ログイン
業務効率化の成功事例11選！事例から学ぶ成功のコツや役立つツール
現在、多くの企業で必要とされている業務効率化。自社での業務効率化を成功させるためにも、他社の成功事例を参考にすることは大変重要です。そこで本記事では、業務効率化の成功事例11選と事例から学ぶ成功のコツ、業務効率化に役立つおすすめのツールを紹介します。
目次
業務効率化とは？
業務効率化とは、仕事の中で生まれるタスクやプロセスに対して、非効率な要素を特定・改善することです。
具体的には、ムリ・ムダ・ムラという3つの要素を洗い出し、原因の特定と対策の検討を通じて、業務をより少ない工数で処理できる状態に変えていく手法を指します。
業務効率化におけるムリ、ムダ、ムラは、次のように区別されます。
| ムリ | 目標と能力のギャップが大きく、従業員や設備に負荷がかかりすぎている状態 |
| ムダ | 不要なプロセスやタスクが残っていて、作業時間が長引いている状態 |
| ムラ | 担当者間で理解度や進め方が異なり、業務品質に差が生まれている状態 |
▷業務効率化とは？生産性向上との違いやメリット・有効な取り組みを解説
業務効率化が必要とされている理由
業務効率化は、無駄なコストの削減や人手不足への対応などを理由に、行う必要があるとされています。ここからは、業務効率化が必要とされている理由を4つ紹介します。
無駄なコストの削減
1つ目は、無駄なコストの削減です。時代に応じて社会が変化していく一方で、企業は成功体験をなかなか手放せず、成功体験に沿って業務を慣例化する傾向にあります。
しかし、技術の進歩によって高度化・自動化できる領域は着実に広がってきています。このような状況下で過去の成功体験を見直す機会がなければ、業務コストの妥当性を見極められず、無駄なコストがかかっていても気づけません。
だからこそ、時代に合わせて業務をカスタマイズしていくことが重要です。業務効率化を通じてタスクや環境を整理し、従業員や設備の処理能力を高めることで、リソース量を減らしても生産量を維持できる状態が生まれます。
これによって、リソースに割いていたコストの削減が期待できるのです。
人手不足への対応
2つ目は、人手不足への対応です。日本の生産年齢人口(15歳〜64歳)は1995年にピークを迎え、以降は減少傾向にあります。
さらに越境ビジネスの台頭によって、海外企業が国内市場に参入するケースも増え、日本では深刻な人手不足に陥りました。
このような状況下で日本の企業が成長していくためには、限られたリソースをより効果的に扱うことが求められます。その具体的な手段として、業務効率化が叫ばれているのです。
優秀な人材の確保
3つ目は、優秀な人材の確保です。業務にムリ・ムダ・ムラが残った状態を放置すると、従業員が不満を抱くきっかけとなりやすく、優秀な人材が流出する原因にもなりかねません。
特に優秀な人材は、裁量権や成長機会の促進を求める傾向にあります。それらの阻害要因となる業務の仕組みや慣例を見直すことができれば、裁量権や成長機会を生み出しやすくなります。
この取り組みは優秀な人材の流出を予防するだけでなく、新たな人材獲得にも貢献できるでしょう。
▷業務効率化における目標設定とは？具体例や達成するためのポイント
働き方改革への対応
4つ目は、働き方改革への対応です。
日本は2013年に国連より過労死問題の是正勧告を受け、対策も踏まえて計画されたのが働き方改革です。この背景から、働き方改革は業務効率化と密接な関係性があります。
業務効率化が進めば、コア業務に注力できるようになるだけでなく、該当業務の人材要件が緩和されます。また、多様な人材を迎え入れるための土台が形成され、人材不足の解消にも貢献できるでしょう。
▷業務効率化とは？生産性向上との違いやメリット・有効な取り組みを解説
業務効率化の成功事例
ここからは、業務効率化の成功事例11選を紹介します。業務の自動化や業務マニュアルの作成、AI導入などさまざまな事例を紹介しているため、ぜひ自社の業務効率化の参考にしてみてください。
事例1:業務の自動化
単純作業は手順のシンプルさに対して、膨大な作業量が問題となっています。そこで活用されるのが、業務の自動化です。
特にクリック入力やデータ入力など、作業工程が決まっていたり、判断基準が明確になっていたりするタスクは、自動化しやすい特徴があります。エクセルのマクロやRPAツールなどを活用することで、業務の自動化が可能です。
▷RPAとは？意味や導入する手順・メリットをわかりやすく解説！
事例2:無駄な業務の洗い出し
