【2024年最新】おすすめのシフト管理システム15選｜比較ポイントや種類・メリット

シフト管理システムの役割とは？

シフト管理システムとは、シフトの作成や調整の効率化に役立つシステムです。従業員側は希望シフトを入力しやすくなり、管理者側は複雑なシフト表でも簡単に作成できるのが特徴です。それにより、効率的かつミスのないシフト管理が可能となるでしょう。

シフト管理システムは勤怠管理システムに含まれているケースも多く、出退勤時の打刻や給与計算などの機能を同時に利用できるものもあります。そのため、あらゆる管理業務を一元的に行えます。

シフト管理システムの種類

シフト管理システムには、大きく分けて以下2つの種類があります。

• シフトの作成・管理に特化したタイプ
• 勤怠管理システムに含まれているタイプ

それぞれのタイプについて詳しくみていきましょう。

シフトの作成・管理に特化したタイプ

シフトの作成・管理に特化したタイプは、シフト管理に関する機能が充実していて、複雑なシフト作成にも対応できる点が特徴です。出退勤に関して自社独自のルールがある場合や、複雑な交代制のシフトでも、あらかじめ条件を設定しておくことで簡単に作成できます。

ただし、勤怠管理や給与計算といった関連機能は搭載されていないため、他システムと連携しての利用がおすすめです。

勤怠管理システムに含まれているタイプ

勤怠管理システムにシフト管理機能が含まれているタイプは、シフト管理から勤怠管理までをワンストップで行える点が特徴です。1つのシステムで複数の管理業務を行えるため、大幅な業務効率化が期待できます。

ただし、あくまでも主な機能は勤怠管理機能であり、シフト管理機能が充実していないケースも多くあります。そのため、複雑なシフト作成には向いていません。

シフト管理システムの主な機能

シフト管理システムの主な機能としては、以下の4つが挙げられます。

• シフトの作成
• シフトの申請・回収
• シフト調整
• シフト共有

ひとつずつ詳しく説明します。

シフトの作成

シフト管理システムには、従業員が入力した希望シフトと事前に設定した条件をもとに、シフトを自動作成することができます。事前に設定できる条件は、以下のとおりさまざまです。

• 曜日や時間ごとに必要な従業員の数やスキル
• 休憩時間
• 連続勤務日数
• 勤務間インターバル(終業時刻から翌日の始業時刻までに必要な休息時間)

また、シフトが労働規定違反になると、自動でアラートを表示する機能もあります。このように、事前の条件設定やアラート機能によって、複雑なシフト作成も効率的かつミスなく行えます。

シフトの申請・回収

シフト管理システムには、従業員がスマホから希望シフトを申請できるシフト申請機能が搭載されています。スマホから簡単に希望シフトを申請でき、シフトの回収率アップにもつながるでしょう。

スマホから申請されたシフトは、管理画面にリアルタイムで反映され、誰が提出できていないかもひと目で把握することが可能です。シフト申請を忘れている従業員に対して、自動でリマインドしてくれる機能もあるため、シフトの申請・回収における管理者の負担も軽減されます。

シフト調整

自動作成したシフトを手動で調整できる機能があります。申請されたシフトのみでは不足している部分や、作成後に営業時間・希望シフトに変更が出た場合など、不測の事態でも柔軟な調整が行えるでしょう。

また、店舗間のシフト情報を共有・連携できる機能があれば、複数の店舗を運営している場合でも、各店舗のシフト情報を見ながら簡単にヘルプの募集を行えます。

シフト共有

シフト管理システムには、シフトが確定した際に従業員へ簡単に共有できる機能があります。シフトが確定した時点で自動共有してくれるものや、ワンクリックで指定した従業員へ共有してくれるものなど、一人ひとりに共有する際の手間を省けます。

また、シフトに変更が出た際も、専用カレンダーやアプリにリアルタイムで反映されるため、再度共有する必要がありません。

おすすめのシフト管理システム15選を比較

ここでは、おすすめのシフト管理システムを紹介します。

1.Shiftmation

Shiftmationは、AIがたった5秒でシフトを自動作成してくれるシフト管理システムです。スマホのカレンダーで日付をタップするだけで希望シフトを申請できるため、従業員の負担軽減にもつながります。休憩やタスクを自動で割り当てる機能もあり、業務効率化に役立つでしょう。

