RPAに向いている業務・向いていない業務｜選別方法や理由を解説！

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RPAに向いている業務と理由

RPAに向いている業務は、一連の作業ルールが決まっており、繰り返しおこなわれる業務であることが条件です。また、RPAを導入すると膨大な量のデータを処理してくれるため、業務の効率化が可能になります。ここでは、RPAに向いている業務とその理由について解説します。

• 定型業務
• アプリケーションを横断する業務
• 問い合わせへの対応業務
• スクレイピング作業

定型業務

定型業務は、作業手順が決まっているため、RPAに向いています。具体的には以下のような業務が該当します。

データの入力・転記

データの入力・転記作業は、人の手でおこなうよりもRPAを導入した方が効率的に進められるうえ、自動化により入力ミスも削減できます。特に、大量のデータを扱う場合、作業時間の大幅短縮が可能です。

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データの分析・処理

データの分析・処理をおこなうこともできます。データのグラフ化や定型レポートの自動作成が可能なので、データの考察や改善案の提案といったコア業務に集中できるのもメリットです。

さらに、データの誤記や重複、未入力といった不備を検出し、自動で修正するクレンジング作業もできます。クレンジング作業によりデータの精度を高められ、業務の効率化にもつながるでしょう。

資料の作成

資料の作成にも、入力項目があらかじめ決まっているため役立ちます。具体的には、日報・レポートなどの報告書や請求書などがあげられるでしょう。自動で定型資料を作成できるので、業務の効率化が実現します。

メールの自動配信

メールの自動配信にもRPAを活用可能です。具体的には、給与明細の送信や勤怠入力のない社員への通知メールなど、定期的に配信する必要のあるメールに向いています。毎回メールを作成する必要がなくなるので便利です。

アプリケーションを横断する業務

アプリケーションを横断する業務にはRPAが向いています。メールアプリやExcelなど、連携しているアプリケーション同士なら簡単にデータの転記や同じ作業を進められるので、業務の効率化が可能です。

問い合わせへの対応業務

問い合わせへの対応業務にもRPAが適しています。よくある問い合わせをRPAによる自動対応にし、複雑な対応が必要な場合には人の手で処理するといった使い分けも可能です。

そのため、同時に多くの問い合わせに迅速に対応できるようになる 点や、業務時間外の問い合わせにも対応可能な点もメリットといえるでしょう。

スクレイピング作業

スクレイピング作業とは、Webサイトの情報を抽出し、目的に合わせて分析や加工をすることです。RPAを活用することで、Web上にある膨大な情報から必要な部分だけを効率的にピックアップできます。

具体的には、競合商品の情報を定期的に収集したり、業界のトレンドを探ったりするといった活用が可能です。

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RPAに向いていない業務と理由

RPAに向いていない業務と理由について解説します。RPAは、効率化が図れない業務や、安定した運用を阻害する可能性がある業務には向いていません。以下で詳しく説明していきます。

• 意思決定が必要となる業務
• 複雑な処理が発生する業務
• ルールが定期的に変わる業務
• パソコンのみで完結しない業務

意思決定が必要となる業務

意思決定が必要となる業務はRPAには向いていません。企画の考案や営業戦略・計画の策定などは、状況に合わせて判断基準が変わるため、RPAで自動的に処理することは不可能です。ただし、意思決定のための判断材料として、RPAでデータの収集や分析作業をおこなうことはできます。

複雑な処理が発生する業務

複雑な処理が発生する業務もRPAには向いていません。例外や条件分岐が多い複雑な業務は、必然的にルールが多くなるので、メンテナンスが大変になり、システムに間違いがあっても気付きにくくなってしまいます。

ルールが定期的に変わる業務

ルールが定期的に変わる業務もRPAには向いていません。ルールが変わるたびにシステムに修正を加えなければならず、管理コストが大きくかかってしまいます。

その結果、RPAの導入で効率化できる作業よりも、RPAの運用にかかる手間の方が大きくなってしまい、かえって業務効率を下げてしまうでしょう。

パソコンのみで完結しない業務

パソコンのみで完結しない業務は処理できません。RPAが対応できるのは、コンピューター上で処理が可能な業務のみです。Robotic Process Automationという名称ではありますが、製造業などで使われるロボットとは異なり、肉体労働の代わりはできないのです。

