中小企業におすすめのグループウェア7選比較｜導入するメリットや選定のポイント

グループウェアとは？

グループウェアとは、企業や組織内でのコミュニケーションや業務プロセスを効率化するためのソフトウェアです。情報共有やスケジュール管理、プロジェクト管理など、多岐にわたる機能を利用できます。

具体的には、社員同士のコミュニケーションを円滑にするチャット機能や、個人・チームのタスクを管理する機能などが搭載されています。とくにリソースが限られている中小企業においては、業務効率化を実現するための有効な手段といえるでしょう。

▷グループウェアとは？種類や搭載されている機能・メリットを解説

中小企業がグループウェアを導入するメリット・効果

グループウェアを導入することは、中小企業においても多くのメリットをもたらします。ここでは、具体的にどのような効果があるのか見ていきましょう。

事務作業を効率化できる

中小企業でグループウェアを導入することで、事務作業の効率化が期待できます。例えば、ワークフロー機能を利用して経費精算の手間を省いたり、ファイル共有機能で書類を共有したりと、さまざまな事務作業を効率化することが可能です。また、スケジュール共有やタスク管理機能を活用することで、重複した業務やミスを防ぐことができます。

これらの機能により、多くの時間を費やすルーティン作業を削減し、その時間をより重要な業務に充てられるようになるでしょう。

情報共有を円滑に行える

チャットや掲示板といった情報共有機能を活用することで、コミュニケーションが円滑に行えるようになります。従来のメールのような手間がかからず、リアルタイムで情報を共有することが可能です。

これにより、業務の進行が円滑になるだけでなく、誤解や情報の食い違いを最小限に抑えることにもつながるでしょう。また、グループウェアにはタイムライン機能を搭載したものも多いため、社員と経営層のコミュニケーションの場として活用できるのもメリットのひとつです。

ペーパーレス化を促進できる

ファイル共有機能を利用して、書類の印刷や保管にかかる手間を省くことが可能です。その結果、オフィス内での書類の保管スペースや、印刷にかかる手間とコストを削減できます。

また、デジタル化された情報は簡単に検索できるため、必要な書類やデータに迅速にアクセスできるのもメリットです。さらに、ワークフロー機能を利用すれば場所を問わず承認業務が行え、申請業務にありがちな承認の滞りを防ぐことができるでしょう。

▷グループウェアの導入はペーパーレス化につながる？導入事例や活用方法

中小企業向けのグループウェアの選び方

ここからは、中小企業がグループウェアを選定する際のポイントを4つ紹介します。

クラウド型かオンプレミス型か

グループウェアは、クラウド型とオンプレミス型の2種類に分けられます。クラウド型は、インターネット経由でサービスを提供する形態であり、初期導入コストが比較的低く抑えられるのが特徴です。また、メンテナンスやアップデートをベンダー側に一任できます。

一方で、オンプレミス型は企業内のサーバーに直接インストールする形態です。自社のニーズに合わせて機能を追加するなど、カスタマイズ性に優れています。また、自社のサーバー内にデータが保管されているため、情報漏えいなどのリスクが低いのも特徴のひとつです。ただし、初期費用やサーバーの保守・運用費用などもかかることから、導入コストが高額になるというデメリットがあります。

それぞれのメリット・デメリットを踏まえ、自社の業務内容やニーズ、予算などを総合的に考慮して選択しましょう

▷クラウド型のグループウェア5選比較｜選び方や機能・無料版を紹介

▷オンプレミス型のグループウェアおすすめ6選｜クラウド型のとの違いを解説

機能・操作性が充実しているか

中小企業がグループウェアを選定する際には、機能と操作性の充実度が重要な要素となります。プロジェクト管理やスケジュール管理、情報共有など、必要な機能がすべて揃っているかを確認しましょう。また、それらの機能が直感的に使えるかどうか、操作性についても検討が必要です。

操作が複雑な場合、スタッフが使いこなせず、求めていた導入効果が期待できません。無料のトライアル期間が設けられているものもあるので、機能や操作性について十分に検討してから導入しましょう。

マルチデバイスに対応しているか

昨今では、多くのビジネスパーソンがオフィス外でも作業を行うことが増えています。そのため、グループウェアを選ぶ際にはマルチデバイスに対応しているかも重要なポイントです。具体的には、スマートフォン・タブレット・パソコンなど、複数のデバイスでアクセスできるか確認しましょう。

マルチデバイスに対応したグループウェアは、場所にとらわれずに柔軟に業務が行えます。これにより、業務をスムーズに遂行できるだけでなく、多様な働き方にも対応することが可能です。