2.SHIFTEE

SHIFTEEは、小売業・飲食・コールセンター・宿泊施設など、あらゆる業種で活用できるシフト管理システムです。欲しい機能を依頼すれば、新たに開発してくれる柔軟性の高さも魅力です、導入サポートやセキュリティ対策など、運営体制も充実しています。

3.Airシフト

Airシフトは、シフトの作成や従業員とのやりとりを効率化できるシフト管理システムです。飲食・美容・教育・医療など、幅広い業種・業態で利用されています。シフト表と一体になったチャットを活用すれば、急な調整や連絡もシステム上で完結できる点が魅力です。

4.Optamo

Optamoは、勤務シフトやタスク表をAIが自動作成してくれるシフト管理システムです。

シンプルなシフトを作成できる「Optamo Light R」、1日単位のシフトをAIが割り当てる「Optamo for Shift」、スタッフの詳細条件を設定できる「Optamo for Task」の3タイプが提供されています。利用する目的や人数に合わせて選択したい場合におすすめのシフト管理システムです。

5.Oplus

Oplusは、100ユーザーまで無料で利用できるシフト管理システムです。導入社数は、10,000社を超えています。ユーザーからの要望を反映しているため、シンプルかつ直感的な操作性が特徴です。各企業に合わせた柔軟なカスタム開発が可能な点も、魅力のひとつといえるでしょう。

6.Sync Up

Sync Upは、シフト作成を簡単かつシンプルにしてくれるシフト管理システムです。本部・店舗・従業員すべての生産性を向上させるため、全従業員の負担軽減につながります。利用を始める際の面倒な設定などは必要なく、最短即日、長くても数日程度で導入できる点も魅力です。

7.CAST

CASTは、シフト管理業務を70%削減できるシフト管理システムです。LINEと連携することもできます。シフト提出期限のリマインドやシフト確定の連絡は、AIが自動でLINEに連絡してくれます。予定人件費を自動で算出する機能も搭載されているため、日々の予算管理にも役立つでしょう。

8.CYTIS Shift for Retail

CYTIS Shift for Retailは、流通業界向けに提供されているシフト管理システムです。シフト計画担当者の負担軽減と限られた人的リソースの効率化に役立ちます。AIが過去の実績データをもとに業務量を予測し、必要な人時を自動で算出してくれる機能も搭載されています。

9.シフオプ

シフオプは、人手不足対策やシフト管理効率化などの課題を解決するシフト管理システムです。直感的に操作できる管理画面と多彩な機能が特徴で、シフト管理工数を72%削減可能です。どの時間帯に人手が不足しているかを可視化できるため、採用効率の向上も期待できるでしょう。

10.らくしふ

らくしふは、経営と現場の2つの視点からシフト管理業務における課題を解決するシフト管理システムです。外食・小売・ホテル・アミューズメント施設・医療介護施設など、さまざまな業種の企業で導入されています。シフトの回収・共有はLINEで行えるため、従業員と担当者双方の負担軽減が期待できます。

11.おまかせシフト

おまかせシフトは、一律の料金で提供されているシフト管理システムです。利用するユーザー数に制限はありません。シフト作成はマウスひとつで簡単に操作でき、不明点や困った際は電話・メールによる無料サポートを行っています。そのため、シフト管理システムを利用したことのない場合でも安心して利用できるでしょう。

12.セコムかんたんシフトスケジュール

セコムかんたんシフトスケジュールは、AIがシフトを自動作成してくれるシフト管理システムです。福祉施設・病院から飲食店まで、幅広い業種で役立つ機能が搭載されていて、管理者と従業員の業務効率化や負担軽減に役立ちます。設定された条件をもとに、AIがシフトを自動作成してくれるため、公平性が担保される点も魅力です。

13.e-AMANOシフト作成支援サービス

e-AMANOシフト作成支援サービスは、シフトの自動生成率90%を誇るシフト管理システムです。従業員ごとの職種や能力を判別し、ポジションに応じたシフトを自動作成します。ヘルプ募集も従業員のスマホへ自動でプッシュ通知してくれるため、管理者の手を煩わせません。

14.快決！シフト君NEO

快決！シフト君NEOは、医療業種向け・介護業種向け・一般業種向けにそれぞれのシフト管理システムを提供しています。シフト作成に関するコミュニケーション機能が強化されているのが特徴です。スマホを通じて希望シフトについてやりとりしたり、確定したシフト表を一斉配布したりするなど、利便性の高さが魅力です。

