【個人事業主向け】おすすめの電話代行サービス｜活用するメリットや選び方を解説

電話代行・コールセンター委託のサービス一覧

• 14日間の無料トライアルでお試し
• 最短5分の手続きで即日開通
• Chatwork連携で対応漏れも防止

• アカウントの作成は即日で可能、設定も簡単
• IVR機能を組み合わせ、特定の要件のみヒアリングすることも可能
• すべて折り返し対応ではなくWebへの誘導や音声案内の設定ができる

• オペレーターではなく秘書検定2級以上を保有する秘書スタッフが応対します
• 電話応対も報告先も業務フローに合わせてカスタマイズ可能
• 会社の評判を上げる電話代行秘書サービスです

電話代行・コールセンター委託の
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個人事業主に人気の電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは、個人事業主や企業が電話対応を専門業者に委託できるサービスです。電話代行専門業者のほか、秘書代行業者やコンサルティング会社、コールセンターの運営会社などが電話代行サービスを提供しています。

一般的な電話代行サービスは、かかってきた電話にオペレーターが対応し、用件をメールやチャットなどで依頼者に報告するものです。

また、受電だけでなく、架電(電話をかけること)や英語での電話対応、緊急時の通話接続、商品の注文受付、電話番号の貸し出しなどを代行する場合もあり、業者ごとに多様なサービスが提供されています。

電話代行のサービス内容

電話代行の主なサービス内容は、以下のとおりです。それぞれの業務を代行してもらうことで、電話対応に時間を割かれないため業務に集中できます。

個人事業主が電話代行サービスを利用するメリット

個人事業主が電話代行サービスを利用することで、取りこぼしの防止や業務効率化などさまざまなメリットが得られます。ここからは、具体的なメリットを5つ紹介します。

電話対応のストレスから解放される

電話対応に苦手意識がある場合、1日に何度も電話を受けるのは大きなストレスになります。

また、騒がしい場所や通信環境の悪い場所では相手の声が聞こえづらく、やり取りにストレスを感じてしまうこともあるでしょう。

特に電話対応への苦手意識が強い方は、電話代行サービスを活用することでストレスから解放される点が大きなメリットです。

電話の取りこぼしを防げる

商談中や移動中、作業中などで電話に出られない時に重要な問い合わせが来た場合、ビジネスチャンスを逃している可能性があります。また、緊急性の高い連絡に対応できなければ、トラブルに発展するリスクもあるでしょう。

電話代行サービスを利用すれば、どのタイミングで電話がかかってきても対応が可能です。電話の取りこぼしが削減でき、新規の顧客獲得や得意先との関係維持にもつながります。

業務効率の向上が見込める

集中力が必要な業務を行っている時でも、仕事に関する電話はかかってきます。電話対応のたびに手を止めていると、業務効率が低下してしまうでしょう。

電話代行サービスの利用によって、電話を気にすることなく業務に集中できます。業務効率のアップや生産性の向上にもつながるのです。

プライベートの時間を確保できる

個人事業主は、自分の好きなタイミングで休憩を取ったり休業日を設けたりすることが可能です。

しかし、休んでいる間に電話がかかってくると、プライベートの時間を電話対応に割かなければならず休憩や休日を満喫できない方も多いでしょう。

電話代行サービスであれば電話対応を代行してもらえるため、本人が受電する必要もなくなりプライベートの時間を確保できます。内容の確認や折り返しの連絡などは休日明けに行えば、しっかりと休むことができるでしょう。

従業員を雇用する必要がなくなるため人件費を削減できる

電話代行サービスを導入した場合、人件費を削減できます。必要な時間やコール数に応じた依頼ができるため、人を雇うよりも費用がかかりません。

電話対応の専任スタッフを雇うよりも電話代行サービスを利用した方が費用を抑えられるケースが多いため、予算に限りのある個人事業主にとっては大きなメリットといえるでしょう。

個人事業主が電話代行サービスを選ぶ際のポイント

業務効率化が見込める電話代行サービスですが、さまざまな種類のサービスが展開されているため、どれを選べばよいか分からない方も多いでしょう。

そこで、ここからは個人事業主が電話代行サービスを選ぶ際のポイントを5つ紹介します。

導入〜運用にかかる費用が事業規模に適しているか

電話代行サービスの導入〜運用にかかる費用は、業者によって異なります。

導入時は、基本的に初期費用と月額費用が発生します。月額費用は機能の豊富さによって変動する場合が多いため、必要とする機能が予算内で提供される電話代行サービスを探しましょう。

個人事業主の場合、スモールスタートした事業が徐々に大規模になっていくことも考えられます。事業が拡大した時に、起業直後に選んだ電話代行サービスの料金が高額になるという事態にならないよう注意しましょう。事業規模や業務スタイルに合った料金設定のサービスを選択することが重要です。