慣例化された業務には、意外と無駄なポイントがあります。特に意味のない業務や、手順を変更するだけで処理速度が上がるものなど、既存の業務に無駄な箇所がないか洗い出してみましょう。
従業員のスキルが向上すれば、さらに効率化できる可能性もあるため、定期的に業務の見直しを行うことが重要です。
▷業務効率化を阻む課題とは？よくある原因や解決方法・成功事例を解説
事例3:グループウェアの活用
業務効率化の促進には、社内のコミュニケーションの円滑化を支援するグループウェアの活用も有効です。グループウェアは業務効率化に役立つアプリケーションが複合されており、主に次のような機能があります。
- 社内Wiki
- ビジネスチャット
- プロジェクト管理
- スケジュール管理
- オンラインストレージ
- ワークフロー
グループウェアを活用することで、社内の情報共有をスムーズに行うことができます。情報の取得や確認に必要な時間が短くなるため、素早く次のアクションに移れるようになるでしょう。
事例4:業務マニュアルの作成
業務を効率化するには、業務マニュアルの作成が重要です。業務は内容や判断基準が分からなければ効率よく遂行するのが難しくなるため、誰が見ても分かりやすい業務マニュアルの作成をしましょう。
業務マニュアルは、担当者不在時の代理対応や、引き継ぎの際に効果を発揮します。近年はアプリケーション内で作業することが多いため、アプリケーション内のスクリーンショットも併せて表記すると、作業内容が分かりやすくなるでしょう。
また、判断基準がシチュエーション単位で異なる場合は、具体例を出すことで判断力の補助につながります。
▷業務マニュアルを作成するメリット・デメリットとは？活用方法も解説
事例5:AIの導入
近年はデータ分析を活用して、人間が行ってきた複雑な判断ができるAIも登場しています。具体的には、顧客のニーズに合わせて最適な商材を提示するレコメンド機能や、問い合わせに自動応答するチャットボットなどです。
これらのAIを効果的に活用するには、判断基準の設定が必要です。専門的な知識が求められるため、運用面でのハードルが高いといえるでしょう。しかし、AIを導入できればさまざまな業務が自動化できるため、業務を大幅に効率化できます。
事例6:フローチャートの作成
複雑化している業務には、フローチャートの作成が有効です。フローチャートは業務の流れを示すものですが、作業内容や担当者と結びつくことで真価を発揮します。
特に担当者が複数名になる業務の場合、責任領域が不明確だと、協力効率の低下や問題発見の遅延につながります。フローチャートを通じて誰が何を処理するのかを視覚化することで、どこで業務が遅延しているのかも特定しやすくなるでしょう。
▷業務効率化・業務改善に役立つフレームワーク10選！活用法まで解説
事例7:担当者の変更
業務効率は、業務の内容と従業員の得意分野が合致しているかによって、改善の度合いが変わってきます。従業員が苦手としている業務を担当している場合は、担当者を変更するのも選択肢の1つです。
しかし、得意・不得意で業務を振り分けると、一部の従業員に業務が集中することもあり得ます。そのため、従業員のキャパシティも考慮しながら、業務を適切に分配することが大切です。
▷業務効率化の正しい進め方とは？得られる効果や注意すペきポイントを解説
事例8:アウトソーシングの実施
社内のリソースでの対応が難しい場合、アウトソーシングの実施も検討するとよいでしょう。アウトソーシングでは特定の業務を切り出し、外部の協力先に業務代行を依頼できます。
アウトソーシングを検討する際は、内製と外注のバランスが重要です。内製にこだわりすぎると業務がひっ迫し、従業員の心身にダメージが出てしまいます。
また、闇雲に業務をアウトソースすると、コストが膨れ上がる可能性もあります。そのため、どこまでの業務をアウトソースすべきかは、自社の課題と見比べながら慎重に考えましょう。
事例9:ペーパーレス化
紙で運用される文書・書類・資料などは、印刷代や郵送代、保管料などのコストが発生します。また、紙で契約書や注文書などを作成している場合は、郵送の手間や先方の確認などに時間が取られてしまい、スムーズに手続きが進まないこともあるでしょう。
しかし、ペーパーレス化を促進して電子化できれば、紙の書類の運用に関わるコストを大幅に削減できます。書類はすべて電子データとして保管できるため、保管スペースの確保も必要ありません。
さらに、書類の確認はオンライン上で完結するので、場所や時間を選ばず契約や承認などの手続きが行えるようになり、業務が大幅に効率化されます。
▷ペーパーレスとは？推進の必要性やメリット・デメリットを徹底解説！
