安否確認メールを作成する際のポイント！返信・送信の例文や注意点を解説

安否確認メールとは？

安否確認メールとは、災害時に企業が従業員や取引先などに向けて安否状況を確認するために送信するメールのことです。従業員やその家族の安否や出社の可否といった情報を収集したり、事業の継続が可能かどうかを判断したりするために送信します。

メールであれば関係者に一斉送信ができ、電話回線が混み合っている状況でも迅速に安否確認が可能です。

安否確認メールが必要な理由

災害時の初動対応としては、状況把握が欠かせません。安否確認メールで従業員・取引先の被害状況を確認することで、事業継続が可能か、事業にどの程度の影響があるかを判断できます。

災害時に事業を継続するためには人員が必要です。したがって、従業員の安否や出社の可否を把握しなければなりません。さらに、取引先の稼働状況も事業継続に影響を与えるため、自社の従業員だけでなく、取引先の状況を把握することも必要です。

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安否確認メールを作成する際のポイント

安否確認メールを作成する際は、どのようなポイントに気をつければよいのでしょうか。ここでは、安否確認メールを作成する際のポイントについて解説します。

挨拶文は省略し安否状況のみ確認する

安否確認メールでは、挨拶文などの余計な文章は省略し、ひと目で安否や状況の確認だとわかる内容にしましょう。安否確認以外の文章が含まれていると、受信者側が要件をすぐに理解できなかったり、重要な連絡ではないと判断されたりする可能性があるためです。その結果、対応が遅れたり回答が得られなかったりすることもあるでしょう。

こうした状況を避けるため、安否確認メールであることを件名や冒頭に明記し、内容も安否確認のみに絞ることが大切です。災害時における混乱のなかでも素早く内容を理解してもらえるようにしましょう。

社外に送信する際は事務的にならないよう配慮する

取引先など、社外に安否確認メールを送信する場合は、内容が事務的になりすぎないよう配慮することが大切です。心配の気持ちを伝えるなど、災害の状況に応じた配慮を加えましょう。

ただし、長文になると要件が伝わりにくくなってしまうため、配慮の文章は簡潔にまとめることが重要です。

また、複数の担当者から同じ取引先にメールを送ってしまうと、取引先に迷惑がかかってしまいます。安否確認メールを送信する基準や担当者、テンプレートなどを決めておくのがおすすめです。

即答を強要する内容は送らない

送信相手の状況によっては返信に時間がかかる場合もあるため、安否確認メールでは即答を強要する内容は送らないようにしましょう。社外だけではなく従業員に対しても、まずは身の安全を最優先するように伝えることが大切です。

ただし、しばらく返信がない場合はメールを見逃している可能性も考えられます。一定期間返信がない場合には再送しましょう。

日本語以外のメール文も作成する

外国人従業員を雇用している場合は、日本語以外のメール文も作成しておくことが大切です。日本語を流暢に扱える従業員であっても、非常時には英語や母国語のほうがスムーズに内容を理解できるでしょう。また、安否確認においては日常では使用しない日本語を使うことも考えられます。

日本語だけではなく英語などの安否確認メールもあらかじめ作成しておくことで、スムーズな安否確認が可能になるでしょう。

安否確認メールを送信する際の注意点

安否確認メールを送信する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、安否確認メールを送信する際の注意点について解説します。

可能な限り早いタイミングで送信する

安否確認メールは、災害発生後できる限り早いタイミングで送信しましょう。早ければ早いほど、従業員や取引先に対する心配の気持ちが伝わり、信頼も得られやすくなります。

また、安否状況を早く確認できれば、それだけ初動対応も素早く行えます。また、従業員が出社すべきかどうかの判断もできるようになるため、迅速で安全な対応が可能となるでしょう。

災害発生後は多くの人が互いに安否確認を行うため、時間が経つほど回線が混雑します。メールの不達や遅延も発生しやすくなるため、可能な限り早く安否確認メールを送信する必要があるのです。

メールアドレスに誤りがないか確認する

登録されたメールアドレスに誤りがあると、従業員にメールが届かず安否確認ができません。システムや名簿に私用のメールアドレスを登録する場合は、入力ミスがないか入念にチェックしてもらいましょう。

また、災害が起きる前にテスト配信や訓練を行い、登録したメールアドレスが正しいかを確認しておくのもよいでしょう。登録内容の削除や変更を行った場合は、会社に知らせるように伝えておくことも重要です。

メールの不達が起こらないよう事前に呼びかける

普段やり取りしないアドレスからのメールや、本文にURLが含まれているメールは、セキュリティシステムによって弾かれたり、迷惑メールフォルダに振り分けられたりする恐れがあります。迷惑メールとして振り分けられてしまうと受信者が見落としてしまい、安否確認ができません。

そこで、システムから安否確認メールを送る場合は、あらかじめ従業員や取引先に、該当のアドレスについて受信設定をするように呼びかけましょう。

不測の事態に備えメール以外の連絡方法も準備する

災害時は多くの人がメールで安否確認を行うため、アクセスが集中して通信制限が発生する恐れがあります。不測の事態に備え、メール以外にも安否確認方法を準備しておくことが大切です。

例えば、安否確認システムを利用すれば、アプリ・SNS・電話など、さまざまな方法に対応できます。また、災害発生時に自動で安否確認メッセージを送信できるため、スムーズで正確な安否確認が可能です。

安否確認メールを送信する場合の例文

ここでは、安否確認メールの例文を紹介します。

社内向けの例文

社内向けの安否確認メールでは、必要な情報を可能な限り簡潔にまとめることが大切です。文章で返信する余裕がない場面でもスムーズに回答できるように、回答項目を選択式にするなどの工夫をしましょう。社内向け安否確認メールの例文は以下のとおりです。

