無料のシフト管理アプリ・システムおすすめ15選比較｜メリットや選び方を解説

シフト管理アプリ・システムを導入するメリット

飲食店などのサービス業や製造業の中には、紙やエクセルを使って従業員のシフトを管理している企業も多いでしょう。紙やエクセルでのシフト管理にはコストを抑えられるメリットがある一方、シフト作成に時間を要するというデメリットもあります。

シフト作成をスピーディーに行うには、シフト管理アプリ・システムがおすすめです。ここでは、シフト管理アプリ・システムを導入するメリットをご紹介します。

シフト作成者のメリット

ここでは、シフト管理アプリ・システムの導入によってシフト作成者が得られるメリットを具体的に紹介していきます。

シフト管理の手間を削減できる

1つ目のメリットは、シフト管理の手間を削減できることです。

シフト管理アプリ・システムでは、従業員のシフト希望を集めて自動でシフトを作成することができます。紙やエクセルでシフトを作成している場合、従業員にシフト希望の提出を呼びかけ、集まった希望を取りまとめながらシフトを作成しなければなりません。公平性を保つため、シフトが特定の人に集中していないかをチェックする手間もかかります。

シフト作成後には、シフト表の貼り出しや配布といった業務もあります。この点についても、シフト管理アプリ・システムを使えば、確定したシフトは自動で従業員に伝えられるため、連絡の手間を削減可能です。

シフト管理のミスを防止できる

シフト管理のミスを防止できることも、シフト管理アプリ・システムのメリットです。

いくらミスを防ごうとしても、シフト管理におけるミスを皆無にするのは難しいといえるでしょう。たとえば、スタッフの人数が増えれば増えるほど、スタッフから提出されたシフト希望の転記ミスが生じる可能性が高まります。

また、確定したシフトの連絡が漏れる恐れもあります。出勤日が少ない従業員の場合、タイミングによっては店舗などに貼り出されたシフト表を確認する機会がなく、出勤予定日を把握できない可能性もあるでしょう。シフト確定後に依頼された変更を忘れてしまい、人員が足りなくなるケースも考えられます。

シフト管理アプリ・システムであればシフト希望を自動的に反映できるため、人為的なミスを防ぐ効果が見込まれます。

適切な労務管理ができる

適切な労務管理が可能となる点も、シフト管理アプリ・システムならではです。

労働時間の上限は法律によって決められています。それ以外に、短時間勤務を希望する従業員の中には、扶養の範囲内に収まる就業時間を希望する人もいるでしょう。急なシフト変更や残業の発生などで、シフト作成者が気づかないうちに、特定の従業員が所定の労働時間に達してしまうこともあるかもしれません。

シフトを作成するうえでは、従業員一人ひとりの労働時間の上限や希望を考慮する必要があります。そのうえで、従業員の希望に沿ったシフトを組まなければ、従業員の満足度は下がってしまうでしょう。反対に、多く働きたい従業員がいたとしても、労働時間の上限を超えるようなシフトを作成してしまうと、企業の信頼が著しく損なわれる危険性があります。

シフト管理アプリ・システムには、労働基準法などの法律に加え、自社の就業規則などに則ってシフトを作成する機能があるため、従業員の労務管理を適切に行うのに役立つでしょう。

人件費の管理が適正化する

シフト作成者にとっての最後のメリットとして、人件費の管理が適正化する点が挙げられます。

従業員を必要以上に配置すれば人件費が無駄になり、必要を下回る人数しか配置できなければ、サービスの質の低下につながる恐れがあります。店舗の場合、時期やキャンペーン内容などによって見込まれる来店者数が変化するため、常に適切な従業員数を予測してシフトを組むのは手間がかかります。

その点、シフト管理アプリ・システムには、必要な人員配置をモデルとして作成し、モデルに対して現状の人員配置の過不足を見える化をしてくれる機能を搭載しているものもあります。こうした機能を使えば、ムダのないシフト作成を実現できるでしょう。

