ファイル共有しやすいおすすめのオンラインストレージ｜選定の基準を解説！

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• いつでもどこでも簡単にファイル共有
• ユーザー数無制限で利用可能
• 専任担当者によるおもてなしサポート

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ファイル共有にオンラインストレージがおすすめな理由

オンラインストレージがファイル共有におすすめな理由の一例として、次の3つがあります。

• ファイルの共有や管理を効率化できる
• セキュリティを強化して管理できる
• スマホからでも共有の対応ができる

それぞれの理由について解説します。

ファイルの共有や管理を効率化できる

オンラインストレージがおすすめな理由は、ファイルの共有や管理を効率化できるためです。メールサービスやUSBメモリとは異なり、かんたんにファイル共有ができ、自動でファイルの保存までできるので、ダウンロードする手間がありません。

ファイルの共有や保存、管理までをまとめてオンラインストレージでおこなえるので、ツールの切り替えが発生せず、手間なく利用できるのは大きなメリットでしょう。

▷社外へのファイル共有に適したオンラインストレージ！安全なデータやりとりのコツ

セキュリティを強化して管理できる

セキュリティを強化してファイル管理ができるのも、オンラインストレージをおすすめする理由の一つです。メールやUSBメモリなどのファイル共有方法だと、セキュリティ面に問題があるため、情報漏洩のリスクが発生します。

しかし、オンラインストレージはインターネット上にファイルを保存するため、セキュリティ面に気を配っているサービスが多く安心して利用できます。また、強固なセキュリティを施したプランを用意しているサービスもあり、ファイル共有による情報漏洩のリスクを下げられるでしょう。

▷オンラインストレージの危険性・安全性とは？セキュリティリスクを解説

スマホでもファイルの共有ができる

オンラインストレージはパソコンだけでなく、スマホに対応しているサービスもあります。スマホで利用できれば、パソコンが開けない場面でもかんたんにファイル共有や編集をすることが可能です。

たとえば移動中にスマホで作業を進めたり、営業先で見せたい資料をオンラインストレージから取り出したりと、さまざまな場面で活用できます。業務効率化にもつながるため、ファイル共有をするならオンラインストレージの利用がおすすめです。

▷オンラインストレージの仕組みとは？クラウドとの違いや活用事例

ファイル共有しやすいオンラインストレージの選び方

ファイル共有しやすいオンラインストレージの選び方として、以下4つのポイントを確認するのがおすすめです。

• データの保存容量
• 料金プラン
• 操作性・利便性
• セキュリティレベル

上記項目について具体的に解説します。

データの保存容量

まず、ストレージ上に保存できるデータ容量を確認してください。万が一データ容量が足りなくなった場合に備えて、容量を追加できるかどうかもチェックしておくとよいでしょう。

また、1回にアップロード・ダウンロードできるデータ容量も確認してください。サービスによっては1回のアップロード・ダウンロードの容量に制限をかけていることがあります。特に、大容量のファイルを頻繁にやり取りする予定があるのなら、1回のアップロード・ダウンロード容量に制限がないもの、もしくは容量が大きいものを選びましょう。

料金プラン

料金プランを確認することも、オンラインストレージの選び方のポイントです。初期費用や月々の料金を確認しながら、社内の予算に見合うものを選びましょう。使用量や使用人数によって料金が変動するサービスもあるため、プラン内容をよく確認しながら選んでください。

おすすめなのは、無料プランがあるサービスです。有料のサービスを契約すると、すぐ解約できなかったり、データの移行が大変だったりします。無料プランがあると導入前に使い勝手や機能を確かめられるため、オンラインストレージ選びに失敗しにくくなるでしょう。

操作性・利便性

オンラインストレージの選び方として、操作性や利便性も重要です。よい機能が備わったオンラインストレージでも、使い勝手が悪ければ活用できません。そのため、ITが得意でない人でもかんたんに使いこなせるか、複雑な操作はないかを確認しておきましょう。

また、マルチデバイスに対応しているものを選ぶのがおすすめです。さまざまなデバイスでアクセスできれば、いつでもどこでもオンラインストレージを活用できるため、利便性が高くなります。

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セキュリティレベル

個人情報や顧客情報といった機密データも扱うことを考えると、セキュリティレベルが高いオンラインストレージを選ぶのは必須です。したがって、以下の項目に注目しながらオンラインストレージの導入を検討してください。

• SSL暗号化通信でデータを送受信できるか
• アクセス可能なIPアドレスを設定する機能があるか
• アクセス権限の設定機能はあるか
• ISO27001(ISMS)を取得しているか