社外向けの例文

社外向けの安否確認メールは、内容を簡潔にまとめながらも相手への気遣いを表すことが大切です。返信が不要な旨を伝え、相手の無事を祈る内容や納期・打ち合わせなどのスケジュールに配慮する内容を記載しましょう。社外向け安否確認メールの例文は以下のとおりです。

安否確認メールに返信する際の注意点

一方で、自社が被災し、取引先から安否確認メールを受信した場合は、どのように返信すればよいのでしょうか。ここでは、安否確認メールに返信する際の注意点について解説します。

メール受信後はなるべく早く一報を入れる

安否確認メールを受信したら、まずはなるべく早く一報を入れましょう。被災している旨や復旧に向けて動いている旨など、具体的な現状報告と営業再開の予定を伝えることが大切です。

今後の関係維持にも関わるため、メール受信後は可能な限り早く現状を正直に伝えるようにしましょう。

お礼の気持ちを伝える

取引先からの安否確認メールに返信する際は、メールに対するお礼の気持ちを伝えることが大切です。自社の状況を気にかけてくれたことやスケジュール面に配慮してくれたことなど、相手の行動や配慮に対して感謝の気持ちを述べてから現状の報告をしましょう。

被害状況は正確にわかりやすく伝える

取引先からの安否確認メールに対する返信では、自社の被害状況を正確にわかりやすく伝えることが大切です。被害状況・復旧の進捗・今後の対応などについて、抜け漏れなく簡潔に伝えましょう。

営業再開のめどや納品のめどなど、取引にどのような影響が出るか伝えることも重要です。また、取引先の支援や協力が必要な場合は、その旨も併せて記載しましょう。

安否確認メールを返信する場合の例文

安否確認メールに返信する場合の例文は以下のとおりです。

安否確認メールを送信する方法

安否確認メールを送信するには、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、安否確認メールを送信する方法について解説します。

従業員の個別アドレスに送信する

まずは、従業員の個別アドレスに、管理者が直接安否確認メールを送る方法が挙げられます。普段使用しているメールシステムのみで運用できるため、追加のコストが発生しないのがメリットです。

ただし、送信先のメールアドレスを手動で管理しなければならないため、従業員数が多くなるとメーリングリストの管理に手間がかかります。また、メールの送信にも時間がかかるでしょう。

メール配信システムを活用して送信する

メール配信システムを活用し、事前に登録した送信者リストに対して安否確認メールを一斉送信する方法もあります。管理者が直接安否確認メールを送る方法よりも、スムーズかつ確実にメールを送信可能です。

ただし、メール配信システムの導入・運用にはコストがかかる点に注意が必要です。また、システムから送信されたメールは迷惑メールフィルタに引っかかる可能性もあるため、従業員に受信設定をするように呼びかけましょう。

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ビジネスチャットを活用して送信する

ビジネスチャットのアンケート機能やグループチャット機能などを利用して安否確認を行うのも選択肢の一つです。製品によってはアンケートに回答済み・未回答の従業員をそれぞれ分類でき、回答状況をリアルタイムで把握できるため、状況を素早く把握できます。

また、災害時に安否確認すべき関係者を招待したグループチャットをあらかじめ作成しておく方法も有効です。グループチャットにメッセージを送信してもらえば、素早く安否情報を確認できます。

安否確認システムを活用して送信する

安否確認システムとは、災害時の安否確認に特化したシステムのことです。事前に安否確認メッセージのテンプレートを設定しておくことで、災害発生時には事前に登録した連絡先に一斉送信できます。

また、回答状況を自動で集計する機能も備わっているため、管理者が安否状況を把握しやすいのがメリットです。製品によっては、スマホアプリやSNSにも対応しているため、迅速かつ正確な安否確認を可能にします。

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安否確認メールの送信には安否確認システムの活用が有効

安否確認メールを送信する際は、安否確認システムを活用するのがおすすめです。ここでは、安否確認システムを活用するメリットについて解説します。

安否確認メールを効率的に送信できる

安否確認システムを活用すると、安否確認メールを自動で一斉送信できるため、効率的に安否確認を進められるでしょう。

なかには気象庁の発令する災害・気象情報と連携しているシステムもあります。「震度5弱以上の場合に送信」など、事前に配信条件の設定も可能なため、災害発生時に素早く送信できるのがメリットです。

安否状況の把握がしやすくなる

安否確認システムを活用することで、回答者は定型フォームで安否情報を回答できます。メールで安否確認を行う場合よりも回答が簡単なため、回答率の向上を期待できるでしょう。

また、回答状況は自動で集計されるため、管理者がリアルタイムで安否状況を把握しやすくなります。安否確認やその後の状況把握をスムーズに行うことで、災害時の対応も迅速にできるでしょう。

安否確認以外の対応に専念できる

安否確認システムによってメール送信にかかる手間を削減できることで、安否確認以外の対応に注力できます。災害時には、従業員の安否確認だけではなく、社内や社屋の被害状況・トラブルの把握や対応もしなければなりません。

安否確認システムを活用すれば災害時に必要な対応を安否確認と並行して進められるようになるため、災害の被害を最小限に抑え、より早く事業を復旧させられるようになるでしょう。

事業継続のため安否確認メールは速やかに送信しよう

従業員・取引先への速やかな安否確認は、災害時の初動対応に影響を与えます。災害発生後は速やかに安否確認メールを送信し、安否や被害状況を把握することが大切です。災害時に素早く安否確認メールを送れるよう、今回紹介した例文も参考にしながら事前にテンプレートも用意しておきましょう。また、メール配信システム・ビジネスチャット・安否確認システムなどを活用するのもおすすめです。