▷シフト管理とは？目的や作成する方法・よくある課題について簡単に解説

従業員のメリット

シフト管理アプリ・システムの導入は、シフト作成者側だけではなく、従業員側にもメリットがあります。ここでは代表的なメリットをお伝えします。

場所・時間を選ばずにシフトが確認できる

シフト管理アプリ・システムの中には、スマートフォンのアプリからシフトを確認できるものもあるため、自分の都合の良い時間にどこからでもシフトを確認できます。

加えて、シフトが決まり次第、従業員に通知する機能があるシフト管理アプリ・システムを導入すれば、従業員は自分のシフトをすぐに把握でき、プライベートの予定を立てやすくなります。

シフト申請の手間が省ける

シフト管理アプリ・システムを使えば、出社しなくてもシフトを提出でき、従業員の利便性が向上するでしょう。さらに、アプリ上で希望日を選択するだけで、シフト申請が可能なアプリ・システムもあるため、従業員の使い勝手を考慮して選ぶとよいでしょう。

シフト管理システムの中には、人手不足の際に従業員に通知が届く機能が備わっているものもあります。このような機能は、できる限り多くシフトに入りたい従業員に喜ばれるでしょう。

▷【2024年最新】おすすめのシフト管理システム15選｜比較ポイントや種類・メリット

【完全無料】シフト管理アプリ・システムおすすめ3選比較

これまでエクセルを使いシフトを管理していた会社にとっては、いくらシフト管理アプリ・システムが便利とはいえ、導入にコストをかけるのは難しいかもしれません。そこでここでは、イニシャルコストもランニングコストもかからないシフト管理アプリ・システムを3つ紹介します。

SmartShift

「SmartShift」は無料で使えるシフト管理アプリで、店舗名・住所・連絡先・合言葉・従業員登録用パスワードを設定すれば店舗を登録できます。従業員は合言葉と従業員登録用パスワードを使って自分の登録申請を行い、承認されればすぐに利用可能です。

シフト希望は店舗のカレンダーから日付と時間を選ぶだけで済むため手軽です。連絡チャット機能もあり、従業員への連絡にも便利でしょう。

R-GROUP

「R-GROUP」は、スケジュール管理や掲示板、ファイル共有などができるグループウェアで、シフト表作成機能を有しています。シフト表を作成する場合は、まず管理者がシフトパターンを登録します。その後、各従業員にシフト希望を入れてもらい、管理者が確認後シフト登録をロックすれば完了です。

クラウド型のため導入コストを抑えられるうえ、スマートフォンで対応したい場合も追加費用がかかりません。シフト管理だけでなく、スケジュール管理や掲示板などの機能を搭載したグループウェアの導入を検討している場合におすすめです。

oplus

「oplus」は、無料を含む3種類の料金プランから自社に合ったプランを選択できるシフト管理アプリ・システムです。シフト提出画面はスマートフォンで見やすいように設計されているため、従業員も簡単に操作できます。提出されたシフトは自動転記されるため、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。

日別シフトの作成も可能で、時間帯別の人員数も簡単にチェックできます。メガホン機能によって、あらかじめ設定しておいた曜日や日付に従業員にメッセージを送信できるため、毎回の連絡の手間も省けます。

【無料トライアルあり】シフト管理アプリ・システムおすすめ11選比較

次に、無料トライアルができるシフト管理アプリ・システムを11種類紹介します。アプリ・システムの新規導入を検討している場合は、まずトライアルで使い勝手などを試してください。

Airシフト

「Airシフト」は、シフト管理やタイムカード・勤怠管理、単発バイト募集ができるシフト管理アプリ・システムです。従業員から提出されたシフト希望は自動転記され、シフト作成にあたってはシステムが自動でサポートしてくれます。

従業員とのチャット機能やシフト共有機能もあるため、連絡もスムーズです。人員が不足している場合は単発バイト募集機能を使うと、連携している単発バイト募集サイトで募集ができるため、人員不足解決にも役立つでしょう。

assift

「assift」は、コストを抑えたい企業に向いているシフト管理アプリ・システムで、スタッフ10人までは無料で使えるため、少人数の店舗などに適しているでしょう。

事前にスタッフごとに希望のシフトパターンを登録しておけば、シフト表の下書きをボタン操作1つで行えます。シフトの共有は、専用のURLをメール、SNSで送るだけなので、手間がかかりません。利用にあたっては、Googleアカウントを持っていれば登録不要でログインできるため、手軽に利用したい企業におすすめです。

