年末調整をしないとどうなる？デメリットや期限、必要な人と不要な人の違い

年末調整は雇用主が果たすべき義務

年末調整は、雇用主が果たすべき重要な義務です。具体的には、1年間に支払った給与に基づき、従業員の税金を適正に計算し、過不足の調整を行います。

これは、従業員が個別に確定申告をする手間を省くための仕組みでもあります。雇用主がこの義務を怠ると、従業員に余計な手間がかかることもあるため、適切な処理を行わなければなりません。

手続きには期限が設けられている

年末調整では、原則として翌年の1月31日までに書類を提出する必要があります。源泉所得税の納付期限は翌年の1月10日です。

この期限に間に合わせるため、および年末の繁忙期を避けるために、11月ごろから従業員に必要書類の提出を求めるなど、早めに事務処理を行うことが一般的です。期限を守らないと税務処理に遅れが生じる可能性があるため、余裕を持った対応を行いましょう。

年末調整をしないとどうなる？主なデメリット

年末調整をしないと、本来納めるべき税金に対して過不足が発生し、追徴課税となる可能性があるほか、控除が受けられないといったデメリットがあります。具体的なデメリットについて個別に見ていきましょう。

所得税法に違反する恐れがある

年末調整を怠ると、所得税法に違反する可能性があります。特に、適切な税額を申告・納税しない場合、税務署に指摘され、追徴課税や罰則が科せられることがあるのです。

会社が税務処理を怠った場合でも、従業員が影響を受けてしまうことがあるため、会社の責任は重いといえるでしょう。また、悪質な場合には重い罰金や罰則が科されることもあるため、年末調整は必ず期限内に適切に行わなければなりません。

還付金を受け取れない

年末調整を行わないと、払いすぎた税金の還付を受けることができません。還付金とは、1年間に納めた所得税が実際の収入や控除に対して過剰であった場合に返金されるお金です。

年末調整を行わないと、この過払いがそのままになり、従業員にとって無駄な出費となってしまいます。適切な手続きを行うことで、従業員が還付金を確実に受け取れるようにする必要があるのです。

控除が適用されない

年末調整では、所得控除や配偶者控除、生命保険料控除など、さまざまな控除の適用を受けることができます。これらの控除は税金を軽減する重要な役割を果たしますが、年末調整を行わない場合には適用されないため、本来よりも高い税額を支払うことになってしまいます。

控除の適用を受けるためには、必要な書類を確実に提出し、正確な手続きを行うことが不可欠です。

納税額が高くなる

年末調整を行わないと、納税額が高くなる可能性があります。例えば、延滞税が発生し、通常の税額に加えて追加の納税を求められることがあるでしょう。

また、年末調整は住民税の金額にも影響を及ぼします。住民税は前年度の所得に応じて納付金額が決まる仕組みです。そのため、年末調整を行わずに控除などの適用を受けないと、控除の適用を受けた場合と比べて総所得額が多くなり、本来払うべき額よりも高額な住民税を課されてしまうことがあります。

確定申告の手間がかかる

会社が年末調整を行わない場合、従業員が自分で確定申告を行わなければなりません。通常であれば年末調整で処理される税額の調整や控除の申告を個人で行うことになるのです。

確定申告では、収入や控除の詳細を自分で計算し、税務署に書類を提出する必要があり、余分な負担がかかります。年末調整を適切に行うことには、こうした手間を省く役割もあるのです。

従業員からの信用が低下する

年末調整を適切に行わないと、従業員からの信用が低下する可能性が高いといえます。税金の処理ミスや手続きの遅延は、従業員に不信感を与え、会社の信頼を損ねる要因となるのです。

特に、年末調整が適切に行われない場合、従業員が自分で確定申告する手間が増えてしまうため、会社への不満が高まることも考えられます。従業員との信頼関係を維持するためにも、正確で迅速な年末調整を行いましょう。

資産の差し押さえが起こる

税金を納めないまま放置すると、最悪の場合、資産を差し押さえられる可能性があります。税務署は税金の未納に対して厳しい対応を取るため、納税の督促を無視し続けると、銀行口座や不動産などの資産が差し押さえの対象となることがあるのです。

