1on1ミーティングで話すこととは？テーマや話すことがない状況に陥らないポイント

1on1ミーティングの目的とは？

1on1ミーティングは、部下のモチベーション向上を目的としており、定期的に一対一で面談を行うことで部下を育成する、まさに部下のための時間と言えます。

また、同じような内容だと間違えてしまいがちな人事評価面談は、上司が評価を行うために実施するものなので、1on1ミーティングとは性質が異なります。

▷1on1と個人面談の違いとは？違いを理解して効率を最大化しよう

部下の成長を促進するため

1on1ミーティングでは、部下が進めている業務の進捗状況や課題となっている部分、業務に対しての意識など、様々なことをヒアリングします。

ヒアリングした内容をもとに、上司は適切なアドバイスをしたり、課題を解決するための考えを引き出したりするため、部下の成長の場になります。

なお、すぐに答えを示すのではなく、部下自身が考えて解決できるように導くことで、部下は大きく成長することができるでしょう。

信頼関係・組織力の向上につながるため

1on1ミーティングを重ねて日常的にコミュニケーションをとることで、上司と部下のあいだに信頼関係が築かれます。「上司は自分の意見をしっかり聞いてくれる」と部下が好印象を持つからです。

こうして組織力が向上すると、職場に不満を持つことが少なくなるため、結果的に離職率の減少にもつながります。

モチベーション・エンゲージメント向上

定期的に1on1ミーティングを行うことで、部下の仕事に対しての姿勢やモチベーションなどを把握することができ、向上させるための働きかけができます。

労働環境や仕事内容に不満を抱えている場合には、改善するための働きかけができ、部下のモチベーションやエンゲージメントの向上につながるでしょう。

▷1on1ミーティングとは？目的やテーマごとの進め方を解説

▷1on1ミーティングは意味ない？無駄？改善策と効果的な1on1にするコツ

1on1ミーティングで「話すことがない」状況が生まれる原因

上司・部下それぞれの対話の場である1on1ミーティングでなぜ、「話すことがない」状況が生まれてしまうのでしょうか。ここでは、上司・部下それぞれの立場に立って紹介します。

上司が話すことがないと感じる理由

上司が話すことがないと感じてしまう原因としては下記があげられます。

• 部下との関係性が構築できていない
• 人材育成への取り組みに対しての意識が低い
• 仕事以外の会話を持ち出せない

部下がどのような仕事観を持っていたり、仕事以外の趣味嗜好を理解していなかったりなどが理由で、話すことがないと感じてしまうケースが多くあります。

そのため、部下の人柄や価値観などを理解し、業務以外の話題を持ち出すなど様々なアプローチが必要です。

部下が話すことがないと感じる理由

部下が話すことがないと感じてしまう原因としては下記があげられます。

• 上司に心を開いていない
• 自己開示するのが苦手
• 1on1ミーティングの目的を理解できていない

そもそもなぜ1on1ミーティングを実施しているのか、目的を理解せずに行なっているために、話題がなく話すことがない状況に陥ってしまうのです。

また、仕事とプラベートを明確に区切っているため、上司に対して自己開示することに抵抗を感じてしまうケースも考えられます。

▷心を閉ざした部下との向き合い方｜心を閉ざす原因と対処法を解説

1on1ミーティングで話すべき6つのテーマ

1on1ミーティングでは、ビジネス・キャリア面のテーマだけでなく、雑談やプライベートの話などもおすすめです。ここでは、代表的なテーマ例を6つ取り上げます。

プライベートな話題

プライベートの話をテーマにすると、緊張している部下のアイスブレイクが期待できます。

• 「最近ハマっている趣味は何か？」
• 「休日はどんなことをして過ごしている？」
• 「好きなテレビ番組は何？」
• 「今一番欲しいものは何？」
• 「最近気になったニュースはある？」

上記のような雑談を1on1ミーティングの話し始めやトークの合間に挟むことにより、部下との信頼関係を構築しやすくなるでしょう。

ただし、上司にプライベートの話をしたくない方も少なからずいるので、部下の様子を見ながらテーマを選んでいくことが大切になってきます。

健康や体調面などの話題

健康・体調をテーマにすると、社員の心身の状態を把握できます。

• 「最近ストレスを感じていないか？」
• 「帰宅後、しっかりと休めているか？」
• 「体調に変化はないか？」
• 「現在の睡眠時間は何時間か？」
• 「業務過多を感じていないか？」