▷格安のおすすめ電話代行サービス・コールセンター代行会社12選

サービス内容が不足していないか

自社に必要なサービス内容が不足していないかも確認しましょう。不足がある場合、思ったように業務を効率化できず導入効果が得られない可能性があります。

また、サービスが過剰である場合も注意が必要です。契約の中に必要のないサービスが含まれていると、その分の費用が無駄になってしまいます。必要最低限のサービスだけを、過不足なく利用できるところを選びましょう。

受電通知の手段が豊富か

受けた電話の内容をどのような手段で報告するかは、電話代行業者によって異なります。主な報告手段は、以下のようなものです。

• メール
• チャットツール
• 留守番電話への吹き込み
• 専用システム上での通知

利用しやすい手段で報告してもらえると、ストレスなく受電通知を確認できます。業務スタイルや営業日時に合わせて、最適な報告手段に対応しているサービスを選びましょう。

▷ビジネスチャットと連携可能な電話代行サービス8選！メリットも解説

コール数に見合った課金設定か

電話代行サービスの料金は、コール数(受電した回数)の増加に比例して高額になるプランが多いです。

携帯電話や仕事用の固定電話にどのくらいの電話がかかってきているか、おおまかな予測ではなく正確に把握したうえで、コール数に合ったプランを選びましょう。セールスなどの不要な電話は、コール数から除外できるプランもあります。

導入までに時間がかかりすぎないか

電話代行サービスの導入までの時間は、即日〜1週間程度とベンダーによって大きく異なります。

基本的に、個人事業主は自分の代わりとなる人材をすぐに用意することはできません。そのため、急な体調不良や出張などに備えて、導入までに時間がかかりすぎない電話代行サービスを選ぶことが大切です。

即日〜数日程度で導入できる電話代行サービスを選ぶと、急な用事で電話対応ができないという場合にも安心といえます。

▷電話代行サービスの選び方とは？選定ポイントや注意点を解説

【個人事業主向け】おすすめの電話代行サービス

ここからは、個人事業主向けのおすすめ電話代行サービスを紹介します。特徴や機能、料金などを比較しながら、自社に合ったサービスを選んでみてください。

IVRy

IVRyは、24時間365日いつでも電話代行が可能なサービスです。基本的にボイスボットであるAIが対応するため、時間やタイミングを選ばず応答して機会損失を防ぎます。

受電した内容は、AIが整理して取り次ぎや対応を行います。よくある質問の範囲内であれば、自動で回答することも可能です。通話の内容は、AIが要約してメールやチャットツールなどで自動で通知します。問い合わせ内容に応じて対応方法を自由にカスタマイズできるなど、柔軟性が高い点も魅力です。

Chatwork電話代行

Chatwork電話代行は、株式会社うるると株式会社kubellが提携のもと提供する電話代行サービスです。

電話対応に特化したオペレーターが対応を行い、Chatwork上に受電報告を行ってもらえます。受電報告には日時やお相手の名前、要件や折り返しの要否などがまとめられており、一目で内容を把握できます。

月額11,000円(税込)で月50件まで対応でき、51件目以降は電話1件あたり220円(税込)とリーズナブルな価格で利用可能です。14日間の無料トライアルがあるため、まずは使用感を試してから本格導入が行えます。

スマイルフォンネット

スマイルフォンネットは、電話応対やビジネスマナーの研修会社が運営する電話代行サービスです。申し込みから最短3営業日で利用できるため、急な要件で電話対応が十分に行えない場合でも、すぐに代行してもらえます。

間違い電話やセールスの電話など、ビジネスに関係のない電話はコール数としてカウントされないので、無駄な費用がかかりません。無関係の電話は受電通知も行わないため、業務に集中できます。士業の伝言対応や通信販売の一次対応など、応対内容は要望に沿って柔軟に対応してもらえる点もメリットの一つです。

CUBE 電話代行サービス

CUBE 電話代行サービスは、英語に対応したプランも選べる電話代行サービスです。

クレームの一次対応や、内線のように電話をつないでもらえる応答後転送サービスも基本料金内で利用できます。応答後転送サービスを利用すれば、内線感覚で簡単に通話が可能です。

コール数100件未満の個人事業主も利用可能で、対応に満足できなかった場合は利用開始から1か月以内であれば全額返金される保証制度もあるので安心です。

Business Call

Business Callは、大手企業のコールセンター業務を行うウィズ・プランナーズ株式会社が運営しており、高品質な電話対応が期待できる電話代行サービスです。

1〜2コール以内に電話に出る、正しい日本語を使用するなど社員教育に力を入れているほか、土日祝日にも年中無休で電話対応を依頼できます。

受電内容は専用管理画面で確認でき、メールやLINE、Chatworkなどでも通知を受け取れます。「03」や「050」から始まる電話番号の貸し出しも利用できる追加オプションが利用可能です。

