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マニュアル作成ツールの導入事例6選！事例から学ぶメリットや効果とは
マニュアル作成ツールの導入を検討している企業にとっては、すでに活用している企業の導入事例が気になるところでしょう。導入企業はどのような課題に直面し、ツールの活用でどのような効果を得たのでしょうか。本記事では、マニュアル作成ツールについて、気になる導入事例やメリット、選定ポイントなどを詳しく解説していきます。
目次
マニュアル作成ツールとは？
マニュアル作成ツールとは、マニュアルの作成と共有に特化した機能を持つツールのことです。
ツールを活用すれば誰でも簡単にマニュアルを作成でき、そのマニュアルを社内で共有することも可能になります。
ここでは、マニュアル作成ツールの必要性について解説します。あわせて、マニュアル作成ツールのタイプについても紹介していきます。
マニュアル作成ツールの必要性
多くの企業においては、すでに何らかの業務マニュアルが作成され、実際に使われているでしょう。
しかし、そのマニュアルを十分に活用できているでしょうか。マニュアルを社内で活用するためには、気軽に利用できたり業務にすぐに役立つものである必要があります。
活用できる分かりやすいマニュアルを作るためには、時間と手間がかかります。構成を決め、作業内容やステップ、業務目的を記載し、理解を促すために画像や図版、写真なども入れる必要があります。
マニュアル作成に慣れていない場合には、作成に苦慮するかもしれません。そうした手間のかかるマニュアル作りに役立つのが「マニュアル作成ツール」です。
マニュアル作成ツールを導入することで、作業時間や手間を軽減させることができます。属人化しがちな業務についても、ツールを使うことで、担当者の知識やノウハウをマニュアルに集約することができます。
また、ツールによって作成されたマニュアルは簡単に組織内で共有可能です。この機能によって、作業手順やノウハウ、ナレッジの共有が進み、担当者が休みの時でも別の従業員が業務を代行できます。
また異動や退職によって担当者がいなくなっても、簡単に引き継ぎが行え、新人への指導時にも活用できます。
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マニュアル作成ツールのタイプ
マニュアル作成ツールには様々な種類がありますが、大別すると次の4つに分けられます。
- 動画式マニュアル作成ツール
- 手順式マニュアル作成ツール
- ナレッジ共有ツール
- 業務改善のためのトータルサポートツール
動画式マニュアル作成ツール
動画式マニュアル作成ツールは、動画を使ってマニュアルを作成できるツールです。文字で書かれたマニュアルよりも、動画で示されたマニュアルのほうが直感的に理解できるという利点があります。ノウハウや具体的な作業など、文字情報にしづらい部分を共有できることが動画式マニュアル作成ツールの特徴です。
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手順式マニュアル作成ツール
手順式マニュアルは、業務の手順を示すためのマニュアル作成ツールです。作業手順や作業工程をステップごとに説明する際に使用するツールで、多くの手順式マニュアル作成ツールは階層化でき、１つの手順を踏むと次の手順が示されるなどの特徴があります。このツールは、業務の手順が明確にわかるという利点があります。
ナレッジ共有ツール
ナレッジ共有の機能が豊富なマニュアル作成ツールもあります。ナレッジ共有ツールとは、会社に蓄積されているノウハウ、暗黙知を共有するための機能がついたツールです。SNSのように「いいね！」ボタンが搭載されているものもあり、従業員同士で知識の共有が進むように設計されています。
業務改善のためのトータルサポートツール
最後に、業務改善のためのトータルサポートツールとしてのマニュアル作成ツールです。マニュアルの作成を効率的に行うための機能に加えて、SNS機能などのナレッジ共有機能、AI(人工知能)を活用した業務活用提案、動画に対する自動翻訳機能などを搭載したツールなどを指します。
近年のマニュアル作成ツールは、単にマニュアルを作成するためのツールというよりも、情報を共有し、その情報の活用状況をモニタニングして業務改善につなげる機能が搭載されているなど、より多機能化が進んでいます。
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マニュアル作成ツールの導入事例6選
ここからはマニュアル作成ツールの導入事例を6つ紹介していきます。具体的な事例から、マニュアル作成ツールの導入がどのような効果をもたらすのかを見ていきましょう。
導入事例1：マニュアルがより見やすくなった
部署や部門によってマニュアルのフォーマットが整備されておらず、バラバラというケースも多いはずです。
A社のマニュアルはフォーマットがバラバラで、誰がどのようなマニュアルを持っているのかもわからない状態でした。
しかし、マニュアル作成ツールの導入によって社内にあるマニュアルのフォーマットが整備され、品質向上につながりました。