「最近体調が優れない」といった話は、業務をしている中で上司に気軽に話せない方もいるのではないでしょうか。

そのため、1on1ミーティングで健康や体調に対して触れることで、「実は・・・」と現在の状態を話してくれる場合もあります。

上司が部下の心身の状態をしっかり把握してサポートすることにより、部下のパフォーマンスアップにも期待ができるでしょう。

業務状況やモチベーションなどの話題

業務に対する意欲について質問すると、部下のモチベーションを向上させるヒントが見つかります。

• 「業務中に楽しいと感じる瞬間はいつ？」
• 「自分の仕事で誇りに思っていることは？」
• 「今、仕事上不満に感じていることは？」
• 「モチベーションが低下するタイミングはいつ？」
• 「これから頑張りたいと思っていることは？」

部下が業務に対してどう思っているかを把握することはとても大切です。日々の業務の中でなかなか話しにくい内容でも、一対一で話せる環境なら聞き取りやすくなります。

また、部下から聞いた不満や問題点などはその場限りで終わらせるのではなく、自社の業務改善にしっかりと活かしましょう。

▷1on1ミーティングの質問事項まとめ｜ポイントや注意点を解説！

組織や職場環境に対する要望

組織に対する要望を尋ねると、社員独自の回答が期待できるため、全社的な組織力を向上させる効果があります。

• 「今の組織に感じている不安点は何？」
• 「部署のメンバーに日々感じていることは何？」
• 「自社の組織力をアップするには何が必要だと思う？」
• 「設置されたらうれしい部署は？」
• 「会社に伝えたい要望はあるか？」

時には、経営している側だけではわからなかったアイデアや要望なども、1on1ミーティングを設けたことで得られる場合があります。

実際の業務に従事している社員からの意見は、組織力アップにつながる課題の可能性があるため大切にしていきましょう。

今後の目標やキャリアに対するサポート

目標・キャリアサポートをテーマにすると、今後のキャリア形成を明確にでき、社員の意欲を向上させる効果があります。

• 「将来の夢は何？」
• 「1年後、5年後、10年後の目標は？」
• 「これからどんな強みを活かしていきたい？」
• 「目標とする人物はいるか？」
• 「今後どんな分野に挑戦していきたいか？」

部下が考えている将来的なキャリアや挑戦したい分野などを聞くことにより、上司がその目標に向けてサポートしやすくなります。また、部下自身もキャリアに対して自己理解を深めるきっかけにもなるでしょう。

組織戦略の共有

組織戦略の共有についてミーティングを行うと、「自分は会社に必要とされている」と感じるため、社員の自己肯定感が高まります。

• 上層部の会議で決定した事項を伝える
• 会社の経営方針について、その経緯も含めて説明する
• 会社の戦略に対する上司個人の考えを伝え、部下の意見も伺う

上記のような組織戦略の共有をテーマにすることにより、エンゲージメントの向上にもつながるでしょう。しかしこのテーマを持ち出すときは、上司が一方的に話す時間が長くなってしまうことが多いです。そのため、部下の意見などをしっかりと伺いつつ1on1ミーティングを進めるといった配慮が必要になります。

▷1on1ミーティングを導入する目的とは？導入企業の事例からわかる効果

1on1ミーティングで話すことがない状況に陥らないためのポイント

話題が途切れずに雰囲気の良い1on1ミーティングを実施することにより、関係性の構築や生産性向上など様々なメリットがあります。ここでは、1on1ミーティングにおいて、話すことがない状況に陥らないためのポイントについて紹介していきます。

アジェンダを作成する

理想的な1on1ミーティングを実現するためには、アジェンダ(ミーティングで話すべきテーマ)をあらかじめ作成しておくことが重要です。

時間内に複数のアジェンダを用意しておき、プライベートの話題→健康・体調の話題→目標・キャリアサポートの話題など、おおまかなミーティングの流れを考えておくことをおすすめします。

また、その際には部下側も回答を考える時間ができるため、不安なく当日を迎えられるでしょう。

オープンクエスチョンの活用する

できる限り、オープンクエスチョンを活用するようにしましょう。オープンクエスチョンとは、「はい・いいえ」だけで回答できない質問のことです。

反対に、「はい・いいえ」で回答することが可能な質問は、クローズドクエスチョンといいます。多様な回答が期待できる質問のほうがその先の話が広がり、1on1ミーティングの充実度が増します。具体的な例は以下のとおりです。

