無料のグループウェア9選比較を比較！無料製品のメリットや注意点

グループウェアとは？

グループウェアは、従業員間のコミュニケーションや業務効率を向上させるためのソフトウェアの総称です。メールやチャットといったコミュニケーションツールの役割があるほか、スケジュール管理やファイル共有など業務に直接役立つ仕組みもあります。多岐にわたる機能で、企業や組織における連携を支援するツールです。

なお、グループウェアの中には「無料」で利用できる製品も多くあります。

グループウェアの種類

グループウェアには多様な種類が存在し、それぞれに特有の機能や利点があります。以下では、主要なグループウェアのカテゴリと、それぞれの特色について詳しく解説します。

オンプレミス型

オンプレミス型のグループウェアは、自社のサーバーに直接インストールして運用するタイプのソフトウェアです。柔軟にカスタマイズができ、自社でセキュリティ対策を講じられるため、高度なセキュリティ要件が求められる業界や業種で多く利用されています。

一方で、導入コストやメンテナンスコストが高くなりやすいのがデメリットであり、サーバー機器の調達やシステムの構築が必要で導入に膨大な費用を要します。また、ソフトウェアのアップデートやバックアップを自社で実施する必要があり、専門のITスタッフが不可欠です。

オンプレミス型は、特定の業務フローに合わせて機能の追加や調整がしたい組織や、堅牢なセキュリティ性能を求める大企業向きのツールです。

▷オンプレミス型のグループウェアおすすめ6選｜クラウド型のとの違いを解説

クラウド型

クラウド型のグループウェアは、他社が提供しているクラウドサーバー上で利用する方式で、特定の場所やデバイスに依存することなく、いつでもどこでもアクセスできます。初期投資が低く、月額料金のみで運用できるため、中小企業やスタートアップに特に推奨されるタイプです。

多くのクラウド型グループウェアは暗号化技術や二要素認証を採用しており、安全性が高いとされているものの、すべてのリスクを防げるわけではありません。そのため、オンプレミス型に比べると、セキュリティには限りがあります。

クラウド型の魅力は、低い導入コスト・管理のしやすさにあるため、多様な働き方に対応したい、スモールスタートで試験的に使いたいといったケースにもおすすめです。

▷クラウド型のグループウェア5選比較｜選び方や機能・無料版を紹介

▷【2023年最新】グループウェアのおすすめ14選を比較！選び方や機能を紹介

無料で利用できるおすすめのグループウェア9選

無料で利用可能なグループウェアも多数存在し、コストを抑えつつ効率的に使いたい企業の選択肢となっています。以下で、特におすすめできる9種類のグループウェアを紹介します。

1. GroupSession

GroupSessionは、国産のグループウェアとして注目されています。無料版はダウンロードして使用する製品で、オプションにてモバイルアプリの導入も可能です。スケジュール管理、メール、ファイル共有、掲示板など、多くのビジネスに必要な機能を網羅しています。

300ユーザーまでが利用目安となっており、無料でありながら20以上の基本機能を備えており、在籍・不在の把握が瞬時にできる在籍管理、設備の効率的な利用が実現する設備予約など、組織運営に欠かせないものが揃っているのも特徴です。

2. Bitrix24

Bitrix24は、ユーザー数無制限で無料利用ができる多機能グループウェアです。7種類の基本機能を軸に、コミュニケーションから販売管理、マーケティングまでを一括で行うことができます。CRM機能によって、顧客管理ができる点も特徴です。

チャット、ビデオ会議、タスク・プロジェクト管理など、一般的なグループウェアとしての機能もしっかりと備わっています。無料プランでも多くの機能が利用できるため、コストを抑えつつ高度なビジネス運営が可能です。さまざまな企業規模にて活用可能で、なかでもCRMを重視するビジネスにおすすめできます。

3. R-GROUP

20カ国語に対応するグローバルなグループウェアにR-GROUPが挙げられます。利用者数の制限なく、すぐに使い始められるクラウド型のツールで、スケジュール管理や情報のタイムライン通知など、基本的な機能を完備しています。

ステークホルダーや名刺を管理できる機能があるため、社内外における関係者の情報を容易に把握可能です。また、スマホでの利用にも追加料金はかかりません。

4. GRIDY

GRIDYは、インターネット環境下で使える無料のグループウェアです。22種類の豊富な機能を搭載し、企業のコミュニケーションや業務効率の向上に寄与します。

データの暗号化やアクセス制限などのセキュリティ性能が高い点も特徴で、無料で充実した機能が備わっているため、多彩な企業において有効活用できます。

5. e-Broad office

モバイル対応の無料グループウェアであるe-Broad officeは、社内交流を活性化させる機能が豊富です。ユーザー全員の予定を管理するスケジュール機能、メンバーのパソコンや携帯アドレスにメッセージを送れる伝言メモ機能などで、密な連携を促します。

アドレス帳はグループ間で共有できるため、取引先が共通した場合の二重登録を予防可能です。最大50MBまでのファイル送信にも対応し、Excelや画像などの資料を簡単に送り合うことができます。コミュニケーションの強化はもちろん、業務フローを効率化したい企業にも推奨できるでしょう。

6. Zoho Connect

Zoho Connectは、最大5ユーザーまで無料で使える手軽なグループウェアの一つです。チャットやビデオ会議など、多様なコミュニケーション手段を一元管理できるのが特長です。