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RPAに向いている・向いていない業務の違い

RPAに向いている・向いていない業務の違いは3つあります。

まず、人の判断が必要かどうかです。判断基準がすべて明確になっており、人による判断がなくても処理できる業務がRPAには向いています。

また、作業量の多さにも違いがあります。膨大なデータの処理など、単純かつ作業量の多い業務はRPAで処理した方が効率化できるでしょう。

さらに、繰り返し発生する業務かどうかも大切です。レポートや週報の作成など、定期的に同じ業務が発生する場合はRPAに向いているといえます。

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RPA化する業務の選別方法

RPA化する業務の選別方法について解説します。

• 現状の把握
• 業務の洗い出し
• 効果の予測
• 業務の決定

現状の把握

現状の把握をしましょう。現場担当者へのヒアリングなどを通じて、業務を進めるうえでの問題点や、効率化したい業務を明らかにします。

また、業務効率化やコストの削減など、RPAを導入する目的も明確にしておきましょう。目的が明確になれば、導入するツールや効率化したい業務の優先順位も決まるので、RPAを効果的に導入しやすくなります。

業務の洗い出し

業務の洗い出しもします。現状の業務フローをを洗い出すことで、マニュアル化されていない業務や、見落としがちな小さな業務の可視化ができるでしょう。

さらに、業務を洗い出したらRPAで自動化できそうな業務と、人の手で処理した方が良い業務に分類します。

効果の予測

効果の予測が大切です。想定されるRPA導入後の業務フローを構築し、どのような効果が出るか予測を立てましょう。また、RPAの運用にあたって起こりうるトラブルを洗い出すことも重要です。

RPA導入によってもたらされる効果を予測することで、RPAを導入すべきかどうか判断ができます。

業務の決定

業務の決定をしましょう。予測をもとに効果が高いと予想されるRPAを選ぶことが大切です。また、一度に多くの機能を導入しようとすると現場の混乱を招くため、優先順位の高いものから運用していくようにしましょう。

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RPAの導入事例

RPAの導入事例を紹介します。

• 事務
• 営業
• 製造
• 自治体

事務

事務作業へのRPA導入により、社内のデータベースからシステムへの情報の転記作業を自動化しました。具体的には、販売データから請求情報を抜き出して請求書を自動作成したり、Excelファイルからシステムへ転記したりなどの業務があげられます。

これにより、事務作業の効率化が実現し、作業時間が減ったことで、他の業務にかけられる時間が増えたのです。

営業

営業で使用する基幹システムへの顧客情報の入力やレポート作成業務は、単純作業でありながら定期的に発生する業務です。1件1件は数十分で終わる業務でも、月に数十件以上こなす必要があるため、他の業務を圧迫していました。

そこで、RPAを導入し、顧客情報の入力やレポート作成を自動化したことにより、作業時間を大幅に減らすことができ、顧客対応により注力できるようになりました。

製造

製造業務では、請求書の作成や、顧客からの注文情報の基幹システムへの転記作業を手入力でおこなっていたため、時間がとられ、入力ミスも頻発していました。そこで、CSVファイルから請求書を自動作成したり、注文情報の基幹システムへの転記作業をRPAで自動化したのです。

その結果、入力作業にかかる時間を大幅に削減でき、入力ミスも減りました。

自治体

自治体は、さまざまな申請の受付・登録業務が多くあります。これまでは、各種申請の入力・転記作業は手入力でおこなっていたため、膨大な時間がかかり、本当に人の手が必要な業務に手が回りにくくなってしまう点が課題でした。

そこで、各種申請の入力・転記作業をRPAで自動化しました。その結果、手入力では膨大にかかっていた作業時間の短縮につながったのです。また、入力ミスも減り、業務を大幅に効率化させました。

▷RPAの導入で得られる6つの効果！効果測定方法や主な導入事例

RPA化に向いている業務を見極め業務効率をあげよう

RPAは導入すると大幅に業務効率を改善できますが、導入する箇所には向き不向きがあります。基本的には、人の判断を必要としない定型業務に適したツールです。

RPAはしっかりと検討を重ねた上で導入する必要があるため、現状の業務を洗い出し、どのような効果が見込めるか予測してから導入を決めましょう。