事例10:書式の統一
情報の書式を統一することも、業務効率化に役立ちます。業務単位で書式が異なると、内容の読み取りに時間を要し、さらには重要事項の見落としから業務の手戻りが発生することもあるでしょう。
そのため、マニュアルや業務依頼などの情報共有において、社内で書式を統一することが重要です。
事例11:データベースの活用
社内のノウハウやナレッジなど、さまざまなデータを蓄積してデータベースを作成しておくと、すぐに知りたい情報や過去の事例を迅速に取り出して確認できます。
例えば、過去に取引をしてきた顧客の情報や、該当する顧客とのやりとりの履歴をデータベースを活用して蓄積・取り出すことで、顧客対応の工数を削減することが可能です。
ほかにも、商品情報や在庫情報、顧客アンケートの情報なども蓄積しておくことで、あとから業務に活用できるようになるでしょう。
業務効率化の成功事例・アイディアから学ぶ成功のコツ
業務効率化の成功事例・アイディアから成功へ導くためには、いくつかのコツがあります。ここからは、成功事例・アイディアから学ぶ成功のコツを4つ紹介します。
現状の課題を把握・洗い出し
業務の効率化を図るには、現状の課題を把握することが重要です。そのためには、担当者へのヒアリングやデータ分析などを通じて、問題の根源を特定する必要があります。
現状把握を通じて非効率の原因が特定できると、理想の状態とのギャップが分かり、そのギャップを埋めるための手立てを検討することにつなげられます。
スケジュールの設定
現状の課題や改善すべきポイントを把握したあとは、業務改善に向けてスケジュールを設定しましょう。具体的には、いつまでに準備を完了させて、いつから改善策を実施していくのかを決定します。
スケジュールは改善策の実施後の効果検証にも大きく関わるため、最適なスケジュールを設定することが大切です。
改善策の実施
次に、設定したスケジュールどおりに改善策の実施を行います。
例え綿密な改善策を立てたとしても、想定どおりに運用するのは難しい場合もあるでしょう。そのため、まずは検証期間を設けて、実際に改善につながっているかを確認してみることをおすすめします。
効果検証
改善策の実施後は、実際に課題を改善できたかどうかを確認するため、効果検証を行いましょう。
業務効率化は、一度実行すれば終わりというわけではありません。効果検証を行うことで施策の結果を評価し、改善点やベストプラクティスを特定することが重要です。
特に業務効率化の施策は、対象の業務内容や担当者によって効果が変わります。どのような施策が効果的なのかを知るためには、定期的に効果の振り返りを行い、業務内容や実施期間による変化を調べていきましょう。
業務効率化に役立つおすすめのツール
業務の効率化には、RPAやチャットツール、Web会議ツールなどさまざまなツールが役立ちます。おすすめのツールを9つ紹介するため、ぜひ業務効率化のために導入を検討してみてください。
RPA
RPA(Robotic Process Automation)は、業務効率の向上を支援するツールの1つです。従業員が行っている定型業務を、ロボットによって自動化できます。
これによって仕事の質を落とすことなく、さまざまなプロセスを合理化し、コストを削減することが可能です。また、単純作業などの定型業務は作業量も膨大であるケースが多いですが、自動化することにより従業員の負担も軽減できます。
一方で、RPAツールはシステム運用に専門的な知識を求められる場合が多いため、複雑な業務の自動化を検討する場合は注意が必要です。
▷【2024年最新】おすすめのRPAツール比較20選｜機能や失敗しない選び方
チャットツール
チャットツールは、従業員のコミュニケーションの活性化を促すためのツールです。従来のメールアプリがストック型のコミュニケーションツールであるのに対して、チャットツールはフロー型の特徴を持っています。
フロー型は、会話感覚で情報をやり取りできるメリットがあり、素早いアクションの実行に適しています。特に複数のメンバー間でアイデアを出し合う際や、対応期限が迫っている依頼事項の連絡に便利なツールです。
Web会議ツール
チャットツールとは別の手法でコミュニケーションの活性化を図るのが、Web会議ツールです。Web会議ツールには場所の制限がなく、オンラインでどこからでも会議に参加できるメリットがあります。
短時間で素早く意見交換を行いたい場合や、対面時に近しいかたちでコミュニケーションを取りたい場合に、Web会議ツールが用いられる傾向にあります。
オンラインストレージサービス