これは、個人だけでなく企業にとっても重大なリスクです。年末調整を含め、正確な税務処理を行うことが、資産を守るためにも非常に重要です。

年末調整が必要な人と不要な人の違い

年末調整はすべての人が行うことではなく、必要な人と不要な人がいます。必要な人と不要な人は何が違うのかを見ていきましょう。

必要な人の条件

年末調整の対象となる人は、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を年末調整を行う日までに提出している人です。この書類に基づいて、税金の計算が適正に行われます。

年末調整を行う時期は、人によって以下のように異なります。

■12月に行う人

• 年間を通じて同じ会社に勤めている人
• 年の途中で就職して年末まで勤務している人

■年の途中に行う人

• 海外転勤などの理由により非居住者となった人
• 退職や転職などで年の途中に給与の支払いが終了した人
• 死亡によって退職した人
• 著しい心身の障害のために退職した人
• 12月に支給されるべき給与等の支払を受けた後に退職した人
• パートタイマーとして働いている人などが退職した場合で、給与総額が103万円以下である人

不要な人の条件

特定の条件を満たす人は、年末調整の対象にはならないため、自分で確定申告を行う必要があります。

対象とならない人は以下のとおりです。

• 年収が2,000万円以上の人
• 副業などをしており、2か所以上から給与を得ている人
• アルバイトなどで短期間のみ働いている人
• 「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出していない人

アルバイトやパートも対象に含まれる

アルバイトやパートとして働いていても、条件を満たす場合には年末調整が必要です。主に、扶養控除等申告書を提出し、年間の給与が一定額を超える場合に年末調整が適用されます。

正社員と同様に、税金の過不足の調整によって還付金が発生することもあります。ただし、掛け持ちの仕事がある場合や、勤務先が複数ある場合は、確定申告が必要になる場合もあるため注意が必要です。

アルバイトやパートだからといって年末調整が不要というわけではないことを覚えておきましょう。

手続きのために準備すべき書類

年末調整を行うためには、いくつかの書類を準備する必要があります。具体的にどの書類が必要なのか、詳しく見ていきましょう。

従業員が用意する書類

従業員が年末調整のために会社に提出する書類は以下のとおりです。

• 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書:扶養家族の情報を記載するための書類
• 生命保険料控除証明書:保険料控除を受けるための証明書
• 配偶者控除申告書:配偶者控除を受けるために必要な書類
• 住宅ローン控除証明書:住宅ローン控除を受けるための書類

これらの書類を不足なく提出することで、税金の控除を適切に受けられます。

会社が用意する書類

会社が年末調整後に税務署や市町村に提出する書類は以下のとおりです。

■税務署に提出する書類

• 源泉徴収票:従業員の年間所得と納税額を報告するための書類
• 法定調書合計表:会社全体の支払金額と税額を報告する書類

■市町村に提出する書類

• 給与支払報告書:従業員の給与や税金に関する情報を報告する書類

必要な書類を正確に作成し、適切に提出することで、税務処理がスムーズに進みます。

年末調整を忘れた場合の対処法

万が一年末調整を忘れてしまっても、対処法があるため焦る必要はありません。具体的な方法について詳しく見てみましょう。

やり直しを会社に相談する

年末調整を忘れた場合、まずはなるべく早く会社に相談することが重要です。会社の総務部や経理担当者に連絡し、手続きが可能かどうかを確認しましょう。

通常、会社は期限に余裕を持って書類の回収や事務処理を行うため、社内での締め切りを過ぎていても対応できる場合があります。具体的には、年末調整の期限である1月31日以前であれば再調整という形でやり直すことができるのです。

会社での対応が難しい場合は、確定申告によって自ら手続きを行うことになります。

個人で確定申告をする

年末調整を忘れてしまった場合、従業員が自分で確定申告を行うこともできます。

まず、税務署のホームページから確定申告書をダウンロードし、必要な情報を入力します。所得や控除に関する証明書、例えば源泉徴収票や生命保険料控除証明書などを手元に揃えておくとスムーズです。

申告書が完成したら、期限内に税務署に持参・郵送するか、e-Taxを利用してオンラインで提出します。確定申告を行うことで、払い過ぎた税金が還付される場合がある点は年末調整と同様です。