Optamo

「Optamo」は、シリーズの中から業種に合わせたサービスを選べるシフト管理アプリ・システムです。「Optamo Lite R」は小売業や飲食業向け、「Optamo for Shift」は幅広い業種向け、複雑なタスクがある工場向けなのが「Optamo for Task」です。

従業員がスタッフ専用サイトから希望のシフトを申請すると、AIが自動でシフトを作成し、自社の状況に合わせてAIのチューニングも可能です。勤務間インターバル設定や勤務上限・下限設定、連続勤務上限設定もできるため、従業員の過重労働の防止にも役立ちます。

Sync Up

複数の店舗を展開している会社に適したシフト管理アプリ・システムが、「Sync Up」です。店舗ごとではなく、本部主導で全店舗のシフト管理が行えるため、店舗担当者の負担を軽減できます。また、モデルシフトに対する人員の過不足をリアルタイムで管理できるため、全店舗の状況の把握がしやすいでしょう。

シフトの提出はアプリから行えるうえ、リマインド機能があるためシフト希望の提出が遅れる心配もありません。従業員から集めたシフト希望を基にするだけではなく、労働基準法や入国管理法、就業規則といった法律や制約に則ってシフトを作成してくれるため安心です。

おまかせシフト

「おまかせシフト」は、スタッフの状況を把握するのに適したシフト管理アプリ・システムです。出勤・休日スタッフの一覧を表示できる機能を搭載しているほか、出勤スタッフは1時間ごとに表示でき、1時間あたりのスタッフ人数の自動集計も可能です。

スタッフの労働時間を自動で集計できるため、人件費管理がしやすいシステムでもあります。「おまかせシフト」はマウスをドラッグするだけで簡単に操作でき、導入のしやすさも特徴の1つです。シフト作成期間は、1カ月、1〜4週間、1〜50日間から選べます。

SHIFTEE

役職やスキルを加味しながらシフトを作成しなければならない職場に適しているのが、「SHIFTEE」です。シフト作成の際に、必要人数を「全体の人数」「役職別の人数」「スキル別の人数」から設定でき、特定の資格取得者の配置が義務付けられている職場においては、必ず資格取得者を配置したシフトを作成できます。

シフトは1日ごとのタイムライン表示で、時間帯ごとの配置人数を確認のうえ、作業を割り振れます。人員が不足した場合は一斉にヘルプ募集通知を送れる機能も搭載しているため、人員不足も解消できるでしょう。

幹部の右腕

働き方が多様化するなか、複数の働き方を組み合わせて自動でシフトを作成できるのが「幹部の右腕」です。短時間勤務の従業員やコアタイム制を利用している従業員がいても、自動でシフトを作成可能です。さらに、急な欠勤が生じても、前日までであれば自動で出勤計画を作成し直すため、シフト作成担当者の負担を軽減できるでしょう。

さらに、各スタッフの作業ごとのスキルを設定し、ピークタイムやアイドルタイムを踏まえた作業割計画も自動で作成できます。従業員の休憩時間をピークタイムを外して振り分ける機能も備わっているため、忙しい時間でもサービスの質を保てるでしょう。

CLOUZA

「CLOUZA」は、勤怠管理システムにシフト作成機能が備わったシステムで、サーバーを用意する必要がないクラウド型で、導入コストを抑えられます。さらに、月内の打刻人数によって金額が変わる完全従量課金制のため、繁閑によって人員に変動が生じる企業に向いているでしょう。

シフト作成機能では、勤務パターンを自由に登録できます。シフト作成時は、勤怠管理画面から拠点名・所属・締め日・集計方法で従業員を絞り込み登録する仕組みです。シフトは翌々月、最大31日間の登録ができるため、先を見越した人員配置ができるでしょう。作成したシフト表はPDF形式で出力できるため、店舗などに簡単に貼り出せます。

