【簡単解説】SFA(営業支援システム)とは？機能やCRM・MAとの違い、選ぶ際のポイントを解説

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SFAは何の略？わかりやすく解説

SFAは「Sales Force Automation」の略称で、営業支援システムのことです。顧客情報や案件情報などを一元管理でき、営業における業務や営業担当者の管理を自動化してくれるため、営業活動の効率化に役立ちます。

営業活動には取引先との商談や既存顧客のフォローなどの業務、定型業務などがあります。中でも定型業務を自動化できれば、ほかの業務に時間が使えるため、営業活動の効率化や売上アップにつながるとして導入する企業も増加している点が特徴です。

SFAツールの主な機能

SFAには、顧客管理や案件管理などさまざまな機能が搭載されています。ここからは、SFAの主な機能を5つ紹介します。

顧客管理

SFAでは、顧客の企業情報をはじめ、担当者の氏名・役職・属性・連絡先・取引履歴などの顧客情報を管理できます。顧客の名刺から自動的に情報を取得する機能もあるため、入力する手間を省いて効率的に管理することが可能です。

また、これまでのやりとりの履歴や会話の内容まで細かく管理できるので、過去の営業活動も可視化できます。

管理されている顧客情報は社内全体でいつでも共有できるため、異なる担当者が同一の顧客へ商談を持ちかけたり、引き継ぎの不備が発生したりするなどのトラブルを防ぐことが可能です。

案件管理

案件管理では、案件名だけでなく案件ごとの担当者や進捗状況など、各案件の詳細な情報を管理できます。

従来の営業活動では、情報を一元管理することが難しいため各案件の担当者しか把握できない情報もあり、顧客からの問い合わせがあった際に担当者が不在であれば対応できないこともありました。しかし、SFAで案件情報を一元管理することで、担当者以外もデータを確認して顧客対応が可能です。

また、各案件の進捗状況などをチームで確認して、担当者以外が客観的に改善点を提案するといった使い方もできます。

▷SFAで案件管理を行うメリットとは？エクセルでは厳しい理由も解説

行動管理

行動管理は、各営業担当者の行動を細かく管理できる機能です。営業担当者が取引先に訪問した回数や受注率、提案した商材の数など、提案から受注までの営業活動の詳細を管理できます。

行動管理を行うことで、各営業担当者に対して的確なフィードバックや評価を行えます。成績がよい営業担当者の行動を振り返り、ノウハウとして蓄積して社内で共有するといった使い方も可能です。

▷SFAによる営業の行動管理とは？営業プロセスを可視化・改善する方法

予実管理

余実管理は、SFAに蓄積されたデータと予算を基に売上予測が行える機能です。SFAに記録されたデータから、担当者や期間など、条件を絞って分析することも可能です。

営業活動では、予算と売上の実績に大きな差が生じないよう営業を行う必要があります。できる限り差異がないようして予算以上に成果を出すためにも、予実管理機能で目標達成度をリアルタイムで把握するようにしましょう。

また、過去のデータを分析することで、最適な予算の使い方を割り出せます。

レポート管理

SFAでは、営業活動に欠かせないレポートの管理も可能です。日報・週報・月報など、定期的に作成しなければならないレポートのテンプレートが用意されているため、必要な項目を入力するだけでレポートが完成します。

また、レポートが完成したタイミングで自動的に通知を送る機能もあるので、レポートをわざわざ送らなくても、作成するだけで提出までを自動化してくれます。SFAによってはレポート内容を分析する機能も備わっており、マネージャーの業務負担を軽減することも可能です。

▷SFAに搭載されている機能一覧｜SFAでできることや導入メリットを解説

SFAとCRM・MAのシステムの違い

SFAと比較されることが多いツールに、CRMとMAがあります。ここからは、それぞれの違いについて詳しく解説します。

CRMとは

CRMは「Customer Relationship Management」の略称で、顧客管理システムのことです。顧客の氏名や属性、購買履歴など、顧客に関するあらゆる情報を管理できます。

