経費精算の領収書を電子化する方法とは？電子化するメリット・デメリットやおすすめのツール

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領収書の電子化を進める際の「電子帳簿保存法」について

領収書を電子化するためには、まずは「電子帳簿保存法」について理解しておく必要があります。電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿を電子化する際の取り扱いなどを定めた法律です。

ここからは、2020年に再改正された電子帳簿保存法の概要や、経費精算で電子化できる帳簿書類について解説します。

電子帳簿保存法は2020年に再改正

電子取引を行った際は、電子帳簿保存法に基づいて以下のデータ保存の要件が適用されます。

• タイムスタンプの付与
• 関連書類の備え付け
• 見読可能装置の備付けなどで見読性の確保
• 検索機能の確保

大きな要件の一つとして、電子データの改ざんの防止や電子データが確実に存在していたことを証明するため、タイムスタンプを付与しなければなりません。

これまで、電子データの受領者は概ね3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、2020年には電子帳簿保存法の再改正が行われ、受領者がタイムスタンプを付与する必要はなくなり、発行者のみがタイムスタンプを付与することになりました。

上記の要件を満たすには、受領者側が電子データを改変できないシステムやサービスを利用する必要があります。利用できない場合は、引き続き受領者側もタイムスタンプを付与しなければならない点に注意しましょう。

[出典:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」]

▷経費精算は領収書なしでも可能？領収書がない場合の具体的な対処法

経費精算で電子化できる帳簿書類

経費精算で電子化できるのは、主に帳簿や決算関係書類、そのほかの証憑書類などに分けられます。具体的には、次のとおりです。

経費精算の領収書を電子化するメリット

経費精算の領収書を電子化することで、業務の効率化や管理スペースの削減など、さまざまなメリットが得られます。ここからは、具体的なメリットを4つ紹介します。

業務の効率化が見込める

業務上必要となった費用、経費を処理する作業は、経理担当者にとって負担の大きい作業です。日数が経過してから領収書が提出されたり、必要事項の記載漏れがあったりすると、経費処理までに時間や手間がかかってしまうでしょう。

経費精算の領収書を電子化し、社員が自分でシステムにアップロードできるようにすることで、領収書の原本が経理担当者の手元に届くまでのタイムラグがなくなります。また、会計システムとの連携によって、入力などのミスをすぐにチェックすることが可能です。

また、保管のためのファイリングも不要になるため、経理業務が大幅に効率化されます。

管理スペースの削減につながる

領収書を紙ベースで保管する際には、大きさが異なる領収書をA4の台紙に張り付けてファイリングしていくというやり方を採用する企業が多いでしょう。

この方法だと、領収書と台紙の厚さでファイルの厚みは倍になってしまいます。7年分の領収書ファイルを保管するとなると、企業の規模によっては、かなりのスペースが必要となるため、そのためのコストを要することもあるでしょう。

しかし、領収書を電子化すれば保管スペースが不要になり、年度末の整理にかかる人件費などといった管理コストも削減できます。

セキュリティ性が向上する

領収書を含む帳簿書類は7年間の保存が義務付けられていますが、紙で保管している場合は劣化したり紛失したりするといったリスクがあります。

しかし、電子データで保存すればデータの劣化を防ぎ、紛失することもありません。また、電子データはパスワードなどで厳重に管理できるため、データの漏洩や改ざんなどのリスクも軽減可能です。

検索性が高まる

領収書の情報を確認したい場合、紙ベースであれば該当の書類が保管されたファイルを探し出し、1枚1枚目視で確認して該当の領収書を取り出さなければなりません。

しかし、電子化したデータは領収書の内容や日時などから検索して、瞬時に目的のデータを確認することが可能です。また、外出先でもデータを確認できるため、領収書が確認できないことで作業がストップする心配もありません。

▷領収書の分割発行は可能？違法になる事例や分割払い決済の経費精算について

経費精算の領収書を電子化するデメリット

さまざまなメリットがある領収書の電子化ですが、一方でデメリットもあります。ここからは、経費精算の領収書を電子化するデメリットを3つ紹介します。

電子化するためのコストがかかる

経費精算に使用する領収書をデータ化する際には、「とにかくスキャナやカメラでデータ化するだけでOK」というわけにはいきません。経費精算全体のシステム化と、そのシステムで扱えるデータ形式、ならびに税務署へ届けたファイル形式でなければならないからです。

経費精算システムを電子化するためのソフトやアプリ、領収書を保存するハードディスクやクラウドを用意する費用も必要となります。

また、業務フローの見直しや必要な知識の習得などにもコストがかかる場合もあり、担当者の負担も増えてしまう点がデメリットです。

すべての書類を電子化できるわけではない

経費申請に必要な書類の多くは電子化が認められていますが、すべての書類が電子化できるわけではありません。契約書や重要な説明に使う書類などの中には、電子化が認められていない書類もあるため注意が必要です。

電子データで多くの領収書を効率的に保管できるようになった場合でも、一部の書類は紙で保管しなければならず、書類と電子データが混在する可能性があります。

一方で、電子帳簿保存法の改正により、取引情報の授受をデータで行う電子取引において、受け取った領収書などをプリントアウトして紙ベースで保管することは認められなくなりました。このように、帳簿や書類によって電子保存の可否が異なるため、必要な書類まで廃棄してしまわないように注意が必要です。

電子保存の方法・業務フローの周知が必要になる

領収書の電子化にあたっては、担当部署の処理手順だけではなく、実際に社員が経費を申請する際の業務フロー全体を変更する必要があります。正しい方法で電子保存がされていなければ、電子データの領収書として認めてもらえません。

