オフィスDXとは？推進メリットや最新事例・おすすめシステムを紹介

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オフィスDXとは？定義について

オフィスDXとは、ITシステムやツールを導入することで、社内の業務効率化や生産性向上を実現するための取り組みです。

オフィスDXの「DX」は、デジタルフォーメーション(Digital Transformation)の通称で、直訳すると「デジタル変革」という意味になります。デジタル技術を活用し、既存の業務やビジネスモデルなどの抜本的な変革をもたらす際に使用される言葉です。

また、DXは「攻めのDX」と「守りのDX」の2種類に分けられます。攻めのDXとは、新しいビジネスモデルの開発や商品・サービスの改善によって企業の競争力を高めることです。一方守りのDXは、デジタル技術の活用によって業務プロセスなどを効率化することを指します。

オフィスDXは守りのDXであり、外部要因の影響を受けやすい攻めのDXと比べて導入しやすいのが特徴です。

▷DX(デジタルトランスフォーメーション)とは？意味・定義・重要性をわかりやすく解説

オフィスDXの対象

オフィスDXの対象は「バックオフィスDX」と「フロントオフィスDX」の2つに分けられます。ここでは、それぞれの違いについて見ていきましょう。

バックオフィスDX

バックオフィスとは、経理や人事、総務など基本的に顧客と関わることがない職種を指します。このような業務にITツールなどを導入してデジタル化を実現し、業務効率化やコスト削減を図るのがバックオフィスDXです。

具体的には、勤怠管理システムや組織内のさまざまな稟議を電子化するワークフローシステムなどを導入するといった取り組みが挙げられます。

フロントオフィスDX

フロントオフィスとは、営業や受付、カスタマーセンターなど顧客と関わる業務のことです。企業や組織のイメージに直接的な影響を与える業務でもあるため、DXに取り組むことで顧客満足度の向上などが期待できます。

フロントオフィスDXの具体例としては、来訪者の取り次ぎや電話対応などを無人化できる受付システムや、問い合わせ対応に活用されるチャットボットなどがあります。

経済産業省が推奨する業務のデジタル化

経済産業省は2019年(令和元年)7月に「『DX 推進指標』とそのガイダンス」というレポートを公開しています。そこでは、DXを以下のように定義しています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること

[出典:経済産業省「『DX 推進指標』とそのガイダンス」]

レポートの中で経済産業省は、DXの推進が急がれるものの、経営者の理解不足やビジョンの不透明さゆえに、日本企業の浸透率は依然低いままであると指摘しています。

同レポートでは「何を生み出すためのDXなのか」という目標の策定と、目標に向けて動き出し変革していくこと、トライ＆エラーを繰り返して推進することの重要性を述べているのです。

これからますます進展していくIT技術を駆使して、グローバル競争に後れを取らないようにアクションを起こすことが不可欠としています。

▷デジタルガバナンス・コードとは？目的や概要・2.0の改訂内容を簡単に解説！

オフィスDXが推進される背景

ここからは、企業においてオフィスDXの推進が求められている背景について解説します。

日本のデジタル化が遅れているため

まずは、日本のデジタル化の遅さが要因のひとつです。海外と比較しても日本企業のDX推進は後れていると言われています。

総務省が発表している『情報通信白書(令和3年版)』によると、2020年のデジタル競争力ランキングで、日本は63国中27番目となっています(国際経営開発研究所調べ)。

前年より4つ順位を落としており、ここ数年競争力の低下が続いている状況です。とくに「技術」や「将来への備え」といった項目で著しく順位が低下しています。

[出典:総務省「情報通信白書(令和3年版)」]

日本企業では、DXやデジタル化に対する重要性について経営層の理解が追いついていないため、対応が進んでいないという現状があります。海外企業との競争で優位に立つためにも、オフィスDXをはじめ企業活動全体でのDX化が求められていくでしょう。

▷日本のデジタル化はなぜ遅れてる？根本的な原因や今後の課題と対策について

労働人口の減少によって人材確保が困難になっているため

労働人口そのものが減少していることにより、DXを推進せざるをえないという状況があります。今後ますます労働人口が減ると予想されていく中で、人材の確保はより一層困難になっていくでしょう。

国立社会保障・人口問題研究所の将来推計によると、生産年齢人口は2015年が7,728万人であったのに対し、2029年が7,000万人、2040年が6,000万人と、段階的に減少すると予想されています。

[出典:国立社会保障・人口問題研究所「日本の将来推計人口（平成29年推計）」]