SFAは、営業活動に関する情報を一元管理して営業を効率よく行えるよう支援しますが、CRMはすでに関係が構築されている顧客との関係性維持を支援する目的がある点が主な違いです。

例えば、CRMでは既存顧客にお知らせやプロモーションのメールを一斉送信したり、WEBアンケートを送付したりする機能が備わっています。このような幅広い機能で顧客との関係を良好に維持して、マーケティングや顧客のサポートが行えます。

SFAは営業活動を支援するシステムで、CRMはSFAの機能である「顧客管理」に特化したシステムといえるでしょう。

▷CRM(顧客関係管理)とは？機能や重要性など基本知識をわかりやすく解説

MAとは

MAとは「Marketing Automation」の略称で、マーケティング活動のサポートや自動化が行えるツールです。特に見込み顧客に対してのマーケティングに優れており、適切なアプローチ方法の分析などが自動化できます。

MAは見込み顧客の獲得や育成を行い、SFAは顧客化するための営業活動を支援する役割がある点が主な違いです。

SFAとMAを併用することで、まずはMAで見込み顧客に対して適切なアプローチを行って育成し、そのあとにSFAで効果的な営業活動を行い顧客化するといった活用方法が実現します。

▷【2024年最新】おすすめ定番MAツール16選！機能や費用を比較表で！

SFAを導入するメリット

SFAを導入することで、営業プロセスにおける課題の発見やデータ分析による効果的な営業方法の発見など、さまざまなメリットが得られます。ここからは、SFAを導入するメリットを5つ紹介します。

営業プロセスにある課題を発見しやすくなる

SFAを活用すると、営業担当者の行動や業務プロセスが可視化されるため、フィードバックをしやすくなります。また、マネージャーも各営業担当者の行動をリアルタイムでチェックできるため、非効率な部分や課題を早期に発見できます。

従来の営業活動では、マネージャーが営業活動に同行しない限り、報告書のみで内容を判断する必要があったため、細かい部分まで把握することが困難でした。

しかし、SFAを活用すれば担当者の行動をリアルタイムで確認できるため、細かい課題も発見しやすくなり改善につなげられます。

▷営業DXにはSFAが欠かせない？業務効率化を進めるために最重要な理由

データ分析が簡単にできる

SFAを活用することで、データの分析が簡単に行えます。SFAは営業活動のあらゆる情報をデータ化し蓄積するため、多くのデータから営業活動を分析できます。

また、担当者・案件・チームなど、条件を設定して分析することも可能です。そのため、さまざまな角度からデータを分析し、販売予測や営業戦略につなげられます。

すぐにレポートを作成できる

SFAにはレポートのテンプレートが備わっており、必要な情報を入力するだけで簡単にレポートを作成できます。

営業活動においてレポート作成に膨大な時間が割かれ、ほかの業務を滞らせる原因となる場合もあります。また、レポート作成と提出のために帰社する必要があるなど、営業担当者の業務負担も大きいといえるでしょう。

そこでSFAを活用することで、レポートを簡単に作成・提出できるためリソースに余裕が生まれ、ほかの業務に時間を使うことが可能です。

また、入力ミスがあるとアラートで知らせる機能が備わっていることもあるので、レポート作成におけるミスの低減も期待できます。

ナレッジを蓄積・共有できる

SFAは各担当者の行動や結果が記録されるため、社内にナレッジを蓄積・共有できます。

従来の営業活動では、担当者のみが知っている情報も多く、ノウハウが共有されにくいという課題がありました。しかし、SFAを活用すれば個人で情報を共有する必要はなく、SFAに情報を登録するだけで自動的にナレッジを蓄積できます。