Touch On Time

「Touch On Time」はクラウド型の勤怠管理システムで、スケジュール・シフト管理機能が備わっています。所定労働時間や出退勤時間、休憩時間などのスケジュールパターンは自由に登録できます。

みなし勤務やフレックス勤務の設定も可能です。設定したスケジュールパターンに合わせて人員の目標値を定め、シフトを組む仕組みです。シフトの申請は1日ずつ行うこともできるほか、1カ月分まとめての申請もでき、指定のルートを通って承認されます。

スマレジ・タイムカード

「スマレジ・タイムカード」は勤怠管理システムで、「プレミアム」「プレミアムプラス」「エンタープライズ」のいずれかのプランを申し込むと、シフト管理機能を利用できます。早番や中番、遅番などの出退勤時間と休憩時間を設定すれば自由に勤務パターンを作成できるため、自社に合わせたシフト作成が実現します。

月別のシフトはPDF形式もしくはExcel形式でダウンロードできるため、作成したシフトの貼り出しなどにも便利でしょう。

ジンジャー勤怠

「ジンジャー勤怠」は、勤怠管理システムにシフト管理機能が付随しており、シフト希望はパソコンもしくはスマホアプリから提出でき、確定したシフトは通知メールで確認できます。

事前に所定の労働時間や休日の設定をしておくとシフト作成時に過不足が通知されるため、ミスを防げるでしょう。また、役割や職種などに応じた必要人数を登録しておけば、不足時に人数が表示されます。時間帯ごとに役職者の配置が求められる職場におすすめです。不足が生じた際には、ヘルプ依頼機能を使って募集をかけられるため、人員の適正配置が実現できるでしょう。

コンプラも強化！充実の労務管理機能が魅力のシステム

時間外労働の上限規制が進むなど、従業員の働き方に対する規制は年々厳しさを増しています。労務管理を適切に行わなければ、企業の信頼度は低下し、場合によっては労働基準監督署から是正勧告が入るかもしれません。

そこで、コンプライアンスの強化を検討している企業におすすめのシステムをご紹介します。

MINAGINE勤怠管理システム

「MINAGINE勤怠管理システム」は、コンプライアンス強化に注力した勤怠管理システムです。シフトの作成は設定した出勤パターンを基に行うため、毎回新たに作成する手間を省けます。イレギュラー勤務の場合は、出勤予定が決まった時点で予定の登録や変更を行う仕組みです。

勤怠管理を行う際は、打刻データに加えパソコンのログデータを取得し、ズレがないかを確認できます。打刻データは永久保存され上書き修正ができないため、改ざんの防止につながります。

無料のシフト管理アプリ・システムの選び方

無料のシフト管理アプリ・システムは数多くリリースされています。そのため、どれが自社に適しているのか迷う担当者も多いでしょう。選択する際は「自社が求める機能を搭載しているか」を確認することが重要です。

他システムとの連携を考えているのであれば、自社で利用している勤怠管理システムや給与システムと連携可能かチェックしましょう。不明点があれば、導入前にアプリ・システム会社に問い合わせてください。

導入する企業の業態によって求められる機能は異なります。いずれの時間帯にも一定のスキルを持つ従業員を配置しなければならない職場であれば、スキル別にシフトを組める機能が求められるでしょう。一方、日勤に加え夜勤や早番、遅番がある職場であれば、自社の勤務体系に合わせたシフトを作成できるのかを確認する必要があります。外国人従業員が多い職場の場合は、入国管理法を反映したシフト作成ができるシフト管理アプリ・システムが適しているでしょう。

シフト管理アプリ・システムは、それぞれ見やすさや使いやすさが異なるため、まずは無料トライアルで試し、従業員に使いやすさなどについてヒアリングをすると、その後のステップがスムーズになるためおすすめです。

脱エクセルのシフト管理で管理業務を効率化しよう

シフト管理は毎月、または半月ごとに発生する業務であり、シフト作成には多くの時間を要します。そのため、シフト管理アプリ・システムを導入すれば、大幅な負担軽減が見込まれるでしょう。脱エクセルを行い、シフト管理業務を効率化するために、本記事を役立ててください。