15.勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、スタッフの希望や勤務条件を反映したシフト表を作成できるシフト管理システムです。法令遵守や働き方改革にも考慮しながら、シフト管理業務の効率化を実現します。マニュアル不要で利用できる高い操作性も、魅力のひとつといえるでしょう。

シフト管理システムの比較ポイント

シフト管理システムを選ぶ際の比較ポイントは、以下の4つです。

• 自社の目的に適した機能が搭載されているか
• シフト管理を詳細に設定できるか
• 操作性
• 料金体系

ひとつずつ詳しくみていきましょう。

自社の目的に適した機能が搭載されているか

シフトの作成方法は、飲食・小売・医療などの業種によってさまざまです。また、同じ業種であってもシフトパターンが異なることも考えられます。そのため、自社がどのようなシフト表を作成したいかを前もって明確にすることが大切です。

シフト管理システムを比較する際は、シフト管理に関する課題を洗い出し、その課題を解消するためにどのような機能が必要かを検討しましょう。自社の業種に合っているか、必要な機能が搭載されているかを見極める必要があります。

シフト管理を詳細に設定できるか

シフト自動作成機能を活用する場合、シフト作成の条件を詳細に設定できるものがおすすめです。条件を詳細に設定できるものであれば、「大枠を自動作成してからあとは手作業で調整する」といった負担が軽減されます。

たとえば、「曜日・時間ごとに必要な従業員の人数・スキル」「休憩時間」「週間もしくは月間での勤務時間・日数」などが挙げられます。

また、労働規定違反に則った条件を詳細に設定すれば、「意図せず労働規定違反になっていた」というリスクの回避にもつながるでしょう。

操作性

直感的に操作できるシステムであれば、シフト作成から管理までをスムーズに行えます。シフト管理システムを選ぶ際は、使いやすさや操作のしやすさを必ず比較しましょう。

シフト管理システムは管理者だけでなく、シフトの申請や受取など、従業員が操作する場面もあります。そのため、管理者・従業員の両方が操作しやすいと感じられるシステムを選ぶことが大切です。

また、操作性については利用してみないと分からない部分もあります。無料プランや無料トライアルが提供されている場合は、積極的に活用しましょう。

料金体系

シフト管理システムの代表的な料金体系としては、ユーザー数に応じて月額料金が発生するものと、一定のユーザー数までは固定の月額料金が発生するものの2つが挙げられます。

利用規模が小さい場合はユーザー数に応じて変動するもの、利用規模が大きい場合は固定制のものを選ぶことでコストを抑えられるでしょう。ただし、具体的な利用料金はシステムの種類によって異なるため、複数のシステムで比較検討することが大切です。

また、料金体系にかかわらず月額や年額で料金が発生するため、シフト管理システムを利用している間はコストが発生し続けます。将来的に事業規模が拡大するか、従業員が増える予定はあるかなど、長期的にみて最適な料金体系のものを選びましょう。

シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムを導入するメリットは、以下の3つが挙げられます。

• シフトの作成を効率化できる
• 情報共有をしやすくなる
• 適切な人材配置が実現する

それぞれの内容を詳しく紹介します。

シフトの作成を効率化できる

シフト管理システムを導入することで、従業員はスマホからシフトを申請できます。そのため、管理者は各従業員からシフトを回収する必要もありません。また、事前にシフト作成条件を設定しておけば、条件に沿って公平性を保ったシフトを自動作成してくれます。

シフト確定後に変更や調整を行った場合も、授業員に共有されたシフトにリアルタイムで反映され、再度共有し直す手間が省けます。シフト管理システムを導入すれば、シフト作成業務の大幅な効率化が可能です。

情報共有をしやすくなる

シフト管理システムでは、作成したシフトをシステム上で共有できます。専用のスマホアプリが提供されている場合は、アプリを通じたシフト共有も可能です。

また、一部のシフト管理システムにはチャット機能をはじめとするコミュニケーション機能が搭載されています。そのため、シフトに関する相談や業務連絡など、シフトの共有以外にも役立ちます。これにより、管理者と従業員間のコミュニケーションの円滑化も期待できるでしょう。