還付申告制度を利用する

還付申告制度を利用することで、払い過ぎた税金を取り戻すことができます。年末調整を忘れてしまった場合や、控除の適用を受けられなかった場合にも、この制度を活用可能です。

還付申告は、確定申告の一種であり、過去5年分まで申告が可能です。必要な書類は源泉徴収票や控除証明書などで、これらを基に申告書を作成し、税務署に提出します。オンライン申請も可能で、後日還付金を受け取ることができる仕組みです。

年末調整を効率よく進める手段

年末調整を効率よく進めるためには、いくつかの工夫が必要です。具体的な手段について詳しく見ていきましょう。

明確なスケジュールを設定する

年末調整を効率よく進めるためには、まず明確なスケジュールを立てることが重要です。

必要な書類の提出期限を早めに設定し、従業員全員に通知します。次に、書類の回収状況を定期的に確認し、未提出者にリマインドを行うことで、手続きの遅れを防ぎましょう。また、経理部門や担当者間での調整を早期に行い、最終的な処理をスムーズに進めるためのタイムラインを設定することも効果的です。

計画的なスケジュールはミスや遅延を防ぎ、効率的な事務処理につながります。

代行サービスに依頼する

年末調整の作業量を軽減し、効率を高めるために、代行サービスを利用するのも選択肢の一つです。専門の代行業者に依頼することで、書類の管理や税務処理をアウトソーシングすることができ、担当者の負担が大幅に軽減されるでしょう。

また、代行業者が最新の税法に基づいた正確な処理を行うため、ミスの防止にもつながります。特に、人手不足で年末調整の業務負担が大きい会社にとって、代行サービスの活用は非常に有効な手段です。

会計システムを活用する

会計システムの活用も、年末調整を効率よく進める手段です。会計システムを導入すれば従業員の給与データや控除情報を自動的に計算してくれるため、手入力によるミスを減らすことができます。

また、必要な書類の作成や提出も簡素化され、作業時間を大幅に短縮できます。特に、多くの従業員を抱える会社にとっては、業務の負担を軽減し、スムーズな年末調整を実現するために、システムの導入が効果的です。

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年末調整の効率化におすすめの会計システム

年末調整の効率化を目指すには、適切な会計システムの導入が非常に効果的です。ここでは、おすすめの会計システムを紹介します。

freee人事労務

freee人事労務は、人事管理ソフト・給与ソフトとしてシェアNo.1を誇るクラウドサービスです。紙媒体やエクセル業務から切り替えることでルーティン業務を最大84.5％削減することができ、AIによるチェックがあるため抜け漏れも防げます。

また、それまでバラバラに管理していたデータを一つにまとめることができるため管理の効率化にもつながります。誰でも簡単に使えるシンプルなデザインも特徴で、サポート体制も整っているため、業務の属人化を解消することもできるでしょう。

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、労務業務のすべてを管理できるソリューションです。従業員情報をクラウドで一元管理でき、社会保険や労働保険の手続きを帳票作成から提出までサポートします。

年末調整についても、簡単なアンケート形式で従業員から情報収集ができ、必要書類を自動作成できます。紙ベースの書類の配布や記入が不要になるため、担当者・従業員双方の負担軽減につながるでしょう。各手続きの進捗状況をまとめて管理できるため、申請忘れなども防げます。

マネーフォワード クラウド年末調整

マネーフォワード クラウド年末調整は、年末調整を効率よく進めるために設計された特化型の会計システムです。年末調整の全体スケジュールを管理でき、書類の配布・回収から電子手続きまでをオンライン上で完結可能です。

操作ログや作業メモを残すことができるため、担当者間の情報共有もスムーズになるでしょう。他社の給与計算ソフトと連携することで年末調整業務単体での導入も可能です。また、メールアドレスがない従業員も利用できるため、アルバイトやパートの従業員などにメールアドレスを配布していない会社でも便利に活用できる点が強みです。

年末調整をしないとどうなるのか正しく理解しておこう

年末調整をしないと税金の過不足が発生し、追徴課税や控除を受けられないなどの問題が生じる可能性があります。年末調整をスムーズに行うためには、適切な時期に必要な書類を揃えることが重要です。会計システムを導入するなどして、正しく年末調整を行えるようにしましょう。