誰が作成しても一定程度以上の水準を確保できるようになり、マニュアルの活用が促進されました。
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導入事例2：時間コストを削減できた
多くの場合、マニュアル作成は手間がかかるものです。手間をかけて作成しても、分かりづらいため誰にも利用されなかったり、どこにあるのかわからず使われないということも起こりがちです。
B社では、マニュアル作成ツールを導入したことで、統一されたフォーマットに入力するだけでマニュアルが作成できるようになりました。マニュアルは、ボタン一つですぐに共有され、誰もが必要なときに閲覧できるようになりました。
ツールの活用が進むことでマニュアルの作成時間も短くなり、利用者がマニュアルを探す手間も削減できるようになったのです。
導入事例3：効率の良い人材育成を実現できた
前任者の仕事の進め方や方法を引き継ぐことは、会社にノウハウや暗黙知を蓄積するためにも重要です。
しかし、前任者が後任者に直接指導できるケースもあれば、そうでないケースもあるでしょう。そうしたケースで活用したいのがマニュアル作成ツールです。
C社では、新入社員研修のためにマニュアル作成ツールを導入しました。マニュアル作成ツールを導入したことで、一人ひとりに指導せずとも、主だった仕事内容はマニュアルを通じて伝えることができ、マニュアルで伝わりにくい部分については、直接指導するようにしました。
マニュアル作成ツールを導入したことで、直接指導しなければならない業務が減り、指導係の負担が大きく軽減されました。
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導入事例4：社内での情報共有が楽になった
従業員同士で引き継ぎを行う場合、メモや口頭での情報共有を行っているケースは多いと思います。しかし、それでは社内での情報共有が非効率なものとなってしまうでしょう。
D社では作成したマニュアルを簡単に共有できる機能があるツールを導入しました。この機能を活用することで、社内の様々なノウハウがマニュアル化され、従業員のあいだで共有されるようになりました。
データで共有することで、リモート環境でもすぐにマニュアルにアクセスできるようになり、業務効率化にもつながりました。
導入事例5：業務内容を標準化することができた
マニュアルがない場合、一つひとつの業務のやり方が従業員ごとにバラバラになってしまいがちです。そうした課題を解決するために、E社ではマニュアル作成ツールを導入しました。
ツールを導入したことで簡単にマニュアルを作成できるようになり、細かい業務も一つひとつマニュアル化を進めました。
その結果、マニュアルの活用が企業に浸透し、従業員ごとの質や手法のバラツキがなくなり、業務の標準化が実現しました。
導入事例6：複数人で作業を進められるようになった
業務の属人化が進んでいたF社では、特定の従業員がいないと業務が回らない状態に陥っていました。担当者が離職すると、新たな担当者が仕事に慣れるまで、長い時間がかかっていました。
そこで、マニュアル作成ツールを導入したことで、属人化していた業務のマニュアルを担当者自らが作成し、クラウド上での管理によって共有化も進みました。
これによって、属人化していた業務も、複数人で協力して行うことができるようになりました。
▷マニュアル作成ツールの導入事例6選！事例から学ぶメリットや効果とは
導入事例から学ぶマニュアル作成ツールのメリット
導入事例からもわかるとおり、マニュアル作成ツールの導入には様々なメリット・効果があります。ここでは、メリット・効果について5つの観点から整理して解説していきます。
コストの削減
マニュアル作成ツールを導入することで、マニュアル作成のために必要となっていた時間や人件費を削減できます。
マニュアル作成ツールは、フォーマットやテンプレートを使うことで文字や数字を入力するだけで簡単にマニュアルが作成できます。
また、画像や動画の挿入も簡単に行え、更新や配信、共有、検索機能など、マニュアル作成から活用までをサポートする機能が搭載されているサービスもあります。
多くの時間を費やしていたマニュアルに関わる作業時間を軽減させることができるので、人件費の削減効果も期待できます。
品質の統一化
マニュアルが整備されることで、経験が浅い従業員でも、ベテランと同じような仕事をすることができます。
たとえば、特定の経費処理の仕方を知らない人でも、マニュアルが整備されていれば、そのマニュアルを見ながら業務を行えるようになります。マニュアルの活用は、作業手順を学ぶだけでなく、品質の統一化にもつながるのです。
仕事の成果が人によって異なると、対外的な評価を落とす原因にもなります。組織でスキルや成果物の質を平準化するためにも、マニュアル作成ツールの活用は有効であるといえるでしょう。
更新や情報共有の簡易化
更新や情報共有の簡易化ができるのも、マニュアル作成ツールを導入するメリットの１つです。マニュアルは時間の経過とともに、内容を更新する必要があります。
マニュアル作成ツールを利用すれば、データはクラウド上に保存されているので、権限があれば誰でもそのデータを更新することができます。
