めるのも大きなメリットの一つといえるでしょう。また、受付業務のために社員を出社させる必要もなくなり、テレワークの推進にもつながります。

防犯対策につながる

人の手による受付対応では、本来アポイントメントのない来訪者にも顔を合わせなければならないこともあるでしょう。しかし、受付システムを使えばアポイントのあった来客のみに直接対応を絞ることができます。

また、顔認証機能が搭載されたものであれば、事前に来訪者の顔を確認することが可能なため、社員も安心して業務に取り組むことができるでしょう。

受付業務のミスを防止できる

従来の受付対応では、誤った部署や担当者につないでしまい、二度手間になるなどのミスが発生することがありました。

受付システムを利用することで、人為的なミスが発生することなく、スムーズに担当者への取次が行えます。その結果、来訪者に迷惑をかけるようなミスを防ぐことができ、企業のイメージ戦略にも貢献することでしょう。

▷【最新比較】おすすめ受付システム18選！費用・機能・使いやすさで厳選！

受付システム導入のデメリット

便利な側面が目立つ受付システムですが、導入にはいくつかのデメリットも想定されます。本格的に導入を検討している場合は、デメリットも把握した上で検討するようにしましょう。

受付システムに抵抗を感じる人もいる

デジタル端末に慣れている世代であれば問題ないですが、世代によっては顔を合わせての受付対応を好む場合もあります。シニア世代の社員が多い場合や、取引先の社員の年齢層が高い場合などは、慎重に検討する必要があるでしょう。

導入や運用に費用がかかる

受付システム導入には、端末の購入などのコストが発生します。そのため、事前に予算を用意した上で、導入に踏み切る必要があるでしょう。コストを考えずに導入に踏み切ってしまうと、失敗の可能性が高まってしまいます。

システムに不具合が発生すると利用できなくなる

電子端末を利用する受付システムは、故障やシステムの不具合が付き物です。

なにか問題が起きればその間システムは利用できないため、代替フローの用意は必要不可欠になります。トラブルが起こったときに備えて、人の手で解決できる準備をしておくとよいでしょう。

無料で使える受付システムの選び方

受付システムにはさまざまなものがあり、どのようなポイントを見て選べばよいか分からないこともあるのではないでしょうか。ここからは、無料で利用できる受付システムの選び方を紹介するので、選定時の参考にしてください。

来客時のチェックイン方法・通知方法は何か

受付業務の基本となるチェックイン方法や通知方法は重要なポイントです。QRでチェックインするのか、番号券を発行するのかなどでチェックイン時の利便性が左右されます。

また、通知方法もチャットや電話などさまざまです。自社の環境にマッチする機能を搭載した受付システムを選ぶようにしましょう。

来客者・受付者双方にとって使いやすいシステムであるか

受付者にとってはもちろんですが、受付システムを使用するのは来客でもあります。そのため、自社での使い勝手だけではなく、来客にとって使いやすい機能性、レイアウトであるかどうかも重要なポイントとして捉えておきましょう。

iPadなどの端末に対応しているか

受付システムを導入する際は、iPadなどのタブレット端末に対応しているものかを確認しましょう。自社で使用しているiPadなどがある場合、別の端末を用意する手間や費用が省けます。また、タブレット端末に対応している受付システムであれば、スペースが最小限に済む点もメリットといえるでしょう。

受付システム導入の目的が達成できるか

受付システムを導入することで達成したい目標も明確にしておく必要があります。業務効率化なのか人件費削減なのか、目的によって受付システムに求めるクオリティも異なります。そのシステムを導入することで目標を達成できるか考えた上で、自社に最適なシステムを選ぶようにしましょう。

セキュリティ・トラブルへの対策は十分か

受付システムはクラウド型で提供されているものも多く、不正アクセスなどセキュリティ面のリスクにさらされる可能性もあります。働いている社員はもちろん、来客の個人情報を扱うものでもあるため、情報漏えいなどを防ぐセキュリティ体制が整っているかを確認してから導入しましょう。

導入・運用に関するサポートは得られるか

導入時や運用時のサポートの手厚さは業者によって大きく異なります。社内にシステムに強い人材が欠けている場合には、サポート体制の充実した受付システムを選ぶのが無難です。万が一、システムエラーなどが発生した際にも迅速な対応ができるよう、導入前にサポートの有無を確認しておきましょう。

受付システムの導入・運用費用を抑える秘訣

ここでは、受付システムの導入や運用コストを抑えるための秘訣を2つ紹介していきます。

iPadなどの端末導入費用を抑える

自社でタブレット端末などを所持していない場合は、新しく購入する必要があります。その際、できるだけ購入コストを抑えるには、以下の方法がおすすめです。

iPadを使う場合

• Appleのビジネス向けサービス
• 認定整備済製品

その他端末を購入する場合(iPadを含む)

• レンタル
• 中古
• 買取り・下取り

新品を購入するのではなく、認定整備済品を購入する、レンタルや中古品を購入するといった工夫一つで、端末購入コストを大きく下げることができます。

無料トライアルを活用し複数のシステムを比較する

無料トライアル期間を設けている受付システムを活用して、複数のシステムを比較していくことも重要です。とくに、オンプレミス型とクラウド型はそれぞれでシステムにかかるランニングコストが異なります。

セキュリティやアップグレードに費用は必要かなどの項目を比較しつつ、コストを抑える方法を模索していきましょう。

無料で使える受付システムを導入し業務を効率化しよう

本記事では、無料で使える受付システム10選を紹介しました。受付システムを導入することで、業務効率化とコストカットの両方を実現できる可能性があります。本記事の内容を参考にしていただき、受付システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

チャットと受付システムの併用で叶えるバックオフィスDXとは

バックオフィス部門では会社全体に関わる業務を行うため、DXを推進することが会社全体の変革につながるとして注目を集めています。本セミナーでは、チャットと受付システムの併用で叶うバックオフィスのDX化とその効果についてご紹介します。

無料視聴はこちら>>