Excel（エクセル）業務をRPAで効率化するには？活用事例を参考にしたメリット

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Excel業務の課題とは？

Excelはデータの処理だけでなく、請求書や資料などの文書作成、プロジェクト管理や社員の勤怠管理といったさまざまな業務に活用されています。汎用性に長けているツールですが、いくつか課題点もあるので確認しておきましょう。

ヒューマンエラーが発生しやすい

Excelでのデータの入力・集計作業は同じ手順を繰り返すので、社員の負担が大きい業務です。情報量が多いほど時間と手間がかかるうえ、入力ミスによるヒューマンエラーが生じる可能性が高くなります。

ミス防止のために複数の社員の目でチェックするなどの対策がありますが、無駄な工数が発生してしまうのが課題の1つです。

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ファイル管理が煩雑で属人化しやすい

ファイル管理が煩雑で、属人化しやすい点もExcel業務の課題の1つです。

ファイル名の付け方や保存フォルダの作り方のルールが統一されていないと、ファイルの内容やバージョン、保存場所がわかりにくくなります。そのため、検索効率の低下や、最新版ではないファイルで作業するなどのミスを招いてしまいます。

また、Excelは同時編集がしにくいことから、各社員のパソコンのデスクトップ上で保管されるファイルが多くなりがちです。社員のパソコンや共有サーバーなどにファイルが分散することで、よりファイル管理が煩雑になり、業務効率化を妨げる要因となるでしょう。

マクロやVBAの知識が必要

Excelで複雑な業務をおこなう際には、マクロやVBA(Visual Basic for Applications)の活用が必要不可欠です。しかし、マクロやVBAの知識・スキルを習得している社員は限られています。

知識・スキルを持つ担当者が休職や退職、転勤などで不在となった際に、変更や不具合が生じても対応できず、運用が困難になってしまうケースが考えられるでしょう。その結果、別の管理方法に切り替える、新たにファイルを作り直すなどの手間が発生する可能性もあります。

同時編集作業がしづらい

Excelは共有ブック機能を利用することで、複数人で同時に1つのファイルを編集することが可能です。ただし、共有ブック機能を設定すると、一部の機能が制限されてしまうため注意が必要です。たとえばセル結合、セルの挿入・削除、シート削除、グラフやピボットテーブルの作成・変更などの機能は利用できません。

また、ファイルを編集しても更新や保存をするまでは最新の状態にならないため、リアルタイムでの共有が難しい点もデメリットです。こまめに更新を行わないと、共有フォルダ内に残っている古いファイルが使われてしまうおそれがあります。

ほかにも、共有する社員が多いと共有ユーザーの設定に手間がかかる、細かい権限設定ができないといった問題があります。以上のことから、Excelでのファイル共有は、部署や支店をまたがっての共有や厳重なセキュリティ管理が必要となる業務には不向きといえるでしょう。

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Excel業務をRPAで効率化するメリット

RPA(Robotics Process Automation)とは、人間がパソコンを使っておこなう作業をロボットに覚えさせることで自動化する仕組みを指します。Excel業務をRPAで効率化することで、さまざまなメリットをもたらします。

ここでは、Excel業務をRPAで効率化するメリットについて解説します。

生産性の向上

RPAを導入し、データ入力・集計やマクロの実行、他のソフトとの連携といったExcel業務を自動化することで、作業工数を大幅に削減できます。RPAは24時間365日稼働できるため、作業時間の短縮も実現可能です。

また、単調な作業を自動化することは、社員の負担軽減やリソース確保にもつながります。企画や開発といった付加価値を生み出す業務に集中できるため、生産性の向上やエンゲージメント向上といった効果が望めるでしょう。

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ミスの削減

Excel業務をRPAで自動化するメリットの一つに、ヒューマンエラーの発生を抑制し、ミスを削減できる点があげられます。RPAは同じ条件下であれば同じ精度や品質で作業をおこなえるため、定型業務の正確性が向上します。

さらに、これまで発生していた二重チェックや修正作業にかかる時間と手間も削減できるため、業務効率の向上が期待できるのも大きなメリットです。ミスを未然に防止できることで、社員の心理的負担の軽減やモチベーションアップにもつながるでしょう。

人手不足の解消

RPAによる定型作業の自動化は、多くの企業が直面している人手不足の解消にも役立ちます。少子高齢化により労働人口が減少する中、人手不足問題を解決するためには業務効率化を推進し、生産性を向上させる必要があります。

例えば、Excelのデータ入力・集計といった単純作業やチェックを、ベテラン社員が担当しているケースは少なくないでしょう。しかしRPAを活用し作業を自動化すれば、それらの業務にかかる手間や時間を大幅に削減可能です。

余ったリソースをクリエイティブな業務やコミュニケーションが必要な業務に充てれば、企業全体の生産性向上も期待できます。より付加価値の高い業務に集中できることで、仕事へのやりがいが生まれ、従業員満足度の向上にもつながります。

