【経理部門必見】RPAの活用事例｜導入するメリットや成功する秘訣

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経理業務がなくなる？自動化できるRPAとは？

RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、具体的にはロボットを使って業務上のプロセスを自動化することを指します。RPAを活用することにより、パソコンを使う業務のうち、データのダウンロードやアップロード、データ内容の転記、Excelの集計作業、メールの定形文の入力・送信などの多くの定型の単純作業を自動化することが可能です。

したがって、さまざまな部署の中でも、定型業務が多い部門では、RPAの活用で業務効率の大幅な向上が期待されています。

経理業務とRPAは相性が良い

RPAは経理業務と相性が良いとされています。経理部門では経費精算処理・請求書などの帳票の作成・仕訳・会計ソフトへの転記・メールの送受信など、定められたプロセスに従って処理する定型業務がとても多く存在します。そのため、経理部門だからこそ、RPAのメリットを最大限活用できるといえます。

また、経理業務でRPAを活用することは、業務を効率化できるだけではなく、人的ミスの予防にもつながる点は大きな魅力です。

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経理業務にRPAを導入するメリット

経理業務とRPAの相性の良さが分かったところで、気になるのはRPAを経理業務に導入した場合に期待できるメリットです。RPAを経理業務で活用することには、具体的には次のメリットがあります。

• 経理業務の処理スピード向上
• 人的ミスの削減・予防
• コア業務へのリソースの創出
• 人材不足の軽減・解消
• コストの削減

ここでは、上で挙げたメリットをそれぞれ解説していきます。

1.経理業務の処理スピード向上

経費精算・データの入力・出力・チェックなど、これまで人の手で行っていた経理業務をRPAで自動化することにより、処理スピードのアップが期待できます。手作業で業務を行っていると疲れなどが影響し、スピードを保つのが難しくなったことによって途中で処理量が落ちたり、手が止まったりすることもあるでしょう。

その点、RPAによりこれらの定型業務を自動化することで、業務の処理スピードがアップするだけではなく、スピードの安定性や処理量の安定性も飛躍的に向上させることが可能です。

2.人的ミスの削減

人的ミスを軽減予防できるというのも経理業務へRPAを導入するメリットといえます。帳票の作成・経費の精算処理・データの出入力・仕訳など、単純な作業を人の手で行う以上はミスはつきものです。そして、ミスがあると業務が滞ってしまい、生産性が落ちるのは言うまでもありません。また、大事な金銭を扱う経理部門でのミスは、大きなトラブルを招くリスクも孕んでいます。

その点、RPAにより定型業務を自動化すれば、同じ作業を何時間続けても正確かつミスなく業務を遂行することが可能です。そしてミスのリカバリーも当然不要になるため、結果的に業務効率が上がる点もメリットといえるでしょう。

3.コア業務へのリソースの創出

単純作業をRPAで自動化することで、経理部門の人的リソースをより生産性の高いコア業務へ振り分けることが可能になります。たとえば、データの出入力をRPAで行い、経理部門の社員は分析業務や社員のマネジメントなど、RPAではカバーできない範囲の非定型業務に集中するということです。

また、単純作業のルーチンワークが社員のタスクから減少することで、残業時間の削減など、経理部門の労働環境の改善も期待できます。

▷DX推進にRPAは欠かせない？違いや関係性・活用ポイントを解説！

4.人材不足の軽減

現在、少子高齢化の影響などから労働人口が減少し、人材不足が顕著になっています。そのため、人材を募集するものの、確保できず常に人材不足に陥っている企業も多くなってきています。

そこで、単純作業をRPAで自動化することにより、その業務を行う人材自体が不要となるため、人材不足の軽減・解消にもつながるでしょう。

5.コストの軽減

ロボットが作業するため人よりも迅速かつ正確に多くの単純作業を処理することが可能で、人件費の削減につながります。

また、社員がよりコア業務に集中できるようになるため、業務の効率化を図ることができ、結果として残業代の削減にもつながるでしょう。

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経理業務におけるRPAの活用事例

実際に経理業務でRPAを活用した際、各業務はどうなるのでしょうか。ここでは、経理部門でのRPAの活用事例を具体的な業務に分けて紹介していきます。

請求書作成業務の自動化

RPAを導入すれば、請求書作成業務を自動化することが可能です。請求書作成業務は、経理部門の主な業務の一つですが、金額を算出し、指定のフォーマットに落とし込む請求書作成業務は定型化されていることが多く、ルーチンワークの代表格です。

そこで、RPAを活用すれば正しい請求金額を算出し、フォーマット通りの請求書が人の手を借りることなく作成可能になります。請求書の作成枚数が多く、多くの時間を取られている場合には、RPA導入のメリットはかなり大きいといえるでしょう。

交通費チェック業務の自動化

社員の交通費精算のチェック業務も、RPAによって自動化できる経理業務の一つです。社員から提出された交通費が正しいかどうかを人の手で検索し確かめる作業は単純で無駄が多いうえに、ミスも発生しやすい分野といえます。

RPAで交通費精算のチェック業務を自動化してしまえば、申請された交通費のチェックから精算システムへの入力まで人の手を借りずスムーズに処理できます。

転記業務の自動化

RPAを活用すれば、データの転記作業の自動化も可能です。色々な伝票を取り扱う経理部門においては、届いたデータを会計システムなど別のフォーマットに入力（転記）する作業が必ず発生します。しかし、データを転記する作業は単調で時間ばかりがかかるため、人の手に任せるとミスも起きやすいでしょう。