人手不足という課題に対応するためには、ツールやシステムの導入による生産性向上や、業務プロセスの変革が必要になります。

働き方が多様化しているため

働き方が多様化していることも、オフィスDXが推進される理由のひとつです。コロナ禍を経てテレワークが当たり前になったことから、自宅やコワーキングスペースで仕事をする機会が増えています。

働く時間や場所に関わらず組織のパフォーマンスを上げるためには、デジタルを活用したオフィスDXの実現が必須といえるでしょう。

▷日本のDX推進の現状とは？海外との比較や遅れている理由について

オフィスDXを推進して得られるメリット

オフィスDXには、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、オフィスDXを推進するメリットを紹介します。

業務効率化・生産性の向上が見込める

オフィスDXによって、業務効率化を実現できます。これまで人の手を介して行っていた業務にITツールを活用することで、さまざまな業務を効率化できるでしょう。とくにバックオフィスでルーチン化している業務は、ITツールを使うことでより正確かつスピーディーに処理できます。

業務の無駄を削り、時間や人的リソースを生み出すことができれば、これまでよりも多くの業務を時間内にさばくことが可能です。これにより、アイデアを必要とするものやコア業務に十分な時間や人的リソースを費やすことができるため、結果として生産性の向上にもつながります。

▷バックオフィス業務のDXとは？メリットや推進方法・必須ツールを解説

長時間労働の是正や労働環境の整備につながる

長時間労働の是正や労働環境が改善されるのもメリットのひとつです。

オフィスDXによって業務効率が上がることで、これまで残業で対応していた業務を時間内に終わらせることができるようになります。また、チャットbotや受付システムを導入すれば、問い合わせや受付対応などを無人で行うことが可能になるでしょう。

その結果、従業員のワークライフバランスの改善につながり、誰もが働きやすい職場環境を整備することができます。

テレワークを推進できる

オフィスDXによって、テレワークの推進につながります。「1億総活躍社会の実現」を目指す日本は、女性やシニアなどの労働力もフルに活かしていく必要があります。

子育てで社会復帰ができない、キャリアを積めないと諦めていた女性や体力的な問題で通勤が難しいシニアも、テレワークという働き方で労働の可能性の幅が広がっているのです。

オフィスDXを取り入れてオンラインで業務を進めることができるようになれば、テレワークの導入にもつながり、時間や場所の制限をなくすことができます。

情報を一元管理できて共有もしやすくなる

社内の情報共有がスムーズになるのもメリットのひとつと言えるでしょう。情報の一元管理によって、必要な情報へのアクセスがしやすくなり、データ活用が進みます。

これまでは、社内で引継ぎを行う時も口頭や技術そのものを見て覚えるなど、属人的な方法で行われていました。しかし、オンライン上で電子書類やマニュアルを共有することで、だれがみても理解しやすくなり、教育コストを下げることが可能です。

ITツールなどを利用して情報を管理することで、技術やスキルを会社の資産として積み上げていくことにもつながるでしょう。また、顧客情報を共有すれば部署間連携もしやすくなるため、業務をスムーズに進めることができます。

▷DX推進は3段階のフェーズがある？各プロセスの定義や進め方について

オフィスDXの事例

オフィスDXは、バックオフィス業務におけるさまざまなシーンで活用できます。ここでは、具体的な導入事例を8つ紹介します。

チャットbotの自動応答

チャットbotを導入することで、問い合わせの対応業務に追われる担当者の負担を減らせます。

チャットbotとは、ユーザーからの質問や問い合わせに自動で返答してくれるプログラムのことです。昨今ではAIが搭載されたチャットbotが普及していることから、回答の精度や正答率も高まっています。

チャットbotだけで解決できる問題でない場合は、有人のコールセンターに接続するなどの連携も可能です。そのため、担当者の業務効率が上がるだけでなく、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

書類の電子保管・電子契約

紙ベースで書類管理をしている企業は、電子保管・電子契約が行えるツールを導入することでDXを進められます。

電子契約システムとは、紙面に署名・捺印してもらう手間を省き、代わりにWeb上で確認・署名を行ってもらうことで契約を締結できるサービスです。

契約関係の書類をクラウド上に保管できるため、紛失のリスクが軽減したり、印刷費用や保管スペースの削減ができたりするなど、書類管理に関するさまざまな課題が解消されます。