ビジネスアシスト

ビジネスアシストは、8,300社以上の企業に導入されている電話代行サービスです。

Web制作会社やコンサルティング会社、保険代理店、不動産業などの各専門業や、士業に特化したプランがあります。そのため、企業のイメージやカラーに合わせた対応が実現可能です。オペレーターには秘書・電話検定を取得しているスタッフもいるほか、全員が360時間もの研修を受けているため、高品質な対応が期待できます。

MKサービス

MKサービスは、月額2,960円(税込)からとリーズナブルな価格で利用できる電話代行サービスです。

メールでの受電報告に加え、専用管理画面で電話履歴の確認ができ、Chaworkでの受電報告や通話中の転送、商品注文の受付などもオプションで対応可能です。

基本料金内で、​03番号・050番号​のどちらか一つを貸し出してもらえます。必要な機能だけを組み合わせて使いたい方など、基本プランの内容は最低限でよい方におすすめのサービスといえます。

電話代行サービスはこんな個人事業主におすすめ

「電話代行サービスを利用してみたいけど、自分に合うか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。ここからは、電話代行サービスの利用がおすすめな個人事業主の特徴を4つ紹介します。

外出が多い

外出が多い個人事業主は、電話代行サービスの活用がおすすめです。

例えば、営業活動などで顧客先への訪問が多い場合は、電話がかかってきてもなかなか受けることができません。これにより、新たなビジネスチャンスを逃したり、緊急時の対応が遅れたりする可能性があります。

電話代行サービスを利用すれば、商談中や移動中にかかってきた電話を取り逃すこともありません。そのため、機会損失やトラブルの防止につながります。

プライベートの時間を確保したい

休日であっても電話がかかってくるなど、仕事とプライベートの時間の切り分けが難しいと悩む個人事業主は少なくありません。そこで電話代行サービスを活用すれば、プライベートの時間をしっかりと確保できます。

休日は電話代行サービスを利用するなどと決めておくと、一時的に仕事のことは忘れて家族との時間や趣味の時間をゆっくりと楽しめるでしょう。

電話対応に苦手意識を持っている

顧客が満足する電話対応を行うには、経験やスキルが必要です。電話対応に不備があると、顧客からの印象が悪くなることもあります。

そのため、電話対応に自信がない方や苦手意識を持っている方は、電話代行サービスの利用がおすすめです。

電話代行サービスには、専門的な教育を十分に受けた経験豊富なオペレーターが揃っています。適切な対応で、顧客からの電話を受けてくれるでしょう。

業務量が多い

多忙を極める個人事業主も、電話代行サービスの利用がおすすめです。

個人事業主は、営業から経理まで本業以外にもやるべきことが多くあり、仕事を効率的に進めるには自分で行う業務を少しでも減らすことが大切です。

電話代行サービスに電話対応を委託すれば、自分にしかできないコア業務に注力できるようになり、生産性の向上や売上アップにつながります。

▷【2024年最新】おすすめ電話代行サービス18選！機能や費用を徹底比較！

個人事業主が電話代行サービスを利用する際の注意点

さまざまなメリットがある電話代行サービスですが、一方で注意点もあります。ここからは、個人事業主が電話代行サービスを利用する際の注意点を3つ紹介します。

契約するサービスによっては対応できない業務がある

電話代行サービスのオペレーターが対応できる範囲には、限りがあります。電話対応の基本的なスキルはありますが、依頼主の商品やサービス、事業についての専門的な知識を持っていないためです。

そのため、商品やサービスの問い合わせに対して、自社の従業員と同等の説明や対応は難しいと理解しておきましょう。オペレーターの対応範囲はどこまでか、具体的に確認しておくことが大切です。

コール数の超過に注意しておく

契約したコール数を超えてしまうと、コールオーバーと呼ばれる超過料金が発生します。コール数の超過は、予算をオーバーする原因の一つです。

超過を防ぐには、コール数の設定を契約前に調べておく必要があります。また、コール数を超えた場合にどれだけの追加料金がかかるかなども、あらかじめ確認しておきましょう。

個人名が名乗りに設定できない場合がある

電話代行サービスは、電話を受けた際に依頼者の社名や屋号などを名乗るのが一般的です。基本的に、個人名を名乗りには設定できません。

特に携帯電話で電話代行サービスを利用する場合、事業者本人ではなくオペレーターが対応するうえに個人名ではなく社名や屋号を名乗るため、相手によっては困惑させてしまう可能性がある点に注意が必要です。

個人事業主でも電話代行サービスの導入を検討しよう

電話代行サービスの利用は、「電話対応に苦手意識やストレスを感じる」「忙しいけれど人を雇うのは難しい」などの個人事業主の悩みを解決できる手段です。

受電対応を代行サービスに任せれば、負担を軽減しながら効率的に仕事ができます。必要に応じて電話代行サービスを上手に利用し、業務の効率化や生産性の向上につなげましょう。