• 「最近うれしいと思ったことは？」
• 「今一番楽しみにしてることは何？」
• 「最近の仕事で上手くいったと感じた業務は？」
• 「尊敬している人物は誰？」
• 「今週の休日は何をしたい？」

クローズドクエスチョンは一言のみで終わってしまうため、部下が実際にどう思っているかなど、詳しい状況を把握することは難しくなります。

そのため、オープンクエスチョンを活用し、部下が少しでも自分の言葉で話すことで、素直な気持ちや考えなどが期待できるでしょう。

ミーティング内容を記録しておく

これまでに実施した1on1ミーティング内容は、文字で記録しておきましょう。過去のミーティングで話した内容の重複を避けたり、部下の考え方がどう変わっていったか推察することができるからです。

記録を残しておくことにより、1on1ミーティングで得られる効果を最大化できます。

また、毎回ミーティングの記録をつけることで、「上司は自分のために時間を割いてくれている」と部下のモチベーションアップにもつながるでしょう。

▷1on1ミーティングは効果を測定できる？効果を高めるポイントとおすすめツール

▷【2023年最新】1on1ツールおすすめ16選｜導入のポイントや目的別の選び方を徹底比較！

1on1ミーティングのテーマを決めておく

1on1ミーティングで話すテーマはあらかじめ設定した上で実施するようにしましょう。テーマを設けておくことで、話題が明確になるので話すことがなくなるリスクは低くなります。

テーマを決めるタイミングは、1on1ミーティング開始時でも問題ありませんが、1on1が終了した際に「次回は〇〇のテーマについて話しましょう」と伝えておくと部下側で準備ができるので実りのある1on1にすることができます。

1on1ミーティングの必要性・目的を伝える

1on1ミーティングがどうして重要なのか、その必要性を部下に伝えておきましょう。

「この時間を使って別の仕事ができるのに」と思われてしまうと、部下が1on1ミーティングに集中できず、せっかくの時間が無駄になってしまいます。

そのため、1on1ミーティングは、部下の成長を促すために実施することをしっかり説明しましょう。人事評価面談との違いもあわせて伝えておくと、部下の理解度が高まります。

部下の話を傾聴する

1on1ミーティング中は、部下の話をさえぎらないように意識してください。上司側の意見を言いたくなったときは、部下の話が終わってから話すようにしましょう。

途中で話の腰を折られると、部下のモチベーションが低下してしまうためです。

意見を否定するのではなく、部下が自分の意見を言いやすい環境をつくることが上司の役割であり、1on1ミーティングで注意すべきことの一つになります。

必要に応じて自己開示をする

部下の考えをさらに引き出すためには、適度に上司側の話も話題に出してみましょう。部下の話を傾聴することは、1on1ミーティングで必要なことです。

しかし、あまりにも上司側が傾聴に徹してしまい沈黙を続けると、部下が「自分の話をちゃんと聞いてもらえているのか」と不信感を抱いてしまいます。

そのため、部下側の話が終わったあとは、話題を広げるために自分の経験などを話してみると、上司に対して親近感などを持ってくれるはずです。

ほどよい相づちを打ちながら、部下の成長をサポートできるような質問、助言を投げかけましょう。

会社にとって必要な存在であることを伝える

1on1ミーティングでは、部下が会社に必要な存在であることを伝えてください。仕事ぶりへの評価はもちろんのこと、部下が担当した業務が会社全体にどう影響を与えているかについて説明しましょう。

必要な存在であることを開示することにより、部下は自己肯定感が高まって、今後の仕事に対するモチベーション・エンゲージメントが向上にもつながるでしょう。

しかし、部下のために無闇に褒めるのは意味がないので、目的や基準を明確に定めておきましょう。

▷1on1ミーティングの頻度はどのくらい？適切な頻度と時間設定

1on1で話すことがなくならないように事前準備を心がけよう

1on1ミーティングは、上司と部下の信頼関係を深め、部下を成長させるために必要不可欠です。

話すテーマが見つからない場合は、今回ご紹介した内容を参考にして、しっかりと事前準備を行うようにしましょう。

また、テーマによって得られる効果が違うので、このミーティングを通してどんな効果を得たいか考えたうえでテーマを選定することをおすすめします。

その際は、上司側だけが盛り上がって一方的なミーティングにならないように、しっかり2人で対話を重ね、ともに充実した時間が過ごせるようにしましょう。