▷【2024年最新】電子契約サービスおすすめ23選！失敗しない選び方も解説！

クラウドでの勤怠管理

社員の業務効率化、労務管理の負担軽減、多様な働き方の推進などを目的として、クラウドでの勤怠管理システムを導入している企業も増えてきました。

システムを通して有給の残日数の確認や残業時間の管理が行えるため、労働環境の改善にもつながります。

人事も従業員の勤怠状況を都度確認したり、入力に時間を割く必要がなくなるので業務負担が軽減されるでしょう。また、給与計算システムなどの各システムを連携させることも可能で、さらなる業務効率化を実現します。さらに、テレワーク時の勤務時間の管理や作業時間のチェックなども行えるようになります。

▷DX推進に欠かせないクラウド化とは？活用メリットやシステム移行について

社外電話転送システム

社外電話の転送システムを導入したことで、在宅でもスマホやPCで会社宛ての電話を受け取れるようになり、テレワークへの移行が進んだ企業もあります。

従来は社内に備え付けられている電話機からでなければ、会社名義の発着信というのができないというのが一般的でした。しかし、社外電話転送システムを使えば在宅時にも会社の固定番号の使用が可能になります。

これにより、テレワークで社内に1人も社員がいない場合でも、在宅で電話対応が行えます。「電話番のために出社している」というスタッフがいる企業にとっては、負担軽減とテレワークの導入促進につながるシステムです。

書類の電子化

紙ベースの書類を電子化することもオフィスDXのひとつです。ペーパーレス化を進めることで、書類保管スペースの削減や管理が容易になります。

また、電子化した書類は検索・共有も簡単に行えます。テレワークなどオフィス以外で業務を行っている場合でも、クラウド上からデータにアクセスできるので業務効率化が期待できるでしょう。

さらに、紙のように紛失するリスクが減らせるだけでなく、アクセス制限によって閲覧者を限定することもできます。

▷DXに不可欠なペーパーレス化のメリットとは？阻む要因や対策方法を解説

キャッシュレス決済の導入

社内にある自販機やコンビニなどでキャッシュレス決済を導入する動きも少しずつ増えています。

社員証と決済システムを紐づけて給与から天引きしていく方法や、カードや電子決済のみで会計を行う無人店舗を導入することで、マンパワーを割くことなくスムーズな買い物ができるようになります。

AIによる在庫管理の効率化

いまや在庫管理もAIが行う時代です。人の手で行っていた在庫管理は、すべてシステムに代替することが可能になります。アナログな方法で在庫管理を行うと時間や労力がかかるため、ミスが起こりやすく業績に響くリスクもあります。

AIが無駄のない需要予測と発注を行うことで、過剰在庫や欠品が起こらない最適な在庫管理を実現できるでしょう。

IPネットワーク対応のインターホンの導入

IPネットワーク対応のインターホンとは、LANケーブルとIPネットワークをつないだインターフォンのことで、オフィスはもちろん、大きな工場や商業施設などで活躍します。

大量の端末数であっても接続でき、距離も関係ないため敷地面積の広い企業でもデータをやりとりできるようになります。通信も安定しており、低コスト・省スペースで導入できるのが魅力です。

オフィスDXにおすすめのツール【バックオフィス向け】

ここからは、オフィスDXを加速させるおすすめツールを紹介します。まずはじめに、バックオフィス向けのツールを見ていきましょう。

Chatwork 勤怠管理

ビジネス向けのチャットツールで知られる株式会社Kubellが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。打刻や労働時間の集計、有休など各種申請の一括管理が行えます。

PCログデータの取得や打刻改ざんを防止する機能、残業状態を可視化する機能などによって、さまざまな労務リスクを防止できます。紙やExcelで集計作業を行っている場合や、従業員の増加で現在の方法では管理しきれないなど、労務管理に関する課題を抱える企業にぴったりのサービスです。

Tayori

Tayoriは、社内外からの問い合わせ対応に必要な機能が揃ったツールです。あらかじめ用意されたテンプレートを用いて、簡単に問い合わせフォームやFAQ、アンケートなどを作成できます。

ホームページなどへのチャットの設置も可能です。フォームとの連携もできるため、そのときの状況に合った問い合わせ対応が行えます。カスタマーサポートでの利用はもちろん、営業や人事・労務など、あらゆる業務に活用できるツールです。

zaico

zaicoは、面倒な在庫管理が行えるツールです。簡単に在庫情報を更新でき、リアルタイムにデータを反映します。

検索方法が豊富に用意されていて、在庫状況などの知りたい情報をすぐ確認することが可能です。ネットショップや会計ソフトなどとの連携も可能なため、社内でのさまざまなやり取りがスムーズに行えるようになるでしょう。