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Excel業務におけるRPAの活用例

ExcelとRPAを組み合わせることで、自動化できる業務の幅が広がった事例が多くあります。

ここでは、Excel業務におけるRPAの活用事例をご紹介します。

データ入力作業の自動化

Excelでマクロを用いると、実施したい処理を自動化することが可能です。しかし、マクロはExcel内でしか実行できないため、他のデータを使用したい場合は手入力でおこなわなければいけません。

膨大なデータの入力や反復作業はヒューマンエラーが発生する可能性が高く、身体的・心理的にも負担が大きいものです。しかし、RPAとマクロを連携させれば、他のデータからExcelへの入力作業も自動化できます。速く正確に作業をおこなえるため、社員の負担を軽減でき、業務品質も高められます。

さらにOCR(Optical Character Recognition:光学的文字認識)も組み合わせれば、手書きや紙書類の文字をデジタル化し、Excelに転記することも可能です。RPAを活用すれば、文字のデジタル化からExcelへの転記まで一連の作業を自動化できるため、業務効率を大幅に向上させられるでしょう。

定型処理の自動化

RPAは、決められた手順やルールに基づいて作業をおこないます。

Excelでのデータ入力や集計は、あらかじめ設定したフォーマットに沿ってデータを処理する定型作業であることがほとんどです。そのため、作業の手順やルールをRPAのロボットに覚えさせることで、定型処理を自動化できます。

また、タイマー機能を活用することで、毎日や毎週など一定周期でおこなう作業を自動化することも可能です。例えば、毎週月曜の10時にインターネット上のデータを取得し、Excelに入力するといった作業を自動化すれば、取得したデータ分析から作業を開始でき便利です。

他ソフトとの連携作業の自動化

RPAはExcelなどのMicrosoft Officeのソフトだけでなく、他のソフトやアプリと連携することが可能です。Excelで処理した結果を別のツールに出力したり、Excelのデータをほかのシステムに登録したりといった、Excel単体では難しい複雑な作業も自動化できます。

Excelで使用する数値データは、外部の情報をもとに入力することがほとんどです。そのため、RPAとExcelの組み合わせは相乗効果を発揮しやすいといえます。入力作業をRPAで自動化することでExcelの弱点を補い、より効率的に入力・集計業務をおこなえるでしょう。

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Excel業務でRPAを活用する際のポイント

Excel業務でRPAを活用する際には、いくつかポイントがあります。業務パフォーマンスを向上させるためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。

簡単な業務から導入していく

RPAの効果を最大限に活かすには、簡単な業務から自動化していくことがポイントです。全ての業務をロボットで代替しようとすると、大幅に時間がかかってしまいます。エラーが出てきた際にはやり直しをすることになり、心理的負担も大きくなってしまうでしょう。

まずはRPAでできること・できないことを精査し、簡単な業務から段階的に導入していくことが大切です。自動化できる範囲を徐々に拡大していくことで、結果的に全体を包括的に自動化できます。

テンプレートを活用する

テンプレートを活用することで、RPA実行中のエラーを減らすことができます。

例えば、セルが結合されている・入力パターンが統一されていないなどの問題がある場合、手作業であれば気づいたその場で修正が可能です。しかし、RPAはルールに基づいて作業をおこなうため、ルールに沿っていない場合はエラーとなってしまいます。

テンプレートを作成し、あらかじめ入力規則などの設定をしておけば、基本的にはルールに沿った入力や運用がおこなわれるため、エラーによる稼働停止を削減できます。

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ExcelのマクロとRPAの違い

ExcelのマクロとRPAは、どちらもパソコン上の定型作業を自動化することを目的としていますが、自動化できる業務領域に違いがあります。

ExcelのマクロはExcel上の作業を自動化するものです。VBAを駆使しても、自動化できるのはMicrosoft Officeのソフト内での作業に限られます。一方、RPAはMicrosoft Office以外のソフトやアプリ、システムとも連携できるため、広範囲かつ複雑な作業の自動化が可能です。

また、両者はプログラミング知識が必要かどうかという点でも違いがあります。マクロの場合、複雑な処理を自動化するにはVBAの知識が必要です。

一方、RPAの場合は基本的にプログラミング知識を必要としません。RPAを動作させるには実行する処理を可視化したシナリオが必要ですが、RPAツールにもよりますが、よくある操作であればテンプレートを活用できたり、パソコン操作を記録することでシナリオ作成ができたりします。ただし、より複雑な作業を自動化したい場合は、プログラミング知識があったほうが良いでしょう。

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Excel業務にもRPAを活用して効率化していこう

Excelでのデータの入力・集計などの定型作業は、RPAで自動化することが可能です。Excel単体でも作業の自動化は可能ですが、RPAは他のソフトやシステムとも連携できるため、より広範囲で複雑な作業をおこなえます。

定型業務を自動化することにより、作業時間の短縮や作業工数の削減、業務品質の向上などのメリットが得られます。さらに、空いたリソースをより付加価値の高い業務に配分できるため、企業全体の生産性向上や社員のエンゲージメント向上も期待できるでしょう。

RPA導入を成功させるには、まずは自社の業務を整理し、簡単な業務から段階的に自動化していくことがポイントです。日々のExcel業務にもRPAを活用し、業務効率化を進めていきましょう。