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ファイル共有におすすめのオンラインストレージ10選

ファイル共有におすすめのオンラインストレージ10選を紹介します。各サービスの料金プランや機能を解説しますので、オンラインストレージサービスを検討する際にご活用ください。

1.Google Drive

Google Driveは、Googleが提供しているサービスで、Googleアカウントがあれば誰でも利用できます。セキュリティ機能が高く、個人から中小企業、大企業まで利用することが可能です。さまざまなファイルのデータ共有・編集がおこなえるうえ、拡張ツールを使用すれば、オフラインでの作業も可能です。

2.セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、ファイル共有・編集がかんたんにできる法人向けのオンラインストレージサービスです。4,000社以上が導入、継続利用率が98%と高い実績を誇ります。詳細なアクセス権限を設定できるので、社内外とのファイル共有・編集をおこなうことが可能です。また、豊富なセキュリティ機能も標準搭載されているため、外出先でも安心して利用できます。

3.Stock

Stockは、「誰でも簡単に使えるツール」としてサービスを展開しているオンラインストレージサービスです。社内に浸透しやすいよう、シンプルかつかんたんに情報をストックできるよう作られています。チャットのように情報が流れてしまうことがないので、重要な内容を見逃さずに済んだり、SlackやChatworkなど他のツールとも連携できたりするのが特徴です。

4.Box

Boxは、社内外問わずパートナーとのファイル共有・共同編集を円滑にしてくれるサービスです。1,500以上のアプリと統合可能で、利便性も高いのが特徴です。スマートフォンやタブレットからでも利用できるので、いつでもどこでもストレージにアクセスできます。

5.Dropbox

Dropboxは、世界中で利用されているオンラインストレージサービスで、シンプルかつ使いやすいのが特徴です。パソコン内の専用フォルダにデータを入れ込むと、自動でオンラインストレージに保存されます。また、共有フォルダを作成すれば、チームメンバーとファイル共有や共同編集がかんたんにおこなえるうえ、zoomやSlackなどさまざまなツールとの同期もできます。

6.iCloud Drive

iCloud Driveは、Apple Inc.が提供しているオンラインストレージです。iPhoneやMacBookなどのApple製品だけでなく、Windows製品でも利用できます。ストレージ内に保存されたデータは、共有フォルダを作成すれば、グループ共有が可能です。機能は必要最低限でよい方や、シンプルなオンラインストレージを使いたい方におすすめです。

7.OneDrive

OneDriveは、日本マイクロソフト株式会社が提供するオンラインストレージサービスです。Microsoftアカウントがあれば、5GBまでは誰でも無料で利用できます。チーム内外のメンバーとファイル共有・編集ができたり、ファイルのバックアップをしたりすることが可能です。また、マルチデバイス対応なので、外出中にスマートフォンでファイルの閲覧・編集をおこなえます。

8.Fleekdrive

Fleekdriveは、700社以上の導入実績がある、堅牢なセキュリティを備えた法人向けのオンラインストレージです。外出先でも安全に共有ファイルへのアクセスができ、ビジネスニーズに合わせた管理機能が豊富なのが特徴です。導入前後のサポートも充実しているので、安心して利用できます。

9.firestorage

firestorageは、個人利用に適した無料の会員プランと、セキュリティ面を強化した法人プランの2つがあります。ユーザー数の制限がなく、大容量での送信・保存が可能なのが特徴です。また、誰がどのファイルをダウンロードしたのかがわかる「ダウンロード追跡機能」がついていたり、ダウンロードされた時点で登録したメールアドレスに「ダウンロード開始通知」が届いたりします。そのため、セキュリティ面で安心感を得たい方におすすめのオンラインストレージです。

10.desknet’s NEO

desknet’s NEOは、中小企業から官公庁まで利用しているサービスです。ファイル共有以外にスケジュール管理やノーコード開発といった業務課題の解決にも活用できます。画面がわかりやすく操作性に優れているため、社内に浸透しやすいのが特徴であり、機能とコストのバランスも優れている点がおすすめポイントです。

ファイル共有以外のオンラインストレージの機能

オンラインストレージには、ファイル共有以外にもさまざまな機能があります。代表的な機能は、以下の3つです。

• ファイルへのアクセス権限の付与
• データの自動バックアップ
• 複数人での同時編集・同時作業

それぞれの機能の詳細を解説します。

ファイルへのアクセス権限の付与

オンラインストレージを活用したファイル共有の際に役立つのが、アクセス権限の付与です。ファイルごとにアクセス可能な対象者を絞ったり、「閲覧のみ」「編集可能」などと使用権限を設定したりできます。