転記作業にRPAを活用すれば、取引先企業から届いた伝票データをロボットが読み込み、そのまま所定のシステムに自動で転記できて書類作成まで行うこともできます。

多くの商品や顧客を抱える企業においては、伝票の数が数千件になる場合もあることから、この転記業務の処理時間を短縮できると考えれば、かなりメリットが大きい事例といえるでしょう。

消込作業の自動化

消込作業とは、請求書と入金額確認し、売掛金から消していく作業のことをいいますが、Excelや専用システムを使った消込業務を人の目と手で行った場合、細かく地道な作業のためミスが発生する可能性が高い業務といえるでしょう。

また、消込作業は企業の売上計上に不可欠な業務のため、正確に行う必要のある領域です。最近ではこの消込作業をRPAにより自動化している企業も多く、人的ミスが減少し、かつ処理スピードも大幅に向上しています。

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経理業務でのRPA活用の際のポイント・注意点

ここでは、経理業務でRPAを活用する際のポイントや注意点について紹介していきます。具体的には、次の点が挙げられるでしょう。

• 業務を可視化する
• RPA詳しい人材を育成する
• 小規模から提携業務から実験的に導入する
• 創出したリソースの配分先を考えておく
• サポート体制が整っているRPAを選ぶ

それぞれのポイントを以下で詳しく解説していきます。

1.業務を可視化する

業務フローを確認し、明確化することがRPAを経理業務に導入する際には不可欠なポイントといえます。帳票の作成・経費精算処理などの各業務の作業手順や作業内容・作業時間を一つ一つ詳細に洗い出し、時間を要しているのかなどを目に見える形にすることで、どの作業をRPAで自動化できるかが明確になるでしょう。

やみくもに導入するのではなく、どの部分でRPAを活用できるかを効果的に導き出すためにも、手間と時間はかかりますが「業務を可視化する」ことは、RPAを活用する際には重要なポイントといえます。

2.RPAに詳しい人材を育成する

RPAを扱える人材の育成も、RPAを活用時の重要なポイントの一つです。RPAは導入すればよいわけではなく、運用から導入後の定期的なメンテナンスやトラブル対応が必要になります。そのため、RPAの運用・メンテナンス、トラブル対応を行える人材を社内に育成しておくことが必要です。そうすれば万が一多少のトラブルには、経理部門内でも迅速に対処できるるでしょう。

なお、RPAのベンダーの多くは、導入後のサポートとして、育成プログラムや勉強方法をサポートしています。このようなサポートを利用して、社内にRPAに詳しい人材を育成しておくようにすることが重要です。

3.小規模な定型業務から実験的に導入する

便利に見えるRPAですが、導入後どの程度効果が出るか・問題なく活用できるかは未知数です。そのため、導入する際には、まず経理業務の中でも活用する業務を絞り、失敗しても影響が少ない簡単な定型業務からスタートするのがよいでしょう。小規模の導入で充分な効果が確認できた後に、段階的に導入していくのが理想的で、万が一の場合にもリスクを抑えることができます。

RPAベンダーの中には無料トライアル期間を設けている企業もあるため、効果を検討してから導入したい場合には、トライアルやデモの活用ができるベンダーを選ぶのがおすすめです。

▷RPA導入で失敗する原因とは？事例からわかる絶対に失敗しないコツ

4.創出したリソースの配分先を考えておく

RPAを導入することで割り振れるようになった人的リソースの配分先は、導入前に決めておくのも重要なポイントの一つです。配分先を曖昧にした状態で導入を決めてしまうと、余剰人員が増加するだけでなく、離職率も増加するの原因となり、かえって業務効率が最適化されない自体を招く可能性もあるでしょう。

RPAを活用することで経理部門の中のどこに余裕ができるのか、そのリソースをどこに割り当てるのか事前に策定した上で実際に導入していくのはとても重要です。

5.サポート体制が整っているRPAを選ぶ

RPAはベンダーによって導入後のサポート体制が異なるため、サポート体制が充実したRPAを選ぶのも重要なポイントの一つです。運用やメンテナンスへのサポートがないベンダーを選んでしまうと、万が一RPAにトラブルが起きた際に社内で対処ができず、経理業務が遅滞することにもなるでしょう。

RPAも完璧ではないということをしっかりと認識した上で、予想されるトラブルへのサポート体制が整っているベンダーを選ぶようにしましょう。

▷RPAの導入費用はいくらかかる？費用相場や抑える秘訣・失敗しない選び方

経理業務におけるRPAの役割を確認して導入を検討してみよう

本記事では、経理業務にRPAを導入する際のメリットや活用事例、導入時のポイントや注意点を解説してきました。

定型かつ単純作業の多い経理業務の性質上、自動化できる作業にRPAを活用することで、経理業務は処理スピード向上や人的ミスなどの軽減につながるため生産性を高めることが期待できます。そして、現在課題となっている人材不足も軽減できるでしょう。

業務効率が悪い、人的リソースが足りない、ミスを減らしたい、コストを削減したいなど、経理業務に課題を感じている場合には、是非一度本記事を参考にRPAの導入を考えてみてはいかがでしょうか。