Re:lation

Re:lationは、問い合わせ対応に関するさまざまな悩みを解決するツールです。メール・電話・チャットなど窓口がいくつもある場合でも、ひとつの画面で問い合わせを管理できます。

また、チーム内での情報共有が行え、問い合わせの二重返信などのミスを防ぐことも可能です。すべての機能が10日間使えるトライアルも実施しているので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

オフィスDXにおすすめのツール【フロントオフィス向け】

ここからは、フロントオフィス向けのおすすめツールを紹介します。

RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、iPadで来客受付を自動化できるツールです。受付対応を行うのに必要なコストの削減と業務負担の軽減を実現できます。

iPadから直接担当者を呼び出すことで、取次業務が不要になり、社員が自分の業務に集中できる環境を作れるでしょう。一部の社員に受付対応が集中している、固定電話を撤廃したいといった企業におすすめです。

Digital Sign

契約書作成から管理までをオンラインで完結できる電子契約サービスです。紙での契約業務で発生する郵送費や印紙税、管理する人件費などを削減できます。

メールでのやり取りになるため、すばやい締結が行えて契約時間の短縮を実現できます。膨大な数の契約書の管理を効率化したい企業にぴったりのサービスです。

MiiTel

MiiTelは、トーク解析AIが搭載されたクラウドIP電話です。電話対応の録音・文字起こし・音声解析などの機能を提供しています。

顧客との会話を改善することで、売り上げや商談数の向上が期待できるでしょう。スマホでの利用も可能なため、社外にいる場合でも利用できます。コールセンターのリモートワーク対応に活用したい企業にもおすすめのサービスです。

Comdesk flat

Comdesk flatは、どこにいても会社の電話が使えるクラウド型のビジネスフォンです。PC・スマホ・タブレットなどあらゆる端末で利用でき、ネット環境さえあればどこでもつながります。

導入時に必要な工事やリースにかかる費用がかからないほか、保守やメンテナンスといった費用も不要なため、導入や運用時のコストを大幅に削減できます。アプリをダウンロードすればすぐに利用が開始できるのも魅力で、スピーディーに導入したい企業も安心して利用できるでしょう。

オフィスDXを進めるための流れ

オフィスDXを実現するには、どのような手順で進めればよいのでしょうか。ここからは、オフィスDXを進める際のポイントを紹介します。

オフィスDXの目標・目的を立てる

まずはじめに、オフィスDXの目標や目的を決めていきましょう。オフィスDXの目標を決める際は「ペーパーレス化によって紙の使用量を50％削減」「経理部門の残業時間を40％削減」など、具体的な目標を設定してください。

目的については、どのような業務を効率化して生産性向上を目指すのかを明確にすることが求められます。このように具体的な目標や目的を設定することで、評価や改善が行いやすくなり、求める効果が得られやすくなるでしょう。

ツールを選定する

目標や目的を達成するために必要なツールを選定します。オフィスDXで使用するツールは選択肢が多いため、自社の業務やニーズに合ったものを選ぶことが大切です。

ツールを選定する際は、求める機能や予算だけでなく、操作性や既存ツールとの互換性なども考慮する必要があります。また、トラブル時のサポートに対応しているかも見るべきポイントです。

それぞれのツールの特徴を理解し、利用者の口コミなども参考にしながら自社に最適なものを選んでみてください。

共通認識を持って実行する

オフィスDXを進めていくには、チーム全員で共通認識を持つことが重要です。オフィスDXに対する理解や協力が得られなければ、期待する効果を引き出すことは難しいでしょう。

また、ITツールなどの導入予算を確保するには、経営陣からの理解と協力を得る必要があります。定期的にミーティングや報告を行いながら、計画や目標・目的などをチームや組織に周知し、共通認識を形成していきましょう。

達成度を評価して改善を繰り返す

オフィスDXは、ツールを導入すれば終わりというわけではありません。定期的に達成度を評価することで、あらかじめ設定しておいたゴールとの差を把握できます。

統計情報やデータだけでなく、実際にツールを活用している従業員へのヒアリングを行いながら改善策を検討するとよいでしょう。課題や必要な施策を洗い出し、改善を繰り返しながら取り組んでいくことが大切です。

オフィスDXを推進してさらなる業務の効率化を目指そう

オフィスDXの推進によって、業務の効率化や生産性向上が期待できます。海外企業に比べてDXが進んでいないと言われている日本企業が競争優位性を確立するには、今後さらなるDX推進が求められます。

業務効率を上げ、多様な働き方を普及させていくためにも、自社の課題をもう一度洗い直し、積極的な企業変革を進めていきましょう。