適切な人材配置が実現する

シフト管理システムでは、どの時間帯に人が集まりやすいか・足りていないかをひと目で把握できます。他店舗のシフト情報も確認できるため、適切な人材配置の実現が可能です。従業員が不足している時間帯のヘルプ募集や、店舗を横断したシフト調整もシステム上で行えます。

また、従業員のスキルや役職を考慮したシフト作成も可能で、適切な人材配置による業務効率の向上や従業員の働きやすさ改善なども期待できるでしょう。

シフト管理システムを導入する際の注意点

シフト管理システムを導入する際は、以下の2点に注意しましょう。

• 担当者の負担を増やす恐れがある
• 無駄な費用が発生する可能性がある

詳しく解説します。

担当者の負担を増やす恐れがある

シフト管理システムを導入すれば、シフト管理業務がこれまでのやり方から大きく変わることになります。そのため、システム操作の教育や不明点・疑問点への対応など、管理者と従業員の双方に負担がかかる可能性があるでしょう。

システムを使いこなせるようになれば、大幅な業務効率化・利便性の向上が期待できますが、操作になれるまでに時間がかかることも考えられます。

そのため、導入前から計画的にマニュアルを作成したり、管理者と従業員へ説明したりするなどの対策が必要です。慣れるまでの時間を短縮するためにも、操作性に優れたシステムを選定しましょう。

無駄な費用が発生する可能性がある

シフト管理システムを導入したとしても、必ずしも効果が出るとは限りません。システムを導入するにあたって、導入や運用にかかるコストが発生しますが、導入後に効果が表れなければ無駄になってしまいます。

そのため、システム導入で達成したい目標を設定することが重要です。また、導入後は定期的に費用対効果を算出し、効果が出ていなければ活用方法を見直すなどの対処が必要になります。

シフト管理を円滑に進めるためのコツ

シフト管理を円滑に進めるためのコツとしては、以下の3つが挙げられます。

• 普段から良好な関係を築いておく
• 希望日の提出にルールや期限を設ける
• 出勤時間や日程が偏らないよう採用する

コツを押さえて、効率的なシフト管理を目指しましょう。

普段から良好な関係を築いておく

シフト管理業務を効率化させたとしても、希望シフトを削ったり急な欠勤の発生により休みの従業員にシフトへ入ってもらうなど、やむを得ない事情は起こりうるものです。

このような場合に「仕方のないこと」と割り切って一方的なコミュニケーションをとってしまうと、従業員からの不満が出たり協力を得られなくなる可能性があります。そのため、従業員と普段から良好な関係を築くことが重要です。

従業員が店舗運営に協力的になれば、シフトの提出が遅れることや確定したシフトに対する不満も発生しにくくなり、シフト管理・作成の円滑化が期待できます。

希望日の提出にルールや期限を設ける

曜日や時間が決まった固定シフトであれば大きな影響はありませんが、従業員から毎回希望を集めてシフトを作成する場合は、希望日の提出にルール・期限を設けましょう。

たとえば、シフトを配布・共有するのが毎月1日の場合、月が変わる1週間前や毎月15日までなど、余裕を持って期限を設定することがおすすめです。

シフトを配布・共有するギリギリに希望日を提出されると、シフト作成の時間がなくミスが生じたり、シフトの配布・共有が遅れ従業員に迷惑がかかることもあります。シフト管理・作成を円滑化させるためには、希望日の提出にはルール・期限を設けることが大切です。

出勤時間や日程が偏らないよう採用する

出勤可能な時間・日程が偏らないように採用することもシフト管理を円滑にするコツのひとつです。

たとえば、同じ大学の学生ばかりを採用すると、テスト期間や学園祭の日程が被り、特定の期間に人手不足に陥る可能性があります。この場合、不足したシフトを埋めるために、ヘルプを募集したり新たに採用するなど、シフト管理業務の負担が増えてしまいます。

主婦・大学生・高校生・フリーターなど、幅広い人材を採用することで、特定の期間のみ人手不足に陥るといった問題を回避することが可能です。

シフトに関する業務の効率化にはシフト管理システムがおすすめ

シフト管理業務を効率化させるには、シフト管理システムの導入がおすすめです。

シフト管理機能が充実していて複雑なシフト作成に対応できるものや、勤怠管理システムの一部にシフト管理機能が含まれているものなど、さまざまな種類があります。自社の目的や業種に合わせて、最適なシフト管理システムを選定しましょう。