これに加えて、マニュアル作成ツールを利用することで、更新した情報をすぐに担当者に共有できるようになります。
オンライン上にデータを保管することで、テレワーク環境でも外部からマニュアルにアクセスし利用できるようになる点もメリットといえます。
ナレッジの蓄積
マニュアル作成ツールを使うことで、誰でも簡単に業務に関する情報やノウハウを記録として残せるようになります。
特定の担当者がやり方やノウハウを抱え込むことがないように、ツールを使ってマニュアルに反映させることが重要です。
マニュアル作成ツールによって、作業を効率化させる業務フローやアイデアをマニュアルに蓄積することで、全社的にナレッジを利活用できるようになります。
知識やノウハウを蓄積し、すぐに利用できる仕組みを整えることは、属人化の回避にもつながるでしょう。
スキルの不要化
マニュアル作成ツールは、多くの場合感覚的に操作ができます。専門的なITスキルは不要で、誰でも簡単に使えるのが魅力の1つです。
テンプレートを活用すれば、デザインや構成をイチから考える必要もなく、マニュアル作成に不慣れな人材でも対応可能です。
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導入事例を踏まえたマニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールには様々なものがあるため、会社の実情に合ったツールを選択することが大切です。
ここからは、導入事例を踏まえたマニュアル作成ツールの選び方・選定ポイントについて説明していきます。
テンプレートは用意されているか
マニュアル作成ツールは、簡単にマニュアルが作成できるツールを選択しましょう。使いやすいテンプレートが複数準備されているツールであれば、イチからマニュアルを作成せずに済むので便利です。
また、マニュアル全体に統一感をもたせるという意味でも、テンプレートが用意されているかどうかは重要です。統一感のあるマニュアルが整備できると、利用者がマニュアルを利用しやすくなります。
動画や画像の編集は可能か
マニュアル作成ツールの中には、動画や画像をアップロードできたり、編集できるものもあります。
自社においてどのようなマニュアルを整備したいかに応じて、マニュアル作成ツールを選択しましょう。動画や画像に対応していないものもあるので、機能やスペックは事前に確認しましょう。
▷動画マニュアル作成ソフトおすすめ12選比較！選び方や機能・料金を解説
データベース機能は利用できるか
作成したマニュアルが一元管理されていない場合、従業員にとって使い勝手が悪くなり、結局マニュアルを利用しなくなるということになりかねません。
マニュアルをクラウド上で管理することで誰もがアクセスしやすい環境を構築することが大切です。それを実現するのがデータベース機能です。
データベース機能があると、マニュアルを一元的に管理でき、どこにどのようなマニュアルがあるのかを整理しやすくなります。
また、マニュアルをデータベースで管理することで、共同編集、更新作業、電子化への対応もスムーズに行えます。
操作手順の説明に便利な機能は付いているか
操作手順を説明する場合、業務工程をステップ化しなければなりません。そのため、テンプレートやレイアウトがすでに用意されていて、その項目に入力するだけで簡単にマニュアルを作成ができたほうが楽です。
特に、業務手順書のようなマニュアルを作成する場合には、画面キャプチャーと説明文を簡単に挿入できるような機能があるツールのほうが便利でしょう。
▷【簡単】業務フローマニュアルの作成方法！コツやおすすめツールを紹介
編集を簡単に行える仕組みはあるか
マニュアル作成ツールのなかには、動画の自動翻訳機能や自動字幕機能が搭載されているものもあります。そうしたツールを活用すれば、動画編集の手間がかからず効率化も可能です。
テンプレート・フォーマット・基本レイアウトが搭載されていれば、特別な編集をせずとも、簡単におしゃれで使いやすいマニュアルを作成できます。
また、スマートフォンで撮影した動画をそのまま編集できるツールであれば、撮影現場ですぐにマニュアルの作成・更新ができるのでおすすめです。
▷動画マニュアルを作成するメリットは？作り方やコツ・注意点を解説
ナレッジの作成や共有は簡単か
マニュアル作成ツールを社内WikiやSNSのように活用したい場合には、QRコードやURLで簡単に他の人に共有できるなど、情報共有の機能が充実しているツールを選びましょう。
また、検索機能が充実しているかどうかも確認しましょう。タイトル検索、全文検索など、マニュアルごとに分類するためのタグ設定ができたりすると、ナレッジを蓄積・活用しやすくなります。
導入事例から学び自社に最適なマニュアル作成ツールを選択しよう
マニュアル作成ツールは様々な種類があり、搭載されている機能や価格なども異なります。自社でどのような機能を利用したいかによって、最適なマニュアル作成ツールも変わってきます。
マニュアル作成ツールの機能に加え、導入することで得られるメリット・効果なども考慮に入れながら、最適なツールを選択しましょう。
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