そのため、組織全体で営業ノウハウを活用できるようになり、企業全体の売上向上も期待できるでしょう。

▷SFAを最大限活用する方法とは？今すぐチェックすべきポイントを解説

外出先でもデータ入力・共有ができる

SFAはパソコンだけでなく、スマホやタブレットなどのデバイスに対応しているものもあります。そのため、会社だけでなく自宅や外出先でも情報を入力することが可能です。

営業では移動することも多く、移動時間を無駄にしている人も少なくありません。しかし、SFAを導入していれば、移動の合間のわずかな時間でも情報入力が行えるほか、商談後すぐに情報を入力することもできます。

情報を入力するためだけに会社へ戻る必要もないため、移動コストや人件費の削減にもつながるでしょう。

SFAを導入するデメリット

SFAにはさまざまなメリットがある一方で、デメリットも存在します。ここからは、SFAを導入するデメリットを3つ紹介します。

コストが発生する

SFAを導入するには、初期費用や月額費用などのコストがかかります。

初期費用の設定はSFAによって異なり、中には無料のものもあります。月額費用はユーザー数で変動することが一般的で、登録するユーザー数が多いほど料金も高くなる点に注意が必要です。

余計なコストをかけないためにも、まずは利用予定の人数などから予算を設定し、予算内で運用できるSFAを選ぶことが大切です。

▷SFAの平均費用はどれぐらい？主な営業支援システムの価格を徹底比較！

データ入力に時間がかかる

SFAは営業活動での行動履歴や結果を都度入力する必要があるため、入力に時間がかかってしまうことも考えられます。機能が多ければ多いほど、入力項目も増える傾向があります。

入力に時間がかかってしまうと、営業担当者が面倒に感じ、SFAの活用が社内に浸透しない場合もあるかもしれません。入力内容は本当に自社にとって必要な情報かを見極め、余計な項目がある場合は省いていきましょう。

▷SFAの費用対効果の考え方とは？計測方法や失敗しないためのポイント

運用体制の再構築が必要になる

SFAで営業活動を効率化させるには、情報を蓄積するだけでなく、分析・活用することが大切です。そのため、SFAをどのように活用していくのか、運用体制を再構築しておく必要があります。

また、ITツールの活用に抵抗がある人は、従来のやり方の方がよいと考える人もいるでしょう。したがって、SFAを運用していくうえでスムーズに導入・活用ができるよう、マニュアルを用意しておくなどの対策が必要です。

SFAツールを選ぶ際のポイント

ここからは、自社に最適なSFAを選ぶためのポイントを5つ紹介します。

サポート体制が充実しているか

SFAは導入するだけでなく、活用することで営業活動の効率化を実現できます。

しかし、SFAを導入しても使い方に迷ったり、効果的な活用方法が分からなかったりすることもあるでしょう。そのため、ベンダーのサポート体制が充実しているものを選ぶのがおすすめです。

SFAが定着するまでのサポート、導入に関するノウハウの共有、問い合わせの受付体制など、各SFAのサポート体制を事前に確認しておくとよいでしょう。

モバイル端末に対応しているか

SFAはパソコンだけでなく、スマホやタブレットに対応しているものもあります。

さまざまなデバイスに対応しているSFAの方が、外出先で簡単に情報を入力できるなど利便性が高いため、対応しているデバイスを確認しておきましょう。

せっかくSFAを導入したにもかかわらずパソコンでしか入力できないと、わざわざ営業先から帰社する必要があるので余計な人件費や交通費がかかってしまいます。

▷オンプレミス型SFAとは？クラウド型との違いやおすすめサービスを紹介

誰でも簡単に使用できるか

SFAは、操作性がよく誰でも簡単に使えるツールを選ぶようにしましょう。

使い勝手の悪いSFAを導入すると、うまく情報を蓄積・活用できないだけでなく、営業担当者の負担を増やしてしまう可能性があります。しかし、使い勝手がよければ社内での定着も早く進むでしょう。

いくら機能が多くても、すべての機能を使うわけではなければ、無駄にコストがかかってしまいます。そのため、自社に必要な機能が備わっていれば、あとは使いやすさで選ぶことが大切です。