オンラインストレージサービスは、データの共有を迅速化するためのツールです。主に社内での資料共有や、社外の協力会社に対してデータ送信を行う際に用いられます。
テレワークが普及した現在では、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの各種デバイスからアクセスできる、オンラインストレージサービスの有用性が高まっています。オンラインストレージサービスであれば即座にデータを確認できるため、素早い対応が可能です。
▷【2024年最新】オンラインストレージおすすめ15選！選び方を徹底比較
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、出退勤の打刻や給与計算などに用いられるツールです。かつてはタイムカードを発行することが一般的でしたが、打刻漏れやミスが発生することも珍しくありませんでした。
勤怠管理ツールであれば、オフィス外からでも打刻できるだけでなく、漏れやミスをアラート表示して早期修正を促すことも可能です。これにより、集計時の負担を減らすことができるでしょう。
▷【2024年最新】おすすめ勤怠管理システム15選を比較！失敗しない選び方も解説！
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールは、インターネット環境下でマニュアルの作成・閲覧ができるツールで、複数のテンプレートを用意しているケースが多く、誰でも高品質なマニュアルを気軽に作成できるメリットがあります。
また、近年では多言語対応のマニュアルサービスも登場しています。従業員のグローバル化が進む企業にとっては、マニュアルの多言語化にかかっていた工数の削減も期待できるでしょう。
▷【2024年最新】マニュアル作成ツールおすすめ20選！選定ポイントも解説
プロジェクト管理サービス
プロジェクト管理サービスは、タスクの可視化に使われるツールで、タスクの期日や優先度、進捗状況を明らかにし、業務計画をコントロールするために役立てられます。
また、プロジェクトの全体像を把握するために、業務工程の細分化や、ステークホルダーの管理を支援する機能を有しています。これらの進捗状況を照らし合わせることによって、課題の傾向を把握することにも役立てられるでしょう。
▷【2024年最新】おすすめのプロジェクト管理ツール20選を比較！目的や料金に合わせた選び方
チャットボット
チャットボットとは、ユーザーの問いかけに対して自動で返答をするプログラムのことです。シナリオ型やAI型など、仕組みにはさまざまな種類があります。
例えば、シナリオ型はあらかじめ設定したシナリオに沿って返答が行えます。そのため、FAQの代わりとして顧客からの簡単な問い合わせに対応可能です。しかし、シナリオにある内容以外は返答できないため、柔軟な対応が難しい点がデメリットです。
一方でAI型は、人工知能を搭載しており自ら学習して回答の精度を高めていけます。自らの学習内容から回答を導き出すため柔軟な対応が可能で、カスタマーサポートに適しています。
▷【2024年最新】おすすめのチャットボット29選比較｜無料ツールや比較ポイント
日程調整ツール
日程調整ツールは、従来のスケジュール調整をより簡単かつ効率的に行えるツールです。
主に相手が提案している候補日時から、自身の都合がよい日程を選ぶ「予約受付型」と、自身の都合がよい日をいくつかピックアップして、相手に選んでもらう「候補提案型」の2種類があります。
日程調整型は、顧客からの予約を受け付ける際に役立ちます。あらかじめ空き日時を設定しておけば、顧客が都合のよい日時を選択して予約完了です。
候補提案型は、打ち合わせなどに適しています。参加者で候補日を出し合い、人数が多い日で決定するなどの使い方が可能です。
▷【2024年最新】日程調整ツールおすすめ19選！機能や料金を徹底比較
成功事例を参考に、業務の効率化に取り組もう
本記事では、業務効率化が必要とされている背景や、具体的な手法などについて解説しました。
業務効率化は経営資源の有効活用だけでなく、顧客サービスや従業員満足度の向上にも貢献するため、業務が効率化されると組織全体のパフォーマンスが向上し、市場での競争力を高めることができるでしょう。
持続的な事業成長を実現するためにも、業務効率化を通じて定期的な課題点の特定・改善を実施していきましょう。
おすすめのセミナー視聴
業務効率化・業務改善の記事をもっと読む
-
ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームからお問い合わせください。
お問い合わせはこちら