また、社内SNSとして気軽な利用ができるほか、タスク管理やドキュメント共有など業務をサポートする機能も搭載しています。少数精鋭の企業にとって、有益なグループウェアツールになるでしょう。

7. Chat&Messenger

幅広い用途に適したオールインワン性能のChat&Messengerは、多機能グループウェアです。チャットをはじめとするコミュニケーション機能のほか、スケジュール・付箋・勤怠管理・施設管理といった業務効率を高める仕組みを備えています。

高品質なWeb会議機能を利用できるうえ、インターネットの接続なしで通話が可能です。緊急時のミーティングが素早く行えるため、BCP対策の一環としても活躍するでしょう。銀行や公的機関への導入実績もあり、信頼性の高いグループウェアツールと言えます。

8. クロジカスケジュール管理

予定管理や日程調整などに長けたツールとして、クロジカスケジュール管理が挙げられます。チャットによる意見交換や、タイムライン上でチーム活動の可視化ができるなど、グループウェアとしての様々な機能が搭載されているのが特徴です。

スケジュールの共有や適正化という視点から、社員の関係性を構築したい場合にもおすすめです。カレンダー機能にて出欠確認ができるため、勤怠管理ツールを兼ねることもできます。

9. Lark

Larkはコミュニケーション機能を筆頭に、DX化に必要な機能が豊富に搭載されており、無料プランとなるSTARTERは50人まで利用できるのが特徴です。

ワークフローの構築に役立つBase機能を使えば、プロジェクト管理からアンケート送信まで行えます。ただ進行管理を助けるのではなく、社員の意見を聞きながら適切な管理体制を敷くのに役立つでしょう。

無料のグループウェアを導入するメリット

無料のグループウェアを活用することで、コストを抑えつつ高度な業務効率化が期待できます。無料版の導入による具体的な利点について、詳細に解説します。

試験的に導入できる

無料のグループウェアを選ぶ一つの大きなメリットは、試験的に導入が可能である点です。多くの無料プランでは基本的な機能が提供されており、自社の業務プロセスに適しているかを判断できます。

試用期間を通じて、従業員の使い勝手や反応を確かめられるため、より効果的な運用方法や必要なカスタマイズが明確になります。最終的に有料プランへ移行する場合も、スムーズに行えるでしょう。無料のグループウェアを活用した試験的な導入は、組織にとって非常に有用なステップと言えます。

円滑に情報共有ができる

グループウェアを導入することで、従業員間のコミュニケーションが円滑になり、スムーズな情報共有が実現します。

また、チャット機能や掲示板などのコミュニケーションツールが備わっており、リアルタイムでの問題解決や意見交換が可能です。業務効率の向上はもちろん、社員同士の関係性構築にも役立つでしょう。

ペーパーレス化につながる

多くのグループウェアには、ドキュメント管理やファイル共有の機能が備わっているため、物理的な文書や資料の必要性が大幅に減少します。印刷コストや文房具の消耗、さらには保管スペースといった、隠れたオペレーションコストを削減することが可能です。

無料でもペーパーレス化を推進できるグループウェアが多く、業務の効率化が見込め、書類紛失などのリスク削減も見込めるでしょう。

▷グループウェアの使い方｜仕組みや最大限に活用する方法

無料グループウェア製品を導入する際の注意点

無料のグループウェア製品が多くのメリットを提供する一方で、注意点も存在します。無料のグループウェア特有のリスクと対策について、詳しく解説します。

機能や利用できる人数等の制限がある

無料のグループウェア製品を選択する際には、利用範囲に制限がある点を考慮する必要があります。多くの無料プランでは機能が限定的であるほか、利用人数が限られることも珍しくありません。ファイル共有容量も無制限ではないなど、業務内容によっては円滑に使えないケースが想定されます。

そのため、目先の利用人数だけではなく将来的なことも見越して、製品選定を行うことが重要です。

スマホ対応していない場合がある

モバイルデバイスを活用した業務が増加していますが、無料のグループウェア製品の中には、スマートフォンやタブレットに対応していないソフトウェアも少なくありません。そのため、外出先やリモートワーク環境での業務効率が著しく低下する可能性があります。

導入を検討する際には、必ずモバイル対応の有無を確認し、現場のニーズと合致するかどうかを慎重に評価する必要があります。

▷グループウェアのセキュリティリスク｜対策やセキュリティ対策に優れたツールを紹介

完全無料で使えるか確認する必要がある

利用開始からの一定期間のみ無料で利用できるものの、試用期間が終了すると有料になる製品もあります。そのため、導入前には「完全無料」であるかどうかを確認することが重要です。

また、使いたい機能が有料だったときも同じで、業務に支障をきたす可能性も否定できませんそのため、製品選定の際には、無料プランの使用条件を詳細に確認し、隠れたコストがないかを慎重に検討してください。

無料グループウェアを導入し業務の効率化を図ろう

無料のグループウェアは、コストをかけずにビジネスプロセスを改善し、業務の効率化を実現する強力なツールです。自社のニーズに合致する製品を選定し、機能制限やセキュリティ対策、モバイル対応の有無などを注意深く検討しましょう。グループウェアの試験的な導入としても活用できるため、本格採用前に無料製品を選ぶのもおすすめです。