料金と機能のバランスがとれているか

料金と機能のバランスがとれたSFAを選びましょう。料金だけで選んでしまうと、必要な機能がついていなかったり、操作性が悪かったりする可能性があります。

また、機能性の高さだけで選んでしまうと、すべての機能を使いこなせず、費用負担だけが大きくなる場合もあるでしょう。そのため、自社に必要な機能と導入予算、そして各SFAの機能と料金を照らし合わせながら、最適なものを選ぶことがポイントです。

▷無料で使えるSFA(営業支援システム)12選比較！有料版との違いや選び方

連携したいツールと互換性があるか

すでに社内で導入しているCRMやMAなどのツールがある場合、連携が可能なSFAを選ぶとよいでしょう。

外部ツールと連携ができれば、SFAを活用する幅が増えるだけでなく、外部ツールに蓄積された情報をSFAに入力する必要がありません。

おすすめのSFA8選

ここからは、おすすめのSFA8選を紹介します。予算と必要な機能を照らし合わせながら、自社に合ったSFAを選んでみてください。

Account Engagement

Account Engagementは、CRMと一体化されたSFAです。

高性能なAIが搭載されており、主要な取引先の中から購入する可能性が高い担当者をピックアップして、効率的に営業を行うことが可能です。ほかにも、見込み顧客の関心が高まっているタイミングが来るとSlackなどで営業担当者に通知して、商談の成約をサポートします。

分析機能も優れていて、どのような要因がコンバージョン率を高めて成約に導いているかを特定し、今後の営業活動に活かすこともできます。

Mazrica Sales

Mazrica Salesは、幅広い業界で導入されているSFAです。利用継続率は平均98%、導入後の売上成長率は平均139%など、多くの企業で営業活動をサポートしている実績があります。

SFAとCRMの機能がどちらも備わっており、見込み顧客の獲得や育成から顧客への営業活動までを一気通貫で対応できます。カスタマイズ性も優れている点が特徴で、開発に関する知識がない方でも簡単な操作で柔軟にカスタマイズが可能です。

チャットサポート機能もあり、疑問や不安な点があればすぐに担当者からサポートを受けられます。

Oracle Sales Cloud

Oracle Sales Cloudは、営業担当者をガイドする機能によって営業活動の効率化が図れるツールです。

データ入力や手作業は自動化し、営業担当者が必要な情報にすぐアクセスできるようにするなど生産性を向上させるための機能が揃っています。自動化によって情報の更新や検索にかける時間を減らして、営業活動に専念することが可能です。

ERPやHRシステムとも連携可能で、売上予算の最適化や販売報酬の調整、販売計画の作成をサポートします。

Zoho CRM

Zoho CRMは、リリースから25年以上もの間、幅広い企業に利用されているCRM/SFAツールです。

分析機能が優れており、蓄積されたデータを基にレポートやダッシュボードを作成し、的確な予測や次の正確なアクションを導き出すことが可能です。個別目標の達成状況や経路別リード獲得件数、エリア別の売上割合などを細かく可視化できます。

カスタマイズ性も高く、自社の状況や使い方に合わせて簡単にカスタマイズが行えます。デザインのフルカスタマイズにも対応しており、自社にとって使いやすいように自由自在にカスタマイズできる点も魅力です。

SAP Sales Cloud

SAP Sales Cloudは、数々の業界アワードを受賞する実績があるSFAです。販売プロセスにおける42%の自動化や契約書作成にかかる時間を50%削減するなど、さまざまな企業で業務を効率化している実績があります。

AIが備わっており、高度な販売分析が行えます。分析によって顧客のニーズを正確に把握して、営業成果を改善するための施策が行える点が魅力です。

営業担当者のセールス活動をガイド付きで支援する機能もあり、詳細な手順を示してガイドしてもらえるため、営業活動に慣れていない従業員も効率よく業務にあたることが可能です。