セキュリティ対策が充実しているか

中小企業においても、データセキュリティは非常に重要な要素です。とくにグループウェアは社内の情報共有に使用されるため、セキュリティ対策が充実しているかを確認する必要があります。二段階認証やSSL暗号化、データバックアップといった基本的なセキュリティ機能はもちろん、権限設定が柔軟に行えるかもチェックしてください。

情報漏洩や不正アクセスは、企業にとって致命的なダメージとなる場合もあります。セキュリティ対策がしっかりと施されている製品を選ぶことで、リスクマネジメントにも寄与するでしょう。

▷グループウェアのセキュリティリスク｜対策やセキュリティ対策に優れたツールを紹介

中小企業におすすめのグループウェア7選

中小企業向けのグループウェアは多数存在しますが、どれを選ぶべきか迷うことも多いでしょう。ここからは、中小企業におすすめのグループウェアを7つ紹介します。

1. サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、日本国内で広く導入されているグループウェアのひとつです。情報共有を円滑にする機能が豊富に搭載されていて、多くの中小企業に利用されています。スケジュール管理・プロジェクト管理・ファイル共有・掲示板といった基本的な機能はもちろん、100種類以上のテンプレートから必要な機能を追加することも可能です。

セキュリティ面でも、二要素認証やSSL暗号化が備わっており、安心して利用することができます。また、クラウド型での提供となるため、初期費用がかからないのも魅力です。

2. Garoon

Garoonは、サイボウズ社が提供するグループウェアのひとつです。中小企業はもちろん、さまざまな規模の組織で活用されています。スケジュールやメッセージ、ワークフローなど組織の情報共有に必要な機能が充実しているのが特徴です。会議室や備品の管理が行える機能もあるため、二重予約を防いだり余剰設備の整理などにも役立ちます。

セキュリティ対策も万全で、SSL暗号化やアクセス制限機能が備わっています。操作性に優れたユーザーインターフェースも評価されており、短期間で使いこなせるようになるでしょう。

3. Microsoft 365

Microsoft 365は、グローバルに用いられている統合オフィスソリューションのひとつで、グループウェアとして利用することも可能です。Word・Excel・PowerPointといった基本的なオフィスソフトはもちろん、TeamsでのコミュニケーションやSharePointによるファイル共有など、多くの機能が一元的に提供されています。

また、不正アクセス対策としての多要素認証、社内からの情報流出を防止する管理者設定など、高度なセキュリティ対策が施されています。マルチデバイスにも対応していて、オフィス外でも安全に利用できるでしょう。

4. desknet's NEO

desknet's NEOは、日本で開発されたグループウェアです。中小企業から官公庁まで、幅広く利用されています。メールやスケジュール管理、業務フローの設計など、ビジネスに役立つ25の機能が標準搭載されているのが特徴です。さまざまなオプションが用意されているため、自社のニーズに合わせて利便性を高められるでしょう。

また、ユーザーの声を反映した使いやすい操作画面も魅力です。ユーザー・組織情報の階層管理や詳細なアクセスログ管理などの機能により、システム担当者の負担を軽減しながら効率的な運用が行えます。

5. J-MOTTO

J-MOTTOは、低コストで利用できるグループウェアです。直感的な操作が行える画面により、ITツールに不慣れな方でも簡単に利用できます。スケジュールやメール、文書管理といった26の基本機能が利用できるほか、業務アプリツールや経費精算ツールとの連携も可能です。最大3か月の無料トライアル期間も設けられているため、機能や操作性をじっくりと試しながら検討できるでしょう。

6. NI Collabo 360

NI Collabo 360は、9,500社以上の企業に利用されているグループウェアです。情報共有を効率化する基本的な機能はもちろん、社内SNSや災害時などの安否確認が行える機能などが利用できます。また、必要な情報をカスタマイズして自分独自のトップページを作成することも可能です。利用の定着をサポートする体制も整っているため、安心して導入できるツールといえるでしょう。

7. Google Workspace

Google Workspace(旧称G Suite)は、Googleが提供するグループウェアです。GmailやGoogleドライブなど、さまざまなアプリを利用してビジネスの効率化をサポートします。ファイルの同時編集機能やコミュニケーションツールを利用すれば、離れた場所にいるメンバーとも円滑に業務を進めることが可能です。企業の規模や状況に応じてさまざまな料金・機能が用意されているため、自社に最適なプランを見つけられるでしょう。

グループウェアを導入して中小企業の業務を効率化！

グループウェアの導入により、組織の情報共有を円滑に行えるようになります。また、日々の業務の負担を軽減できるため、リソースの限られた中小企業の業務効率化にもつながります。

グループウェアは、さまざまな製品が存在するので、自社の業務や目的に適したものを選ぶことが重要です。本記事で紹介した選び方のポイントやおすすめの製品を参考に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。