そのため、どのように手順が変わるのかを社内にアナウンスし、正確に運用されるまでは周知し続けなければなりません。

業務フローを策定するためには、経費申請のために行われている業務や手順の棚卸を行い、全体を把握してから効率的なフローを構築していくことが不可欠です。事業規模にもよりますが、概ね3か月〜1年程度の期間が必要となるでしょう。

▷請求書は経費精算で領収書の代用可能？領収書との違いや役割について解説

領収書を電子化する方法

領収書を電子化するには、経費精算システムを導入する必要があります。

経費精算システムとは、経費の入力や申請、承認などを電子化できるシステムです。スマホに対応しているものであれば、領収書を撮影するだけで簡単に経費申請が行えます。

また、経費の処理はシステム上で完結できるようになるため、経理担当者の作業量が大幅に削減されて負担を減らせます。万が一申請内容に誤りがある場合でも、システム上で差し戻せば申請者にすぐに対応してもらえる点もメリットです。

特にクラウド型の経費精算システムは、テレワークや外出先での経費精算も非常に簡単になることから、多くの企業で導入が進められています。

▷【最新】おすすめ経費精算システム21選！特徴・機能・費用を徹底比較！

領収書の電子化におすすめの経費精算システム

ここからは、領収書の電子化におすすめの経費精算システムを4つ紹介します。

業務を大幅に効率化できる高性能なAIを搭載したシステムも紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

バクラク経費精算

バクラク経費精算は、経費精算全般を効率化できるシステムで、改正電子帳簿保存法に対応しており、スキャナ保存要件の適合有無なども自動で判定できます。

AI-OCRによって、領収書をアップロードすると一括で自動読み取りが可能です。万が一領収書の使い回しがあっても自動で判定する機能が備わっているため、ミスや不正を防止できます。承認者はアプリから承認作業が行うことが可能で、忙しい中でもアプリやチャットツールからスムーズに承認が行える点がメリットです。

ジンジャー経費

ジンジャー経費は、経費の​申請・承認​などがオンライン上で完結できるシステムです。

電子帳簿保存法に対応し、タイムスタンプの付与、領収書読み取りが可能で、読み取りの際はOCR機能が利用できるため、担当者の入力作業が削減されます。また、領収書の内容を転記する際の入力ミスを防止することも可能です。誰でも直感的に操作できるようにUIが工夫されており、ITツールの操作に慣れていない方でもすぐに使えるようになる点が魅力です。

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、25万社以上の企業に導入されている経費精算システムで、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応し、経理業務を大幅に効率化できます。

スマホでレシートを撮影して、写真を添付して申請することが可能です。申請者の負担を削減できるうえに、経理担当者もシステム上で内容を確認して承認するだけなので、両者の業務負担を減らせます。承認が必要な申請があると経理担当者にメールやチャットで通知が届くため、申請を見逃す心配もありません。

楽楽精算

楽楽精算は、パソコンやスマホからいつでもどこからでも経費の申請や承認が行えるシステムです。スマホで撮影した領収書の記載内容が自動で取り込まれる文字認識機能など、 経費を申請する側の利便性にも配慮した機能を搭載しています。

また、申請項目や承認フローなどは自由にカスタマイズが可能です。そのため、自社の状況に応じて最適な環境を構築できる点が最大のメリットといえます。法対応も常に行われており、法律の改正があった場合でも常に最新の環境で経費精算が行えます。

経費精算の領収書を電子化するためのステップ

経費精算の領収書を電子化するためには、いくつかのステップを踏む必要があります。ここからは、電子化のために必要な4つのステップについて紹介します。

経費精算の業務フローを見直す

まずは、従来の経費精算の業務フローを見直しましょう。

経費精算システムを導入すると、文章の作成や経費の申請に対する承認などを電子化できるため、効率よく業務を行えるようにフローを変更する必要があります。万が一不要な業務フローがあれば改善するなどして、業務の効率化を目指しましょう。

経費精算システムを導入する

次に、経費精算システムを導入します。

最新の電子帳簿保存法やインボイス制度などに対応したものや、交通費精算に特化した機能を備えたものなど、システムごとに特色が異なるため、自社に最適なシステムを選びましょう。

注意点として、経費精算システムは搭載された機能が多いほど利用料金も高くなる傾向があります。豊富な機能を使いこなせなければコストばかりがかさんでしまうため、自社に必要な機能が最低限備わっているシステムを選ぶことが大切です。

運用フローを整備する

経費精算システムの導入後は、運用フローを整備しましょう。

従来の紙ベースとは違い、システムを利用することで申請方法や手順なども異なるため、誰でも使いこなせるように現場の声を聞きつつ運用フローを整える必要があります。

運用フローが整備されなければ、システムを導入する効果が得られない可能性もあるので注意が必要です。

社内へ周知する

最後に、経費精算システムを誰でも使えるように、マニュアルを配布したり研修を行ったりするなどして、社内全体へ周知しましょう。

従来の紙ベースとは手順や操作が大きく異なるため、しっかり周知しなければ社内に経費精算システムが浸透せず、導入効果が得られない可能性があります。そのため、導入の目的やシステムを利用するメリットなどもあわせて周知して、積極的にシステムの利用を促す環境を整えましょう。

領収書を電子化して経費精算の業務効率向上を目指そう

電子帳簿保存法によって経費精算の領収書の電子化が認められ、さらに法改正による要件の緩和により受領者側のタイムスタンプの付与が不要となり手間が削減されました。

領収書の電子化は経理業務の効率化だけでなく、書類保管のためのスペース確保や管理の手間など、管理面のコストも削減できます。

確実かつスピーディーな領収書の処理ができ、コスト削減にもつながるなど、多くのメリットが得られる領収証の電子化をぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。