ネクストSFA

ネクストSFAは、MA・SFA・CRMの機能を備えた高性能なツールです。利用継続率は98.7%と高い数値を誇り、多くの企業で導入されています。

使いやすさが追求されており、初めての方でも簡単に使えるようにUI・UXの設計が行われています。また、ノーコードで項目やプルダウンの作成、文言の変更も可能で、カスタマイズ性が高い点が特徴です。

各種チャットツールやグループウェア、会計システムなど幅広い外部ツールと連携でき、二重入力の手間を削減して大幅に業務を効率化できます。何度利用しても無料のサポートも用意されており、分からないことがあっても丁寧なサポートが受けられます。

GENIEE SFA/CRM

GENIEE SFA/CRMは、定着率99％を誇るSFA/CRMツールです。

低価格でありながら豊富な機能を備えており、大手SFAのおよそ1/3のコストで運用が可能です。操作性にこだわって開発された操作画面は誰でも使いやすくシンプルで、入力や分析も直感的に行えます。

8種類以上の外部ツールと連携でき、GmailやSlackなどと連携して入力や報告を自動化できる点も魅力の一つです。稼働実績は99.7%と安定しており、セキュリティ性も高いため顧客情報を安心して蓄積できます。

eセールスマネージャーRemix

eセールスマネージャーRemixは、5,500社以上に導入されているSFAです。185業種以上の幅広い業種で採用されており、あらゆる業種の営業活動を支援します。

CRM・SFA・MAの機能が備わっていて、見込み顧客の獲得から育成、営業後の商談管理まで一貫して行えます。すべての顧客情報はダッシュボード上に集約され、一目で顧客との接点を把握することが可能です。

SNS・タイムライン機能もあり、リアルタイムで営業担当者と上司がやりとりをしたり、部門を超えた情報共有を行ったりできます。30日間の無料トライアルが用意されており、まずは使用感を試してから本格導入できる点も特徴の一つです。

SFAツール導入時の注意点

SFAの導入時には、いくつかの注意点があります。導入効果を最大化するためにも、事前に注意点を把握しておきましょう。

SFAを導入するだけで効果が出るわけではない

SFAは導入後、活用することで営業活動の効率化が可能です。SFAを導入することが目的になってしまい、導入後に活用しなければ効果が得られないため注意しましょう。

こまめにSFAへデータを入力して蓄積・分析し、現状の把握や改善点を見つけて日々の営業活動に活かしましょう。SFAを導入したら、どのように活用していくかをあらかじめ社内で検討しておく必要があります。

営業プロセスやマネジメントも見直す

SFAの導入と同時に、営業プロセスやマネジメントも改善しましょう。SFAは営業記録の蓄積や分析が可能ですが、SFA自体が改善を行うわけではありません。

SFAを活用して営業プロセスの課題を見つけたら、現場での改善が必要です。もし、マネージャーが営業の結果のみを管理していると、課題発見が遅れるだけでなく、改善が実行されないことも考えられます。

SFAを活用して営業プロセスを管理するのもマネージャーの仕事です。SFAで現場の営業活動を効率化するだけでなく、営業プロセスやマネジメント体制を見直すようにしましょう。

PDCAを回し続ける必要がある

SFAを導入後、活用しながら効果を出していくにはPDCAを回し続けることが大切です。

営業活動の課題は、一度ですべてが解決するわけではありません。一つの課題が解決されれば、また新たな課題が見つかるでしょう。このように、PDCAを回していくことがボトルネックの発見・解決につながり、SFAの効果を最大化できます。

SFAのことを理解し適切に導入しよう

SFAは、営業活動を効率化するために効果的なITツールです。デジタル化が進む現代では、SFAを導入する企業も増えつつあります。

しかし、SFAといってもさまざまな種類があり、目的や必要な機能によって最適なSFAは異なります。あらかじめ自社に必要な機能を洗い出し、予算と照らし合わせながら、最適なSFAを導入しましょう。