関係者のみファイルへのアクセスや編集を許可すれば、外部に情報が漏れたり、勝手にデータを編集されたりする心配がありません。このように、アクセス権限を適切に設定すれば、セキュリティ面を強化できます。

▷オンラインストレージのアクセス権限機能とは？利用するメリットや活用事例

データの自動バックアップ

オンラインストレージには、データの自動バックアップ機能があります。データの自動バックアップ機能では、デバイス内にあるファイルを自動でオンラインストレージにアップロードすることが可能です。

バックアップを取り忘れる心配がないため、万が一デバイスが壊れたり紛失したりしたときでもデータを守れます。また、オンラインストレージからデバイスにデータを復元できるサービスがあったり、バックアップ間隔をニーズに応じて柔軟に設定できたりするので、必要に応じて調整するとよいでしょう。

複数人での同時編集・同時作業

オンラインストレージにアップロードしたファイルは、複数人で同時編集・同時作業することが可能です。チームメンバーで同じファイルを閲覧しながらミーティングを進めたり、必要に応じて編集を加えたりできるので、スムーズに業務が進みます。なお、変更点はリアルタイムで反映されるため、常に最新の状態のファイルを確認できます。

メールやチャットなどでファイルを送りあう必要がないので、ストレスなく作業できるでしょう。また、テレワークなど、離れて業務をおこなう際にも便利です。

▷オンラインストレージのメリット・デメリット！活用するポイントも紹介

オンラインストレージ以外のファイル共有のやり方

オンラインストレージ以外にもファイルを共有する方法は大きく分けて3つあります。それぞれのやり方について紹介していきます。

• メールサービス
• ファイル転送サイト
• USBメモリ

1.メールサービス

メールサービスでのファイル共有のやり方は、メールに共有したいファイルを添付して相手に送信するだけです。共有方法はかんたんですが、メールサービスによって添付ファイルの容量に制限が設けられていることがあります。そのため、大容量のデータは分割したり、圧縮したりするといった対応が必要です。

また、メールサービスでの共有はセキュリティリスクが高くなります。一つひとつのメールにアクセス制限を設定するのが難しかったり、そもそも送信先のメールアドレスを誤ったりする可能性も否めません。以上のとおり、メールサービスでの共有は場合によって手間や時間がかかったり、厳重なリスク管理をしたりする必要があります。

▷メールのファイル共有はオンラインストレージを使うべき？メリット・デメリット

2.ファイル転送サイト

ファイル転送サイトは、サイトにアクセスして対象ファイルをインターネット上にアップロードし、生成されたリンクを相手に送るだけで簡単にファイルを共有できます。

しかし、ファイルの保存期限が設けられており、期限を過ぎるとアップロードしたデータが削除されるので注意が必要です。したがって、ファイルやデータの長期保存を目的とした利用はできないと理解しておきましょう。

▷ファイル転送におすすめのサービス11選！比較ポイントやメリットを紹介

3.USBメモリ

USBメモリは、USBメモリに共有したいファイルを取り込み、共有したい相手にUSBを渡すことで簡単にファイル共有ができます。クラウドに上げない分、紛失などをしない限りセキュリティが守られているのがメリットです。

しかし、USBメモリを渡して差し込む作業が必要なため、離れた場所にいる相手にはファイル共有ができないデメリットがあることを理解しておきましょう。

4.オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネットを介してファイル共有・保存ができるサービスのことです。ファイル共有の方法はサービスによって異なりますが、主に共有リンクを作成したり、フォルダ共有機能を利用したりします。

特定のユーザーのみ閲覧できるよう制限をかけたり、パスワードを設定したりできるサービスが多く、安全性が高いのが特徴です。他のファイル共有方法に比べてセキュリティ面のリスクが低いため、機密情報を含む重要なファイルを扱う企業は活用をおすすめします。

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オンラインストレージでファイル共有を効率化しよう

ファイル共有は、メールやファイル転送サイトの利用、USBメモリへの保存など、さまざまなやり方があります。しかし、それぞれファイル共有に手間がかかったり、セキュリティ面の不安が大きかったりするデメリットがあります。

オンラインストレージを利用すると、ファイル共有を効率化することでき、セキュリティの面から見ても他の手法と比べてリスクを軽減できます。

本記事ではファイル共有におすすめのオンラインストレージを紹介しました。それぞれのサービス内容を比較しながら、オンラインストレージの導入を検討してください。

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